Fachartikel

Checkliste für die Business-Messenger-Wahl

Immer häufiger erkennen Unternehmen, dass Consumer-Apps wie WhatsApp, Telegram und Signal weder DSGVO-Standards abdecken noch spezifische Messenger-Funktionen für die berufliche Kommunikation abbilden. Auf der Suche nach dem passenden Tool trifft die IT-Abteilung sowohl auf Open-Source- als auch auf Out-of-the-box-Produkte. Welche Strategie die richtige für die eigene Firma ist und ob sich eine fertige Software oder eine Eigenentwicklung auf freier Basis besser eignet, stellt unsere Checkliste gegenüber.
Bei der Wahl eines Business-Messengers sollten alle Puzzlestücke ineinander passen.
Bei einem Out-of-the-box-Standardprodukt ist der Quellcode auch bei einem Business-Messenger nicht zugänglich und kann lässt sich somit nur vom Softwarehersteller anpassen oder weiterentwickeln. Die Nutzung und Weiterentwicklung einer Open-Source-Software hingegen kann durch jeden erfolgen, aber es bedarf dafür Programmierkenntnisse. Egal für welche Variante sich Unternehmen entscheiden – es gilt, einige wichtige Fragen vorab zu beantworten:

1. Gewährleistet das Produkt Datenschutz und -sicherheit?
Ob Out-of-the-box-Produkt oder Open Source – Sicherheit und Datenschutz sollten bei einem Business-Messenger an oberste Stelle stehen. Dazu gehören auch Aspekte der Datenhoheit nach DSGVO, die Erfüllung umfassender Compliance-Standards und eine höchstmögliche Datensouveränität über Cloud- und Self-Hosting-Optionen.

Bei fertigen Business-Messenger-Produkten wissen Kunden von vornherein, welche Datenschutz- und Datensicherheitsstandards – gemäß der Ansätze Privacy by Design und Privacy by Default – inkludiert sind. Bei Open-Source-Anwendungen obliegt die Sicherheit den Entwicklern und Administratoren dem Nutzer – das gilt auch für die Abwehr von Cyberattacken. Der offene Quellcode birgt nämlich das Risiko, dass potenzielle Angreifer Sicherheitslücken entdecken und ausnutzen. Etablierte Messenger-Anbieter hingegen können Schwachstellen in ihrem geschlossenen System in den meisten Fällen schneller beheben, sodass alle Anwender mit nur einem Sicherheitsupdate wieder sicher sind.

2. Deckt die Software alle relevanten Business-Funktionen ab?
Neben Standardfunktionen wie Gruppenchats und Voice-over-IP, die aus dem Consumer-Bereich hinlänglich bekannt sind, bringen etablierte Business-Messenger alle erforderlichen Funktionen für den beruflichen Einsatz mit. Zu diesen gehören beispielsweise Umfragen, Statusnachrichten und das Teilen des Live-Standorts sowie eine Push-to-Talk-Funktion. Neuere Open-Source-Protokolle umfassen zwar zumeist schon gängige Standardfunktionen für Messenger-Apps und eine gute Verschlüsslungstechnologie, aber alle relevanten Business-Funktionen müssen Unternehmen individuell programmieren.

3. Wie steht es um die User Experience?
Out-of-the-box-Wekzeuge durchlaufen regelmäßige UX-Qualitätsprüfungen. Daraufhin werden sie weiterentwickelt und optimiert. Somit ist das Nutzererlebnis meist besser. Zudem können sich die Nutzer auf ausgereifte und stabile Funktionen verlassen und treffen seltener auf Bugs. Ein ebenso zuverlässiges und hochwertiges Produkt lässt sich auch auf Open-Source-Basis entwickeln. Die User Experience können Unternehmen dabei komplett selbst programmieren oder mithilfe verfügbarer, aber kostenpflichtiger Open-Source-Clients realisieren. Allerdings ist es generell deutlich aufwendiger und langwieriger, einen mit fertigen Messengern vergleichbaren Qualitätsstatus zu erreichen und langfristig zu halten.
4. Wie lässt sich das Werkzeug administrativ vom Unternehmen verwalten?
Out-of-the-box-Business-Messenger bieten im Idealfall eine leicht bedienbare Administrationsoberfläche, sodass IT-Admins die Software optimal verwalten und steuern können. Zum Beispiel lassen sich Nutzer administrieren und Einstellungen hinsichtlich Datenschutz, Compliance und Endgerätmanagement vornehmen – ganz bequem über ein übersichtliches Dashboard. Bei Open-Source-Protokollen ist die zentrale Verwaltung nicht als Standard verfügbar. Hier gilt es, individuelle Programmierungen für administrative Verwaltungszwecke vorzunehmen.

5. Ist der Messenger interoperabel?
Im Open-Source-Umfeld gibt es die Möglichkeit, verschiedene Messenger-Anbieter mittels sogenanntem Bridging miteinander zu verknüpfen. Bei Out-of-the-box-Software ist dies hingegen eine Frage der Interoperabilität, um den wechselseitigen Informationsaustausch reibungslos und sicher zu gewährleisten. Dies ist besonders für KRITIS-Unternehmen, Behörden, Kliniken sowie Forschungs- und Entwicklungsabteilungen unabhängiger Organisationen relevant. Denn diese müssen oftmals über Abteilungs-, Referats- oder Organisationsgrenzen hinweg kommunizieren. Für solche Anwendungsfälle bieten fertige, interoperable Business-Messenger eine einheitliche Kommunikation zwischen autarken Unternehmen.

6. Sind Betreuung und Support gewährleistet?
Bei Open-Source-Ansätzen erfolgen Betreuung und Support wechselseitig über eine aktive Community. Dort finden Unternehmen Hilfe in Onlinedokumentationen, Foren und Wikis. Die Qualität der Informationen unterliegt aber deutlichen Schwankungen. Gleiches gilt für die Regelmäßigkeit und Qualität von Updates und Fixes, die die Community oder die eigenen Entwickler bereitstellen. Bei einer Out-of-the-box-Software ist der Support meist schon Teil des Angebots. Inklusive sind regelmäßige Updates, Fehlerbehebungen und Weiterentwicklungen.

7. Mit welchen Kosten und Aufwänden ist zu rechnen?
Zwar mag der Standard-Programmiercode eines Open-Source-Messengers gratis verfügbar sein, die Anpassung und Weiterentwicklung der Software für einen individuellen Business-Messenger sowie Betrieb und Wartung sind allerdings mit nicht zu unterschätzenden Kosten verbunden. Zudem dauert es – je nach Entwicklungsaufwand – zwischen sechs und 24 Monaten, bis eine Open-Source-Software einsatzbereit ist.

Im Gegenzug dazu ist eine Out-of-the-box-Produkt direkt mit Erwerb der Lizenz einsatzfähig und lässt sich innerhalb von 30 Tagen über die gesamte Organisation ausrollen. Selbst die Anbindung an Drittsysteme ist von vielen etablierten Anbietern bereits via API-Schnittstellen vorbereitet und mit überschaubarem Aufwand realisierbar. Hinsichtlich der Kosten profitieren Anwender vom regen Wettbewerb am Messenger-Markt. Betreuung und Weiterentwicklung sind zumeist inklusive. Ein – auch auf lange Sicht ausgelegter – Vergleich der Kosten und Aufwände bei Open Source vs. Out-of-the-box lohnt sich also.

Fazit
Bei der Wahl des eigenen Business-Messengers sollten Unternehmen unter anderem auf Sicherheit, Nutzerfreundlichkeit, Administrierbarkeit, die Möglichkeit von Drittsystem-Integrationen und das Hosting achten. Hierbei eignen sich grundsätzlich sowohl Out-of-the-box- als auch Open-Source-Ansätze. Für Unternehmen vieler Branchen, zum Beispiel Behörden, öffentliche Stellen, medizinische Einrichtungen und Blaulichtorganisationen, gibt es am wachsenden Markt bereits dedizierte Werkzeuge mit spezialisierten Funktionen.

Diese Business-Messenger von zum größten Teil etablierten Anbietern decken viele der Aspekte ab, warum Open Source so beliebt ist, etwa die Datensouveränität und digitale Unabhängigkeit von großen amerikanischen Software- und Cloudanbietern. Doch für viele kleinen bis mittelständischen Unternehmen sind Open-Source-Ansätze aufgrund des intensiven zeitlichen und finanziellen Aufwands nur schwer zu stemmen. Daher ist es im ersten Schritt ratsam, sich die Produkte am Markt anzusehen und zu vergleichen.
20.07.2022/ln/Tobias Stepan, Gründer und Geschäftsführer der Teamwire GmbH

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