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Vorkehrungen für Lizenz-Audits treffen

Nach Lizenz-Audits müssen Unternehmen im schlechtesten Fall hohe Nachzahlungen in Kauf nehmen. Um dies zu verhindern, ist es unbedingt notwendig, im Voraus einige Vorbereitungen zu treffen. Dieser Tipp zeigt, auf was genau zu achten ist und welche Vorkehrungen bereits vor einem Audit getroffen werden sollten.
Zunächst einmal sollte die lückenlose Abbildung Ihrer Lizenzen nicht erst dann erfolgen, wenn das Schreiben mit der Ankündigung des Audits in der Post liegt. Denn dann bleiben Ihnen nur noch 30 Tage. Sie sollten vor dem Audit zu 100 Prozent wissen, welche Software in Ihrem Unternehmen genutzt wird, um diese mit den Nutzungsbedingungen des Herstellers abzugleichen. Die Verantwortung für ein Audit sollte nicht bei einer Person allein liegen. Daher sollten Sie diese drei Vorkehrungen unbedingt treffen:
  1. Entwickeln Sie eine Audit-Reaktionsstrategie und legen Sie fest, wer in Ihrem Unternehmen befugt ist, auf das Schreiben zum bevorstehenden Audit zu reagieren, und kommunizieren Sie das anstehende Audit an alle Beteiligten, um Unterstützung zu erhalten.
  2. Formieren Sie ein einsatzbereites Audit-Team aus Technischem Leiter, Projektmanager Lizenzen, Anwendungsmanager für die Software und jeweils einem Vertreter aus den Bereichen Recht und Einkauf.
  3. Nutzen Sie ein professionelles SAM-Tool zur Qualitätsprüfung. Ein solches Tool generiert die für ein Audit erforderlichen Lizenzdaten exakt, schnell und einfach und erstellt den erforderlichen Compliance-Bericht. Zu den größten Herausforderungen im Lizenzmanagement zählen die richtige Inventarisierung der Assets und die Datenqualität bei deren Erhebung. Bei der sogenannten Lizenzbilanz ist die Gegenüberstellung zwischen dem, was installiert, und dem, was gekauft wurde, immer nur so gut wie die dazu vorliegende Datenbasis. Über das SAM-Tool werden nur die aktiven Geräte im Netzwerk gescannt. Vergessen Sie keine Rechner, die gerade offline sind!
Für das Audit bereithalten sollten Sie außerdem unbedingt eine lückenlose Dokumentation Ihrer Lizenzerwerbe sowie deren Wartungsverträge. Sind Sie nicht Ersterwerber, sondern nutzen Gebrauchtsoftware, sollten Sie auch für diese eine lückenlose Dokumentation inklusive der Löschungsbestätigung des Ersterwerbers besitzen.
15.12.2019/Relicense/ln

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