Fachartikel

Migration Öffentlicher Ordner zu Office-365-Gruppen (1)

Wollen Unternehmen von lokalen Exchange-Servern zu Office 365 migrieren oder Office 365 parallel in hybriden Umgebungen einsetzen, stellt sich häufig die Frage, wie die beste Vorgehensweise für die Migration der Öffentlichen Ordner aussieht. Im Workshop zeigen wir Schritt für Schritt für Exchange 2016/2019, wie Sie Öffentliche Ordner zu Office-365-Gruppen migrieren. Im ersten Teil erklären wir die Unterschiede zwischen Ordnern und Gruppen und schauen uns an, wie Sie die Öffentlichen Ordner auf die Migration vorbereiten.
Öffentlicher Nahverkehr – gewusst wie, sind Öffentlicher Ordner schnell zu Office-365-Gruppen migriert.
Wenn Office-365-Gruppen entsprechend vorbereitet sind und die Öffentlichen Ordner fehlerfrei funktionieren, ergibt es durchaus Sinn, die Öffentlichen Ordner der lokalen Exchange-Organisation zu Office 365 zu migrieren. In Outlook können Gruppen die verschiedenen E-Mail-aktivierten Öffentlichen Ordner komplett ersetzen. Der Vorteil von Office-365-Gruppen besteht vor allem darin, dass eine Vielzahl an Tools existiert, die wesentlich besser für die Teamarbeit geeignet sind als die veralteten Öffentlichen Ordner. Dazu kommt, dass Office-365-Gruppen auch mit Microsoft Teams in Office 365 zusammenarbeiten.

Office-365-Gruppen verfügen über einen eigenen Bereich, der alle E-Mails speichert. Diese Funktion entspricht den Öffentlichen Ordnern. Gruppen können dabei E-Mails von Absendern außerhalb der Gruppe und auch außerhalb des Unternehmens erhalten. Office-365-Gruppen bieten zudem eine Ansicht aller gemeinsam genutzten Dateien. Diese lassen sich wesentlich besser verwalten und nutzen, da sie in SharePoint Online gespeichert sind.

Unterschiede zwischen Ordnern und Gruppen
Öffentliche Ordner bieten eine Ordnerhierarchie, die sehr tief verwurzelt sein kann. Im Gegensatz dazu verfügen Office-365-Gruppen über eine flache Struktur. Dadurch lassen sich Daten schneller anzeigen und finden, allerdings nicht so tiefgehend organisieren wie bei Öffentlichen Ordnern. Die Vergabe von Berechtigungen funktioniert bei Öffentlichen Ordnern sehr granular und komplex. Das ist bei Office-365-Gruppen nicht möglich. Hier gibt es nur die beiden Gruppen "Besitzer" und "Mitglied".

Nutzen Sie bisher Öffentliche Ordner zum Speichern von Gruppendokumenten, sind Office-365-Gruppen trotzdem deutlich überlegen. Mitglieder können Inhalte erstellen und Dateien bearbeiten. Allerdings können sie keine Daten löschen, die andere Gruppenmitglieder gespeichert haben. Nichtsdestotrotz sollten Sie vor der Migration zu Office-365-Gruppen genau planen, wie die Berechtigungen der Gruppen aussehen sollen.

Die Vorgehensweise, um Öffentliche Ordner zu Office 365 zu migrieren, ist die gleiche wie bei der Einführung einer neuen Exchange-Version. Im ersten Schritt sollten Sie die Öffentlichen Ordner überprüfen und dahingehend optimieren, dass nur die wirklich nötigen Daten migriert werden. Bevor die Migration selbst erfolgt, sollten Sie darüber hinaus vorhandene Probleme und Fehler in den Exchange-Datenbanken beheben.
Vorbereiten der Öffentlichen Ordner
Es gibt in Exchange 2016/2019 für Öffentliche Ordner keine eigenen Datenbanken mit eigenen Transaktionsprotokollen mehr, sondern Öffentliche Ordner stellen Postfächer in Postfachdatenbanken dar. Diese Technik wurde mit Exchange 2013 eingeführt und in Exchange 2016/2019 ausgebaut. Dadurch hat Microsoft auch die Replikation verbessert. Sie müssen nicht mehr die Replikate Öffentliche Ordner verwalten, sondern können die Ausfallsicherheit von Postfachdatenbanken nutzen. Vor der Migration sollten Sie deshalb sicherstellen, dass auf allen Replikaten wirklich alle Daten vorhanden sind.

In Exchange 2016/2019 werden Berechtigungen für Öffentliche Ordner über die rollenbasierte Zugriffssteuerung (Role Based Access Control, RBAC) gesteuert. Auch hier sollten Sie genau überprüfen, wie die Rechte gesetzt sind. Denn bei der Übernahme zu Office-365-Gruppen muss sichergestellt sein, dass nur berechtige Benutzer Zugriff auf die Daten haben. Sie können mit den Cmdlets "Get-PublicFolderStatistics" und "Get-PublicFolderItem-Statistics" die Konten überprüfen, die Verwaltungszugriff auf Öffentliche Ordner haben und deren Zugriff entsprechend überwachen.

Bis Exchange 2013 konnten Sie festlegen, welche Benutzer Zugriff auf bestimmte Öffentliche Ordner haben. In Exchange 2016/2019 bestimmen Sie das standardmäßige Postfach für Öffentliche Ordner auf Benutzerbasis. Verwenden Sie dazu das Cmdlet "Set-Mailbox" mit der Option "-DefaultPublicFolderMailbox".


Bild 1: Öffentliche Ordner lassen sich in Office-365-Gruppen abbilden.

Die Kontingente für Öffentliche Ordner funktionieren wie Postfachkontingente. Die Größenbeschränkung für Postfächer beträgt in Exchange 2016/2019 100 GByte. Die Kombination aller Öffentlichen Ordner im Postfach darf diese Postfachgröße nicht überschreiten. Überprüfen Sie daher die Größe der Datenbanken und Öffentlichen Ordner, da diese eine unmittelbare Rolle bei der Migration spielen.

Beim Ausfall des Haupthierarchiepostfachs für Öffentliche Ordner können die Benutzer die Öffentlichen Ordner zwar einsehen, aber nicht in sie schreiben. Ihre Öffentlichen Ordner sollten Teil einer Datenbankverfügbarkeitsgruppe (Database Availability Group, DAG) sein, um den Ausfall der Hierarchie zu verhindern. Die Hierarchie muss fehlerfrei funktionieren, damit eine Migration möglich ist. Auch bezüglich der Postfachregeln sollten Sie genau überprüfen, welche Regeln existieren, und wie sich diese zusammen mit Office-365-Gruppen nutzen lassen.

Fehler in Öffentlichen Ordnern beheben
Vor der Migration zu Office365-Gruppen sollten Sie Fehler in den Öffentlichen Ordnern beheben. Ob das Postfach für Öffentliche Ordner auf den Exchange-Servern erfolgreich erstellt wurde, sehen Sie entweder im Exchange Admin Center (EAC) oder in der Exchange Management Shell (EMS). Dazu verwenden Sie den Befehl
Get-OrganizationConfig |fl DefaultPublicFolderMailbox
oder
Get-OrganizationConfig |fl RootPublicFolderMailbox
Erhalten Sie keinen Servernamen zurück, sondern nur eine GUID, kann Exchange nicht korrekt auf das Postfach für die primäre Hierarchie zugreifen. Solche Fehler sollten Sie vor der Migration beseitigen, da ansonsten die Gefahr besteht, dass die Migration nicht funktioniert oder nicht alle Daten übernommen werden.

Durch die überarbeitete Konfiguration der Öffentlichen Ordner in Exchange 2016 ergeben sich teilweise neue Probleme. Entfernen Sie zum Beispiel den Server aus der Organisation, der für das primäre Hierarchiepostfach zuständig ist, funktionieren die Öffentlichen Ordner nicht mehr korrekt. In Exchange 2010 gibt es Postfachspeicher und Speicher für Öffentliche Ordner, die jeweils einen eigenen Satz von Transaktionsprotokollen haben. Exchange 2013/2016 und Exchange 2019 hingegen verwenden nur noch Postfachdatenbanken. Hier sind auch Öffentliche Ordner gespeichert. Es gibt daher keine Datenbanken mehr für Öffentliche Ordner.

Mit dem folgenden Befehl lassen Sie sich die Exchange-GUID des Postfachs für Öffentliche Ordner anzeigen:
Get-Mailbox -PublicFolder | FL Name,ExchangeGuid
Zeigt die Exchange Management Shell hier keine Daten an, stimmt etwas nicht, und Sie sollten sich die Struktur genauer ansehen.

Im ersten Teil des Workshops erklären wir die Unterschiede zwischen Ordnern und Gruppen und schauen uns an, wie Sie die Öffentlichen Ordner auf die Migration vorbereiten. In der zweiten Folge beschäftigen wir uns mit dem Löschen von Öffentlichen Ordnern, stellen wichtige Dienste und Tools für Gruppen vor und erläutern den Zugriff mit Outlook 2016/2019. Im dritten und letzten Teil des Workshops skizzieren wir den grundlegenden Migrationsablauf und sehen uns dann den Umzug detailliert in der Praxis an.
5.12.2022/ln/Thomas Joos

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