Grundlagen

E-Mailmanagement und Collaboration

In unserer Grundlagen-Rubrik erklären wir wichtige Aufgaben und Technologien aus dem Arbeitsalltag eines Netzwerk- und Systemadministrators. Hier erfahren Sie anhand prägnanter Erklärungen zu den wichtigsten Begriffen des jeweiligen Themenfeldes Hintergründe und Zusammenhänge in kompakter, praxisnaher Form.

Unter E-Mailmanagement lassen sich all die Schritte zusammenfassen, die dazu nötig sind, um den Anwendern im Unternehmen ein elektronisches Postfach zur geschäftlichen Nutzung zur Verfügung zu stellen und fehlerfrei in Betrieb zu halten. Neben dem reinen Bereitstellen eines E-Mailzugangs über die entsprechende Hard- und Software mittels E-Mailserver und -clients umfasst dies auch sicherheitsrelevante Aspekte wie das Ausfiltern von Spam und Viren sowie die Verschlüsselung, um vertrauliche Korrespondenz nach außen hin abzusichern. Zunehmend relevanter wird zudem die Archivierung von elektronischer Geschäftspost, die der Gesetzgeber gewöhnlicher Briefpost gleichgestellt und dementsprechenden gesetzlichen Regelungen unterworfen hat.
Die Basics: E-Mailserver und -client
Um überhaupt E-Mails senden und empfangen zu können, ist zunächst einmal ein Computer notwendig, der mittels einer speziellen Software als E-Mailserver auftritt und das Verschicken der elektronischen Post ins Internet und deren Empfang und Weiterleitung ins Intranet übernimmt. Dabei kommen Dienste wie der MTA (Mail Transfer Agent) zum Einsatz. Dieser kümmert sich – im Regelfall über das SMTP-Protokoll – um die Weiterleitung der E-Mail von einem Server zum nächsten, während der MDA (Mail Delivery Agent) für das Ablegen der elektronischen Post in den Postfächern der Empfänger zuständig ist. Bekannte Mailserver-Programme sind Microsoft Exchange Server, sendmail, Postfix, Exim und Mercury. Während die Lösung von Microsoft über den breiten Funktionsumfang einer Groupware verfügt, beschränkt sich freie Software wie Postfix auf reine Mailserver-Funktionen.

Um als Anwender E-Mails empfangen zu können, ist neben der entsprechenden (mobilen) Hardware ein E-Mailclient nötig. Dieser fragt über die Protokolle POP3- oder IMAP beim E-Mailserver an, ob elektronische Post vorliegt und lädt diese dann auf den Rechner des Anwenders herunter (POP3) oder erlaubt den Online-Zugriff (IMAP). Eine Online-Verbindung muss auch dann bestehen, wenn der Nutzer über einen Internet-Browser per Web Access auf sein Postfach zugreift. Ein E-Mailclient benötigt zur Konfiguration die Adresse des Servers zum Abrufen und Senden der Mails sowie den Benutzername und Passwort des Anwenders. Der Markt an E-Mailclients teilt sich in proprietäre und freie Produkte auf. Zur ersten Gruppe gehören Microsoft Outlook (Express), Lotus Notes, Apple Mail, Opera Mail, The Bat oder Pegasus Mail. Zu den Freeware- oder Open Source-Produkten zählen Mozilla Thunderbird, SeaMonkey, fetchmail oder getmail.

Benutzermanagement und Qualitätskontrolle
Beim Anlegen von Benutzerpostfächern beziehen die meisten Mailserver-Programme die Daten direkt von einem Verzeichnisdienst. Hier hängt das E-Mailmanagement stark mit dem Benutzer- oder auch Identitäts-Management zusammen. Auf den einzelnen Anwender bezogen findet zudem der Begriff Provisioning Verwendung, der den Vorgang bezeichnet, um einen Anwender mit den grundsätzlichen Voraussetzungen für seine Tätigkeit – wie ein E-Mailpostfach – auszustatten. Gerade in größeren Unternehmen wird dieser Vorgang zunehmend automatisiert. Das Anstellen eines neuen Mitarbeiters führt im besten Fall zu einer Ablaufkette, die dem Anwender alle nötigen Daten bis hin zum Passwort zur Verfügung stellt.

Ist das Nutzerpostfach einmal eingerichtet, kümmert sich der Administrator um den laufenden Betrieb. Dies kann unter anderem das Setzen von E-Mailquotas bedeuten, die den maximalen Speicherplatz pro Postfach begrenzen und verhindern sollen, dass Nutzer zu viel der insgesamt verfügbaren Storage-Kapazität belegen. Auch das Schaffen von Maximalgrößen für E-Mail-Anhänge kann die Leistung des gesamten Mailsystems positiv beeinflussen und spielt in den Bereich Performance-Management hinein. Im Sinne eines einheitlichen Erscheinungsbild des Unternehmens nach außen hin sollte ferner das Setzen von Signaturen und Abwesenheitsnotizen an zentraler Stelle verwaltet, zumindest aber kontrolliert werden. Diverse Zusatzprogramme, die etwa je nach Empfänger die passende Signatur hinzufügen oder bei erkrankten Mitarbeitern das Setzen des Abwesenheitsassistenten durch Dritte erlauben, erleichtern den Administrator die Arbeit. Zur Sicherstellung des laufenden Betriebs gehört weiterhin, dem Anwender bei auftretenden Problemen zur Seite zu stehen – die Einrichtung eines Helpdesks ist hier meist die gängigste Variante.

Keine Chance für Malware
Einen wichtigen Aspekt des E-Mailmanagement stellt die Absicherung vor Gefahren aus dem Internet dar. So haben Unternehmen zum einen mit einer großen Masse an unerwünschten Werbemails, dem sogenannten Spam, zu tun. Um die Produktivität der Anwender nicht zu belasten, müssen Spam-Mails schon vor der Auslieferung an die einzelnen Postfächer ausgefiltert werden. Je nach Anzahl der Postfächer kann diese eine Ressourcen-intensive Tätigkeit sein – Schätzungen gehen davon aus, dass mindestens 95 Prozent aller im Unternehmen eingehender E-Mail als Spam zu klassifizieren sind. Die entsprechenden Filter-Funktionen lassen sich entweder durch den Einsatz einer Software direkt auf dem Mailserver oder die Verwendung einer speziellen Hardware, meist UTM-Appliance (Universal Threat Management) genannt, implementieren.

Dieses Gerät zur Gefahrenabwehr sitzt zwischen dem Internet und dem E-Mailserver und sorgt dafür, dass nur relevante Geschäftsmail im Unternehmen ankommt. Derartige Appliances übernehmen in der Regel auch die Erkennung von Schadsoftware wie Viren oder Trojanern und sorgen dafür, dass diese Angreifer erst gar nicht ins Unternehmens-Netzwerk vordringen. Um sensible Mails für die Augen Dritter unlesbar zu machen, setzen viele Firmen zudem auf eine Verschlüsselung der elektronischen Post. Diese lässt sich dann nur vom Sender und Empfänger lesen, wenn letzterer sich im Besitz des korrekten Schlüssels befindet. Voraussetzung hierfür ist eine Public-Key-Infrastruktur (PKI), die mit Hilfe der Standards S/MIME oder OpenPGP für eine Codierung der Nachrichten sorgt.

Compliance muss sein
IT-Verantwortliche müssen sich beim E-Mailmanagement jedoch nicht nur mit technischen und organisatorischen Aspekten befassen. Zunehmend gilt es, mehr und mehr rechtliche Vorschriften (Compliance) zu beachten. Dies betrifft zum einen den Datenschutz. So ist es Administratoren etwa nicht erlaubt, das Postfach eines Anwenders zu sichten, wenn dort auch private Nachrichten liegen könnten. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, gehen viele Unternehmen dazu über, die private Nutzung des geschäftlichen E-Mailaccounts zu untersagen. Ein weiterer wichtiger Punkt sind Archivierungspflichten. Der Gesetzgeber hat elektronische Geschäftspost weitgehend mit dem klassischen Geschäftsbrief auf Papier gleichgesetzt. Daher verlangt er eine langfristige revisionssichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung von E-Mails in elektronischer Form. Dazu zählt zum einen die sichere Speicherung, aber auch der Schutz vor nachträglicher Veränderung. Neben den regulatorischen Anforderungen sollte eine Archivierungs-Software leistungsstarke Suchmethoden besitzen, um das Auffinden relevanter E-Mails zu erleichtern.

Collaboration – Zusammenarbeit auf allen Ebenen
Collaboration bezeichnet die Zusammenarbeit von Mitarbeitern im Unternehmen. Dazu nötige Voraussetzungen sind zum einen die bereits beschriebene E-Mailinfrastruktur sowie gängige Kommunikationswege über Telefon oder die Nutzung von Konferenzräumen. Klassisches Mittel zur Collaboration am PC ist die sogenannte Groupware, eine Software, die neben einem E-Mailpostfachs Funktionen wie das Projektmanagement, einen Kalender und ein Notizbuch bereit stellt. Dabei kann der Nutzer auch auf die Kalender und Notizen seiner Kollegen zugreifen, um etwa an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten.

Die klassische Groupware geht mehr und mehr eine Symbiose mit einem dynamischen Intranet ein, das – beeinflusst durch soziale Netzwerke – verstärkt über Web 2.0-Funktionen verfügt und sich im Regelfall über den Internet-Browser abrufen lässt. Elemente wie Foren, ein Wiki oder eigene Projektgruppen mit Mailinglisten sowie eine spezielle Plattform für gemeinsam bearbeitete Dokumente sind nur einige der Features von moderner Groupware. Bekannte Produkte sindLotus Notes von IBM, Groupwise von Novell, Sun ONE von Sun Microsystems, Microsoft Exchange und Microsoft-SharePoint-Technologien sowie Zimbra von VMware.

Ebenfalls zur Zusammenarbeit nutzen lässt sich Software zum Remote Zugriff und Desktop Sharing. Damit ist es möglich, sich direkt auf den Rechner eines Mitarbeiters zu verbinden, um in Echtzeit etwa eine Präsentation zu verfolgen oder gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten oder Dateien auszutauschen. Zunehmend in Mode kommt dabei die Nutzung von Videotelefonie. Bekannte Lösungen zum Desktop-Sharing heißen VNC, LogMeIn, Netviewer und TeamViewer. Bei vielen dieser Produkte ist mittlerweile auch der Zugriff auf einen entfernten Desktop nur über den Internet-Browser möglich. Ein Überblick, wann welcher Kollege online ist, rundet den Funktionsumfang der Werkzeuge ab.
22.08.2011/ln

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