Fachartikel

Facility Management mit openMAINT (1)

Gebäude und Grundstücke machen oft ein Viertel und mehr des bilanzierten Anlagevermögens von Unternehmen aus. Somit sind diese Liegenschaften als strategische Ressource und als bedeutender Teil der Wertschöpfungskette eines Unternehmens zu verstehen. Angesichts einer steigenden Objektzahl ist ein händisches Facility Management allerdings nicht praktikabel. Hier setzen Spezialwerkzeuge wie OpenMAINT an. Das Tool erlaubt den Einstieg in die Welt des digitalen Facility Managements. Die Umgebung bietet eine solide Funktionalität, die sich allerdings auf die wesentlichen Aufgaben beschränkt. Welche das sind, führt dieser Artikel auf. Im ersten Teil geben wir einen Überblick zu OpenMAINT und beschreiben dessen Installation.
Sind die Grunddaten einmal korrekt erfasst, gestaltet sich das Facility Management mit openMAINT recht einfach.
Bei der Planung, der Unterhaltung und der Bewirtschaftung von Immobilien fallen beträchtliche Kosten an. Privatunternehmen, aber in zunehmendem Maße auch öffentliche Einrichtungen sind gezwungen, Kostensenkungspotenziale zu eruieren. Hier setzt Facility Management an. Doch dies verfolgt nicht nur Kostenreduzierung, sondern auch Prozessoptimierung bei der Nutzung von Immobilien.

Unübersichtlicher Softwaremarkt
Mit speziellen IT-Lösungen, dem Computer Aided Facility Management (CAFM), lassen sich die Planungs-, Steuerungs- und Monitoringprozesse ausführen und in Teilen automatisieren. Mit der Notwendigkeit der Verwaltung von Immobilien und sonstigen Liegenschaften steigt die Nachfrage nach entsprechender Software. Die Softwarebranche hat längst darauf reagiert und eine schier unüberschaubare Anzahl an Programmen entwickelt. Für die Zielgruppe gestaltet es angesichts eines immer größer werdenden Angebots deshalb schwieriger, das optimale Werkzeug zu ermitteln.

Gerade in jüngerer Zeit ist die Zahl der CAFM-Anwendungen sprunghaft angestiegen. Nicht nur deren Anzahl, sondern auch die Funktionsvielfalt explodiert. Für potenzielle Anwender ist es kaum noch möglich, Klarheit bezüglich der Funktionalität und möglicher Einsatzgebiete zu erlangen. Dabei sind sich Experten weitgehend einig, dass die Rolle von CAFM in Zukunft wichtiger wird. Schon aus Gründen der strategischen Bedeutung können Unternehmen es sich kaum leisten, in diesem Feld nicht mit der Konkurrenz gleichzuziehen.

Doch nicht nur die Fülle an Liegenschaften stellt Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen, auch die Betreiberverantwortung stellt immer höhere Anforderungen. Diese Verantwortung wird branchenintern zunehmend als rechtliches "Anforderungskorsett" wahrgenommen. Insbesondere nehmen die Anforderungen bezüglich technischer Anlagen, aber auch in Hinsicht auf die rechtlichen Rahmenbedingungen zu. Hier ergeben sich verschiedene Berührungspunkte zum BGB, Baurecht, Arbeitsrecht, Umweltschutz sowie technischen Vorschriften und Normen.

Moderne CAFM-Software unterstützt typische FM-Kernprozesse und stellt die Funktionalitäten für folgende Aufgaben zur Verfügung:

  • Bestandsdokumentation
  • Flächenmanagement
  • Umzugsmanagement
  • Vertragsmanagement
  • Vermietungsmanagement
  • Betriebskostenmanagement
  • Reinigungsmanagement
  • Schlüsselmanagement
  • Energiecontrolling
  • Instandhaltungsmanagement
openMAINT im Überblick
Die meisten Administratoren sind auf der Suche nach einer quelloffenen Asset-Management-Umgebung schon einmal CMDBuild begegnet. Die openMAINT-Entwickler haben sich für diese Umgebung als Basis für eine Eigenentwicklung entschieden, da sie bereits eine Teilfunktionalität bietet, die mit openMAINT [1] ausgebaut werden soll. Die italienischen Programmierer haben diese Basis dahingehend weiterentwickelt, dass eine vollständige CAFM-Umgebung entstanden ist, mit der sich Immobilien wie Gebäude, Infrastruktur und so weiter aber auch mobile Vermögenswerte, Anlagen und technische Geräte wie Schalttafeln, Heizung/Kühlung, Leuchtmittel, Feuerlöscher, Möbel sowie die zugehörige Logistik und Wartungsarbeiten in einem System verwalten lassen.


Bild 1: Der erste Blick auf openMAINT. Dank der unaufgeregten Optik und einer klaren Benutzerführung
erschließen sich die Programmfunktionen von selbst.

openMAINT dient mithin nicht nur der reinen Verwaltung, sondern auch der Organisation, um unternehmerische Entscheidungen und operative Verfahren zu unterstützen. Die Entwickler bezeichnen openMAINT als ein CMMS-Produkt (Computerized Maintenance Management System), das auf umfassenden Erfahrungen auf diesem Gebiet basiert und Best Practices folgt. In der Praxis verschwimmen die Grenzen zwischen CAFM und CMMS.

 Profifunktionen im Abo 
Die Grundfunktionalität von openMAINT kann sich durchaus sehen lassen, doch vielen Unternehmen dürfte das nicht genügen. Sie wünschen sich zeitnahen Support, die Behebung von Schwachstellen oder spezifische Schnittstellen zur Integration in bestehende IT-Infrastrukturen. Mit der "openMAINT Subscription" offerieren die Entwickler drei Abo-Level (Silver, Gold und Platinum), die nicht nur Support, sondern drei proprietäre Zusatzfunktionen umfassen: Mit dem Self-Service-Portal können die Benutzer mit dem technischen Support in Kontakt treten, die mobile App erlaubt die Erledigung einfacher administrativer Aufgaben und das erweiterte Connector Framework ermöglicht die Interaktion mit REST- und SOAP-Services.
 
openMAINT kann relevante Basisdaten erfassen, Prozesse abbilden, Berichte erzeugen und Dashboards konfigurieren. Des Weiteren erlaubt das System, Dokumente, Rollen und Verantwortlichkeiten, technische Einschränkungen, beliebige Dateiformate und Georeferenzen zu verwalten sowie mit externen Systemen zu interagieren. Die Entwickler heben insbesondere hervor, dass es sich um eine gebrauchsfertige Software handelt, die die individuelle Anpassung der Datenmodelle, Workflows, Berichte, Dashboards und Konnektoren ermöglicht.

openMAINT installieren
Bei openMAINT handelt es sich um eine Java-basierte Umgebung, die grundsätzlich auf jedem Betriebssystem mit JVM-Installation läuft. Für die Entwickler ist allerdings Linux das System der Wahl, weil dort die meisten Tests durchgeführt wurden. Zur Ausführung bedarf es weiterhin eines Tomcat-Servers ab Version 8.5; die Entwickler raten zu Version 9.0.31 (oder höher). Das Herzstück der Umgebung ist eine PostgreSQL-Datenbank ab Version 10.1. Beim Dokumentenmanagement greift die Software auf das DMS Alfresco zurück.

Sind die notwendigen Systemvoraussetzungen geschaffen, steht der grafische Installationsassistent in den Startlöchern. Dazu führen Sie entweder die Datei "open-maint.sh" aus oder starten den Assistenten mit java -jar openmaint.war. Die GUI verlangt verschiedene Eingaben, Insbesondere müssen Sie die Pfade zum Tomcat- und Datenbankserver inklusive der jeweiligen Zugangsdaten spezifizieren. Mit Test Config prüfen Sie die Einstellungen. Gibt der Testdurchlauf ein "Config is OK" aus, leiten Sie den Installationsvorgang mit einem Klick auf "Install" ein. Der Prozess informiert Sie über die verschiedenen Vorgänge. Den Abschluss des Installationsvorgangs bildet die Erfolgsmeldung, dass openMAINT gestartet wurde und Sie sich mit dem Admin-Account (Benutzername und Passwort lauten "admin") einloggen können. Damit ist die Umgebung einsatzbereit.

In der zweiten Folge der Workshopserie bewegen wir uns mit der GUI durch die Gebäude und erklären Instandhaltung sowie Kostenkontrolle. Im dritten und letzten Teil sehen wir uns die Möglichkeiten zum Energiemanagement an und beschreiben die Konfiguration von Benutzerrollen.
4.01.2021/jp/ln/Dr. Holger Reibold

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