Fachartikel

Von PBX in die Cloud: Wie die Telefoniemigration gelingt

Immer häufiger werden herkömmliche Telefonanlagen durch Cloudtelefonie und Unified-Communication-as-a-Service ersetzt. Für den Umzug in die Wolke gibt es keine Einheitslösung. Entscheidend ist eine Strategie, die zu den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens passt. Der Beitrag erklärt in einem Leitfaden die wichtigsten Schritte im Cloud-Migrationsprozess und zeigt die häufigsten Fallstricke auf. Dabei geht er auch auf die wichtigsten Vorteile der Cloudtelefonie ein.
Gerade im Home Office kann cloudbasierte UCaaS ihre Stärken ausspielen.
Die Verlagerung von Daten, Services und Applikationen in die Cloud liegt im Trend. Unternehmen können damit hohe Anfangsinvestitionen in teure Infrastrukturkomponenten wie lokale Server und Storage-Systeme reduzieren. Zudem lassen sich die tatsächlich benötigten Ressourcen modular und punktgenau buchen, was die Flexibilität erhöht, eine finanzielle Planungssicherheit ermöglicht und unter dem Strich Kosten einsparen kann. Darüber hinaus lässt sich die Verantwortung für die Sicherheit von Daten und Anwendungen in professionelle externe Hände legen.

Um derartige Vorteile zu nutzen, kann auch die Auslagerung lokaler Telefonsysteme und Kommunikationswerkzeuge in die Cloud eine sinnvolle Option sein. Cloudbasierte "As-a-Service"-Angebote setzen sich daher immer mehr durch. Organisationen aller Größen und Branchen entscheiden sich zunehmend für Unified Communications aus der Cloud – bekannt auch als Unified-Communications-as-a-Service (UCaaS). Damit lassen sich Sprache, Text, Instant Messaging, Videos, Konferenzen und Meetings auf einer Plattform durchgängig zusammenführen.

Cloudtelefonie mit vielen Vorteilen
Unternehmen sind also gut beraten, ihre klassischen, stationären Telefonanlagen (Private Branch Exchange / PBX) in die Cloud zu migrieren. Während PBX-Ansätze einen hohen Ressourceneinsatz und Personalaufwand für Administration und Wartung verursachen, lässt sich durch Cloudtelefonie die Bereitstellung, Verwaltung und Wartung von Kommunikationsplattformen deutlich vereinfachen. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern entlastet auch die IT-Mitarbeiter – nicht zuletzt müssen keine Server gewartet oder Upgrades eingespielt werden. Cloudanwendungen lassen sich schnell implementieren und einfach administrieren, sind flexibel skalierbar, bieten eine hohe Sicherheit und lassen sich im Notfall rasch wiederherstellen.

Dank des Cloud-Abrechnungsmodells "Pay-as-you-go" müssen Nutzer nur für die Dienste und Lizenzen bezahlen, die sie tatsächlich benötigen. Unternehmen sparen dadurch im Idealfall Kosten, können flexibler agieren und je nach Bedarf die Anzahl der Anwender erhöhen oder verringern. Ein weiterer Vorteil: Firmen profitieren immer von den neuesten Funktionen. Sie bleiben automatisch auf dem aktuellen Stand und minimieren das Risiko, das mit veralteten Technologien einhergeht. Dazu zählen CRM- und ERP-Systeme von Drittanbietern. Kommen neue Leistungsmerkmale wie etwa künstliche Intelligenz hinzu, können Nutzer sofort darauf zugreifen.
Entscheidend für die Migration: Planung und Vorbereitung
Welche Schritte sollten Unternehmen nun bei der Migration von stationären Telefonanlagen in die Cloud im Einzelnen gehen? Zunächst bedarf es einer gründlichen Planung und Vorbereitung. Dabei sollte eine geeignete Cloudumgebung ausgewählt werden, also eine Single- oder eine Multicloud-Infrastruktur. In diesem Rahmen definieren Verantwortliche, ob sie alle Anwendungen und Dienste bei einem einzigen Anbieter beziehen oder ob sie mehrere Partner für die Bereitstellung verschiedener Services ins Boot holen. Unerlässlich für einen erfolgreichen Übergang ist eine durchdachte Migrationsstrategie. Darin sind zunächst die wesentlichen Ziele und Prioritäten zu definieren. So muss die Cloudplattform die individuellen Geschäftsanforderungen in vollem Umfang erfüllen. Dies klingt selbstverständlich, wird aber in der Planungsphase häufig übersehen.

Hinsichtlich der Prioritäten sollten Verantwortliche klar festlegen, welche Faktoren beim Cloudumstieg den höchsten Stellenwert einnehmen, beispielsweise erhöhte Flexibilität, Skalierbarkeit, transparentes Kostenmanagement oder ein deutlich erweiterter Funktionsumfang. Diese strukturierte Vorarbeit macht es einfacher, das richtige Werkzeug und potenzielle Anbieter am Markt zu identifizieren. Im Anschluss gilt es dann, den optimalen Migrationsansatz zu bestimmen. Hierbei kann es sich auszahlen, professionelle, externe Berater ins Boot zu holen.

Dabei ist eine Unterscheidung nach Firmengröße ratsam: So ist kleinen und mittelständischen Unternehmen ein möglichst schneller, vollumfänglicher Wechsel in die Cloud zu empfehlen, da sie auf diese Weise schnell von den Vorteilen des neuen Ansatzes profitieren können. Für große Organisationen empfiehlt sich im Allgemeinen eher ein stufenweiser Ansatz. Im Rahmen dieses schrittweisen Vorgehens sollten IT-Verantwortliche bei der Einführung verschiedene Benutzertypen, geografische Gegebenheiten sowie erforderliche Technologien und Funktionen berücksichtigen. Hierbei ergibt es Sinn, die Migration zunächst auf eine spezifische Anwendergruppe wie etwa die Geschäftsführung oder die IT-Abteilung zuzuschneiden. So können diese Nutzer die Merkmale und Funktionen des neuen Diensts besser kennenlernen und so die Voraussetzungen für eine unternehmensweite Benutzerakzeptanz schaffen.



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30.03.2022/ln/Bastian Ebhardt, Solutions Engineer für die DACH-Region bei RingCentral

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