Fachartikel

Administration von Microsoft Teams (1)

Bei Microsoft Teams handelt es sich um ein in Microsoft 365 enthaltenes Kommunikationswerkzeug, mit dessen Hilfe sich Projektgruppen, Abteilungen und Arbeitsgruppen über Kanäle umfassend miteinander vernetzen können. Für die Verwaltung stellt Redmond das Teams Admin Center zur Verfügung. Besonders was die Integration von externen Clouddiensten betrifft, sollten Sie hier die richtigen Einstellungen vornehmen. Zudem sollten Sie sowohl Anwender als auch verwaltende Administratoren mit den notwendigen Berechtigungen und Rollen ausstatten. Wie das funktioniert, erklärt dieser Artikel. Im ersten Teil schauen wir uns an, wie Sie Gruppen erzeugen, Teams verwalten und sicher konfigurieren.
Gewollte Grüppchenbildung: Gewusst wie, kann Teams die Kommunikation im Unternehmen deutlich verbessern.
Mit Teams [1] stellt der US-Konzern in Microsoft 365 eine Kommunikationsplattform zur Verfügung, die Chatkanäle, Onlinemeetings und HD-Videokonferenzen bereitstellt. Es gibt eine Terminplanung, gemeinsame Notizbücher und integrierte Telefonie – alles Tools, die Arbeitsgruppen vor allem dann benötigen, wenn die Mitglieder räumlich getrennt voneinander sind. Unternehmen erhalten mit Teams eine vorkonfigurierte, umfassende Gruppenarbeitslösung mit zahlreichen Kommunikationstechniken.

Die Umgebung lässt sich flexibel für mehrere Abteilungen und Teams anpassen. Es gibt Apps für Android und iOS, einen Desktopclient für Windows [2] sowie einen Webclient, der ebenfalls nahezu alle Funktionen unterstützt. Im Windows-Client können Administratoren Teams erstellen und Anwender diesen beitreten. Nicht zuletzt sind auch bekannte Home-Office-Apps wie Trello, Zoom oder Flow in Teams integrierbar. Natürlich finden über entsprechende Connectors auch Anwendungen aus Microsoft 365 ihren Platz. Dazu gehören SharePoint, OneNote und Planner, aber auch PowerBI, OneDrive for Business und andere Dienste, wie zum Beispiel Exchange.

Erzeugen eines neuen Teams
Die Verwaltung von Microsoft Teams nehmen Administratoren im Microsoft Teams Admin Center (TAC) vor, das unter der URL "https://admin.teams.microsoft.com" erreichbar ist. Das Management erfolgt im Anschluss entweder über das Webportal oder über die PowerShell, teilweise auch über den Desktopclient. Zunächst einmal müssen Sie Teams im TAC für die Anwender aktivieren, die das Tool nutzen sollen.


Bild 1: Das Verwalten von Arbeitsgruppen findet bei Teams unter anderem im Microsoft Teams Admin Center statt.

Ob ein Microsoft-365-Benutzer Teams überhaupt verwenden darf, konfigurieren Sie wiederum im Microsoft 365 Admin Center unter "https://admin.microsoft.com". Hier sehen Sie bei "Benutzer / Aktive Benutzer" alle User im Abonnement. Klicken Sie einen Nutzer an und legen Sie in dessen Eigenschaften bei "Lizenzen und Apps" fest, auf welche Anwendungen er zugreifen darf – in diesem Fall Microsoft Teams. Generell darf jeder Benutzer auf Teams zugreifen, sofern er eben eine Lizenz für Microsoft 365 hat.

Neue Teams lassen sich im TAC in der Weboberfläche oder am Desktopclient erstellen. In letzterem können Anwender durch die Auswahl von "Teams" im linken Menü im unteren Bereich die Option "Team beitreten oder erstellen" wählen.

Bild 2: Das Dashboard von Teams gibt dem Anwender einen ersten Überblick zu den Aktivitäten innerhalb der Arbeitsgruppe.

Über das Kontextmenü des Desktopclients führen Nutzer der Arbeitsgruppe Verwaltungsaufgaben durch. Generell ist es aber sinnvoll, die Einstellungen von Teams zentral über Richtlinien zu definieren und so sicherzustellen, dass Arbeitsgruppen nur mit den Einstellungen erstellt werden, die im Unternehmen gewünscht sind. Wir zeigen Ihnen später in diesem Artikel noch, welche Möglichkeiten Sie hier mit Richtlinien haben.

Im Teams Admin Center rufen Sie nach dem Erzeugen eines Teams durch einen Klick auf das Team dessen Verwaltungsoberfläche auf. Hier fügen Sie die Personen hinzu, die dem Team angehören sollen. Nutzen Anwender dann unter "https:// teams.microsoft.com" die Weboberfläche von Teams, sehen Sie an dieser Stelle unter anderem das Dashboard, das Informationen zu den letzten Aktionen der Arbeitsgruppe aufführt. Bereits angelegte Teams steuern Sie ebenfalls im TAC. Hier finden Sie auf der linken Seite alle Menüpunkte zur Verwaltung.
Teams verwalten
Die Einstellungen von Arbeitsgruppen können Sie jederzeit anpassen. Dazu klicken Sie im Desktopclient oder im Browser auf "Teams" und dann auf die drei Punkte bei dem entsprechenden Team. Hier stehen alle Aktionen zur Verfügung, um die Beschaffenheit einer Arbeitsgruppe zu modifizieren. Mit "Team verwalten" öffnen sich die wichtigsten Settings. Im Fenster sehen Sie die Mitglieder des Teams und im oberen Bereich verschiedene Menüpunkte.

In den Eigenschaften eines Teams verwalten Sie die Mitglieder und steuern deren Berechtigungen über "Einstellungen". Hier können Sie bei "Rolle" auch zwischen "Besitzer" und "Mitglied" wechseln. Anwender mit Besitzerrolle dürfen das Team verwalten, Mitglieder die Funktionen der Gruppe nur nutzen. Mit "Mitglied hinzufügen" laden Sie weitere Mitglieder in das Team ein. Wenn ein Anwender im Microsoft-365-Abonnement einem Team beitreten möchte, ohne dass Sie ihn als Mitglied hinzugefügt haben, erscheint seine Anfrage bei "Ausstehende Anfragen". Ebenso steuern Sie hier die Rechte von Gästen.

Über "Apps" ist zu sehen, welche zusätzlichen Funktionen und Anwendungen von außerhalb nutzbar sind. Apps lassen sich in den Kanälen – dazu später mehr – des Teams einbinden und über das Mülleimer-Symbol wieder entfernen. Über "Weitere Apps" fügen Sie zusätzliche Anwendungen hinzu, die im Hauptfenster nicht sichtbar sind. Über diesen Bereich sind Apps von Drittanbietern integrierbar, die für die Teamarbeit im Home Office nahezu unerlässlich sind. Auch Dynamics 365 findet hier seinen Weg in Teams. Das gilt für die Weboberfläche, den Desktopclient und die Apps für Smartphones und Tablets.

Teams sicher konfigurieren
Anwender führen in Microsoft Teams viele Aufgaben durch und tauschen dabei sensible Daten und Dokumente aus. Auch lassen sich externe Teilnehmer einladen und Drittanwendungen einbinden. Aus diesem Grund spielt die Sicherheit eine besondere Rolle. Im Teams Admin Center nehmen Sie diesbezüglich zentral Einstellungen vor, die für alle Teams im Office365-Abonnement gelten. Diese Optionen sollten Sie stets im Auge haben und an die im Unternehmen geltenden Bestimmungen zum Datenschutz und zur Sicherheit anpassen. Wichtige Einstellungen sind vor allem bei "Organisationsweite Einstellungen / Teams-Einstellungen" zu finden.

Bei "E-Mail-Integration" legen Sie fest, ob die Kanäle in Microsoft Teams Nachrichten per E-Mail erhalten können. Bei "Dateien" konfigurieren Sie, ob bestimmte Cloudspeicher außer OneDrive for Business in Teams zur Verfügung stehen sollen. Über den Punkt "Organisationsweite Einstellungen / Gastzugriff" erlauben Sie, dass Anwender Gäste in Besprechungen einladen können. In den meisten Fällen ist es nicht gestattet, dass Personen von außerhalb des Unternehmens auf Besprechungen und Ressourcen in Teams zugreifen dürfen, selbst wenn sie eingeladen wurden. Durch Aktivieren der Option "Gastzugriff in Teams ermöglichen" dürfen Planer einer Besprechung oder Anwender Gäste einladen. Microsoft stellt eine Checkliste [3] zum Download bereit, ob und wann es sinnvoll ist, den Zugriff von Gästen zu gestatten.

Bei "Organisationsweite Einstellungen / Externer Zugriff " legen Sie zentral fest, ob Anwender per Skype und über andere Funktionen in Microsoft Teams mit externen Benutzern kommunizieren dürfen. Erlauben Sie dies, konfigurieren Sie hier, mit welchen Domänen Sie die Kommunikation freigeben wollen. Bei "Nachrichtenrichtlinien" steuern Sie wichtige Einstellungen, die für die Kanäle und Chats in den einzelnen Teams gelten. Hier nehmen Sie zahlreiche Settings bezüglich der Sicherheit vor. Aber auch das Steuern der Kommunikationsfeatures erledigen Sie an dieser Stelle. Dazu gehört das Erlauben von animierten GIFs, Memes und Aufkleber genauso wie das Aktivieren der Prioritätensteuerung von Nachrichten. Setzen Sie die Schieberegler hier einfach auf "Ein" oder "Aus".

Im ersten Teil des Workshops schauen wir uns an, wie Sie Gruppen erzeugen, Teams verwalten und sicher konfigurieren. In der zweiten Folge erklären wir die Verwendung von Richtlininen und wie Sie Kanäle erstellen und administrieren. Im dritten Teil des Workshops beschäftigen wir uns mit dem Anbinden von E-Mail-Adressen, Dateien und Diensten und werfen einen Blick auf die Rollen in Microsoft Teams.
31.10.2022/ln/Thomas Joos

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