von Redaktion IT-A…
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Seite 2 - Von PBX in die Cloud: Wie die Telefoniemigration gelingt
Cloudmigration nach Standorten priorisieren
Alternativ kann es sinnvoll sein, mit bestimmten Standorten zu beginnen, wie etwa mit dem Hauptsitz oder wichtigen Zweigstellen. Auch Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen bestehender PBX-Serviceverträge können hier die Migrationsreihenfolge vorgeben. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Reihe spezifischer Funktionen wie etwa Messaging oder Collaboration in die Cloud zu verlagern, während andere Features im stationären System vor Ort verbleiben.
Manche Unternehmen entscheiden sich dabei für Hybrid-Cloud-Systeme als Zwischenschritt. Dieser Ansatz eröffnet die Möglichkeit, bestehende Kommunikationstechnologien, zum Beispiel Alarmserver, analoge Geräte wie Faxgeräte oder Frankiermaschinen, bei der Migration in die Cloud weiter zu nutzen. Hierbei sind jedoch einige Herausforderungen zu berücksichtigen: So gestaltet sich das Management hybrider Lösungen oft schwierig, da cloud- und standortbasierte Kommunikationsplattformen meist unterschiedliche Sicherheits- und Verwaltungsmodelle sowie verschiedene Compliance- und Sicherheitsanforderungen aufweisen, wie die Zertifizierung ISO 27001 oder den Kriterienkatalog C5 des BSI.
Dies erhöht nicht nur die Kosten, sondern erschwert aufgrund variierender Funktionen und Systeme auch die Zusammenarbeit. Um von den Kostenvorteilen der Cloud optimal zu profitieren, ist das Konzept der Koexistenz – also die Migration zu einer offenen Plattform in der Cloud – oft der richtige strategische Ansatz.
Fallstricke erfolgreich umgehen
Welche potenziellen Fallstricke können nun bei der Migration in die Cloud lauern? Einer der häufigsten ist: Unternehmen vergessen im Migrationsprozess bestehende PBX-Verträge rechtzeitig zu kündigen und sind damit noch ein oder zwei weitere Jahre an ihr lokales Telefonsystem gebunden. Zu Beginn der Migration sind daher immer zunächst alle Kündigungsfristen zu prüfen. Darüber hinaus ist es essenziell, dass im Zuge der Migration alle im Unternehmen vorhandenen Strukturen, die von der Migration in die Cloud mit betroffen sind, mit überprüft und angepasst werden. Beispielsweise ist es meist erforderlich, Call-Flows und Prozesse im Customer-Service-Team neu abzustimmen.
Eine weitere Herausforderung kann darin bestehen, dass innerhalb der Organisation Widerstände gegen die Cloudeinführung auftreten. Menschen sind Gewohnheitstiere und sträuben sich häufig gegen strukturelle Veränderungen, die eine Migration mit sich bringt. Wichtig ist daher, alle involvierten Mitarbeiter in die Planungen und die Projektfortschritte miteinzubeziehen. Zum einen kann auf Wunsch bestehende Hardware, wie Telefone, weiterverwendet und mit in die Cloud migriert werden, sofern dies technisch abbildbar ist (etwa über SIP-Endgeräte). Zum anderen lässt sich Mitarbeitern die Angst nehmen, kein "echtes" Telefon mehr auf dem Schreibtisch zu haben, indem das Unternehmen ihnen die Vorteile der Cloudtelefonie verständlich macht. Ist etwa das Telefon innerhalb der Software abgebildet, brauchen sie zum Beispiel im Homeoffice keinen physischen Telefonapparat mehr.
Auch die Tatsache, dass Unternehmen über eine offene API-Struktur der UCaaS-Plattform vorhandene Systeme und gewohnte Software von Drittanbietern einbinden können, kann dazu führen, dass sich Mitarbeitende wohler mit dem Migrationsprozess fühlen. Hier lässt sich zum Beispiel auf Integrationen aus dem Bereich CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics) oder Speichertools (Google Drive) zurückgreifen.
Häufig fehlt aufgrund des Fachkräftemangels das erforderliche Know-how im Unternehmen. Hier sollten Verantwortliche nicht zögern, auf Expertenwissen von außen zurückzugreifen. Auch durch die Aus- und Weiterbildung interner Mitarbeiter mittels qualifizierter Trainer lassen sich die Wissenslücken schließen. Und schließlich besteht eine wichtige Aufgabe darin, die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs während der Migration zu minimieren. So muss sichergestellt sein, dass sämtliche Systeme durchgehend betriebsbereit bleiben. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen dafür, ihre Datenbanken und Anwendungen Schritt für Schritt zu migrieren.
Fazit
Bei der Auslagerung von stationären Telefonsystemen in die Cloud bieten UCaaS-Plattformen viele Vorteile und ermöglichen ein gesteigertes Maß an Interaktion und Zusammenarbeit. Liegt der Migration eine solide IT-Strategie zugrunde, lassen sich Fallstricke sicher umgehen, sodass einer erfolgreichen Cloudnutzung nichts mehr im Weg steht.
Seite 1: Planung und Vorbereitung entscheidend
Seite 2: Fallstricke erfolgreich umgehen
ln/Bastian Ebhardt, Solutions Engineer für die DACH-Region bei RingCentral
Alternativ kann es sinnvoll sein, mit bestimmten Standorten zu beginnen, wie etwa mit dem Hauptsitz oder wichtigen Zweigstellen. Auch Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen bestehender PBX-Serviceverträge können hier die Migrationsreihenfolge vorgeben. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, eine Reihe spezifischer Funktionen wie etwa Messaging oder Collaboration in die Cloud zu verlagern, während andere Features im stationären System vor Ort verbleiben.
Manche Unternehmen entscheiden sich dabei für Hybrid-Cloud-Systeme als Zwischenschritt. Dieser Ansatz eröffnet die Möglichkeit, bestehende Kommunikationstechnologien, zum Beispiel Alarmserver, analoge Geräte wie Faxgeräte oder Frankiermaschinen, bei der Migration in die Cloud weiter zu nutzen. Hierbei sind jedoch einige Herausforderungen zu berücksichtigen: So gestaltet sich das Management hybrider Lösungen oft schwierig, da cloud- und standortbasierte Kommunikationsplattformen meist unterschiedliche Sicherheits- und Verwaltungsmodelle sowie verschiedene Compliance- und Sicherheitsanforderungen aufweisen, wie die Zertifizierung ISO 27001 oder den Kriterienkatalog C5 des BSI.
Dies erhöht nicht nur die Kosten, sondern erschwert aufgrund variierender Funktionen und Systeme auch die Zusammenarbeit. Um von den Kostenvorteilen der Cloud optimal zu profitieren, ist das Konzept der Koexistenz – also die Migration zu einer offenen Plattform in der Cloud – oft der richtige strategische Ansatz.
Fallstricke erfolgreich umgehen
Welche potenziellen Fallstricke können nun bei der Migration in die Cloud lauern? Einer der häufigsten ist: Unternehmen vergessen im Migrationsprozess bestehende PBX-Verträge rechtzeitig zu kündigen und sind damit noch ein oder zwei weitere Jahre an ihr lokales Telefonsystem gebunden. Zu Beginn der Migration sind daher immer zunächst alle Kündigungsfristen zu prüfen. Darüber hinaus ist es essenziell, dass im Zuge der Migration alle im Unternehmen vorhandenen Strukturen, die von der Migration in die Cloud mit betroffen sind, mit überprüft und angepasst werden. Beispielsweise ist es meist erforderlich, Call-Flows und Prozesse im Customer-Service-Team neu abzustimmen.
Eine weitere Herausforderung kann darin bestehen, dass innerhalb der Organisation Widerstände gegen die Cloudeinführung auftreten. Menschen sind Gewohnheitstiere und sträuben sich häufig gegen strukturelle Veränderungen, die eine Migration mit sich bringt. Wichtig ist daher, alle involvierten Mitarbeiter in die Planungen und die Projektfortschritte miteinzubeziehen. Zum einen kann auf Wunsch bestehende Hardware, wie Telefone, weiterverwendet und mit in die Cloud migriert werden, sofern dies technisch abbildbar ist (etwa über SIP-Endgeräte). Zum anderen lässt sich Mitarbeitern die Angst nehmen, kein "echtes" Telefon mehr auf dem Schreibtisch zu haben, indem das Unternehmen ihnen die Vorteile der Cloudtelefonie verständlich macht. Ist etwa das Telefon innerhalb der Software abgebildet, brauchen sie zum Beispiel im Homeoffice keinen physischen Telefonapparat mehr.
Auch die Tatsache, dass Unternehmen über eine offene API-Struktur der UCaaS-Plattform vorhandene Systeme und gewohnte Software von Drittanbietern einbinden können, kann dazu führen, dass sich Mitarbeitende wohler mit dem Migrationsprozess fühlen. Hier lässt sich zum Beispiel auf Integrationen aus dem Bereich CRM (Salesforce, Microsoft Dynamics) oder Speichertools (Google Drive) zurückgreifen.
Häufig fehlt aufgrund des Fachkräftemangels das erforderliche Know-how im Unternehmen. Hier sollten Verantwortliche nicht zögern, auf Expertenwissen von außen zurückzugreifen. Auch durch die Aus- und Weiterbildung interner Mitarbeiter mittels qualifizierter Trainer lassen sich die Wissenslücken schließen. Und schließlich besteht eine wichtige Aufgabe darin, die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs während der Migration zu minimieren. So muss sichergestellt sein, dass sämtliche Systeme durchgehend betriebsbereit bleiben. Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen dafür, ihre Datenbanken und Anwendungen Schritt für Schritt zu migrieren.
Fazit
Bei der Auslagerung von stationären Telefonsystemen in die Cloud bieten UCaaS-Plattformen viele Vorteile und ermöglichen ein gesteigertes Maß an Interaktion und Zusammenarbeit. Liegt der Migration eine solide IT-Strategie zugrunde, lassen sich Fallstricke sicher umgehen, sodass einer erfolgreichen Cloudnutzung nichts mehr im Weg steht.
Seite 2: Fallstricke erfolgreich umgehen
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ln/Bastian Ebhardt, Solutions Engineer für die DACH-Region bei RingCentral
