Fachartikel

Die größten Zeitfresser beim IT-Management

Ob Patch-Verteilung, Desktop-Verwaltung oder Lizenz-Management – es mag kaum zu glauben sein, aber viele IT-Fachleute erledigen Routineaufgaben noch immer auf die altmodische, manuelle Art. Das ist zwar auf den ersten Blick häufig bequemer, als Prozesse zu automatisieren, kostet letztendlich aber sehr viel mehr Zeit. Wir gehen in unserem Online-Artikel anhand einer Top 10-Liste der größten Zeitfresser darauf ein, welche Aufgaben am meisten Zeit kosten und welche passende Lösung es jeweils dafür gibt.
Fehlende Automatisierung und eine mangelhafte Dokumentation führen beim IT-Management zu großen Zeitverlusten
Multiteam- und Bereitschaftsplanung
Zu den manuellen Terminplanungsverfahren zählt der Einsatz von Tabellen, gemeinsam genutzten Kalender oder Telefonen für die Zustellung von Warnmeldungen. Dieses Verfahren basiert allein darauf, dass Probleme rechtzeitig von einzelnen Personen weitergeleitet werden. Menschliche Fehler sind so vorprogrammiert – vom Zeitaufwand ganz abgesehen. IT-Fachleute sollten die Terminplanung deshalb zentralisieren, damit alle einen Überblick über die Kalender erhalten, Warnungen automatisch weitergeleitet werden und IT-Mitarbeiter direkt von ihrem Endgerät aus reagieren können.

Patchen von Drittanwendungen

Eine Reihe von Systemadministratoren patcht Drittanwendungen wie Java, Flash und den Adobe Reader durch ein indirektes Verfahren mit viel Vertrauen gegenüber dem Benutzer oder indem er jeden Desktop persönlich aufsucht. Häufig geschieht dies auf Ad-Hoc-Basis, was bedeutet, dass möglicherweise noch Wochen nach der Veröffentlichung eines Patch einige Systeme noch nicht gepatcht sind. Und wenn Anwendungsbereitstellungs-Teams die Server verwalten (anstelle von Teams, die allgemein für das Betriebssystem verantwortlich sind), tendieren diese oft dazu, Ausfallzeit bei wichtigen Anwendungen in Kauf zu nehmen.

Speicherplatzverwaltung bei Desktop-Systemen
Zwar verspricht die Virtuelle Desktopinfrastruktur (VDI) das Aufräumen von unnötigen Dateien auf einem Desktop-Laufwerk zu erleichtern, aber für IT-Fachleute bleibt das vorerst ein Schwachpunkt und ein Zeitverschwender. Wenn das Desktop-Support-Team über funktionstüchtige Bootsystem-Installer für die Preboot Execution-Umgebung (PXE) verfügt, dann ist es weitaus sinnvoller, Arbeit auf einem gemeinsam verwendeten Laufwerk und nicht auf dem Zielcomputer zu speichern.

Überwachung der Serverleistung
Häufig betrachten Systemadministratoren nur dann die Statistiken der Leistungsüberwachung, wenn sie versuchen, ein kritisches Problem der Systemleistung zu finden und zu beheben (sprich: wenn Führungskräfte sich beschweren). Bei Servern ist die manuelle Leistungsüberwachung und Ursachenanalyse im Vergleich zu Netzwerkgeräten, die nur über eine Befehlszeilenschnittstelle (CLI) verfügen, besonders zeitintensiv, da Server ein Netz aus verschiedenen Protokollierungstypen generieren und somit unterschiedlicher Werkzeuge bedürfen.

Konfiguration von Datensicherungen
Ein Backup der Konfigurationseinstellungen ist bei Netzwerkgeräten aus vielen Gründen wichtig, etwa um ein aufgehängtes Gerät schnell wiederherzustellen oder die Settings mit älteren Versionen abzugleichen, damit Änderungen erkannt werden können. Am Freitagnachmittag um 16:50 Uhr für jedes Gerät manuell ein Backup zu erstellen, ist nicht nur ärgerlich – bei dieser Aufgabe kann es auch leicht zu Fehlern kommen. Tun Sie sich selbst einen Gefallen und investieren Sie für die Netzwerkkonfiguration in eine automatisierte Lösung, damit Sie nicht Gefahr laufen, einen Fehler zu entdecken, wenn es bereits zu spät ist.

Verwaltung von IP-Adressen
Die meisten IT-Administratoren verwalten IP-Adressen manuell in Excel, was extrem zeitraubend ist. Indem Sie das Verfahren für die Verwaltung von IP-Adressen automatisieren, sparen Sie nicht nur Zeit, sondern Sie können auch die Effizienz steigern sowie detaillierte Informationen zum Netzwerkmanagement erhalten, die die Gesamtleistung beeinflussen.
 
Sicherstellung der Lizenzeinhaltung
Obwohl manche Unternehmen den Lizenzierungs-Prozess dahingehend verbessert haben, dass sie eine Datenbank verwenden, benutzen vermutlich viele noch Excel oder Word – das gilt insbesondere für mittelständische Unternehmen, die keine Unternehmensverträge haben. In einigen Fällen hat das zur Folge, dass Unternehmen zu viele autorisierte Freischaltungen erwerben, oder – was noch schlimmer ist – unnötige oder ungenutzte Lizenzen kaufen. Der Einsatz von Technologien für die Inventarisierung von Software würde die Verschwendung, die mit manuellen Verfahren der Lizenzeinhaltung einhergeht, reduzieren.

Management persönlicher E-Mails
Die Zahl der IT-Fachleute, die die Möglichkeit nicht nutzen, zur Bearbeitung von Nachrichten in Ihren Postfächern automatisierte Regeln einzurichten, ist alarmierend. Das automatische Sortieren bestimmter Nachrichtenarten anhand von Regeln stellt eine enorme Zeitersparnis dar und ermöglicht den Benutzern, sich auf Angelegenheiten mit einer hohen Priorität zu konzentrieren, ohne erst all die weniger wichtigen beziehungsweise dringenden Informationen durchforsten zu müssen.

Verwalten von Sicherheits- und Richtlinienänderungen
Ganz gleich, wie organisiert oder gut geführt Sicherheitsrichtlinien sind, es gibt immer einmalige und kurzfristige Änderungswünsche, deren Umsetzung unerwartet viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Ähnlich störend ist es, wenn das Verfahren, das diese temporären Sicherheits- und Richtlinienänderungen absichert, aufgehoben wird. Oft liegen auch keine Unterlagen darüber vor, wer der Eigentümer des Verfahrens ist oder ob es sich um eine unternehmenskritische Änderung handelt. Die Überwachung des Traffics ist nur zum Teil hilfreich. In den meisten Fällen muss der Administrator dennoch zum Telefon greifen oder die Person finden, die den Änderungsantrag gestellt hat, um festzustellen, ob dieser aufgehoben werden kann.

Druckerwartung
Es gibt keinen vernünftigen Grund dafür, dass sich ein IT-Administrator mit Aufgaben wie etwa der Überprüfung niedriger Tonerstände beschäftigen sollte. Das gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Und trotzdem überprüfen IT-Administratoren letztendlich immer noch häufiger als sie sollten Papier oder Toner. Eine zusätzliche Überwachung des Materialstatus und das Versenden von Warnmeldungen an die örtlichen Zulieferer kann Abhilfe schaffen.

Fazit
Mit dem Ausschalten manueller Zeitverschwender und die Nutzung automatisierter Verfahren beim IT-Management können Unternehmen die Effizienz deutlich erhöhen. Die IT-Mitarbeitern verfügen so über deutlich mehr Zeit um die Aufgaben zu erledigen, für die sie bezahlt werden. Die Vorteile, die sich aus dieser Automatisierung ergeben, werden letztendlich im gesamten Unternehmen deutlich, da sich so wertvolle Ressourcen für die Verbesserung der Geschäftsprozesse und des IT-Betriebs freisetzen lassen.
22.05.2013/Lawrence Garvin und Patrick Hubbard, Head Geeks bei SolarWinds/ln

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