Fachartikel

Mit weniger Aufwand zu einer korrekten Lizenzierung

Meist sorgt die IT-Abteilung für eine korrekte Verwaltung von Softwarelizenzen. Je heterogener die Strukturen im Unternehmen jedoch sind, desto höher ist der Aufwand hierfür. Mobile und Cloud-basierte Anwendungen erhöhen die Komplexität dabei zusätzlich. Der Fachartikel zeigt, wie sich IT-Abteilungen mit Software Asset Management als Managed Service Freiräume zurückerobern. Denn Prozessautomatisierungen und korrekte Lizenzbilanzen reduzieren Aufwände und lassen dem Administrator Zeit fürs Wesentliche.
Ein händisches Lizenzmanagent führt schnell zu unübersichtlichen Verhältnisse und kostet unter dem Strich meist mehr Zeit und Geld.
Ziel von Software Asset Management (SAM) ist es, die Nutzung von Software im Unternehmen transparent und effizient zu organisieren, sowie den Software-Bestand über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu kontrollieren und kontinuierlich ein aktuelles Inventar desselbigen zu pflegen. Im Zentrum stehen vor allem Kosteneinsparungen, denn Unternehmen erhalten genaue Informationen darüber, wie viele Lizenzen sie besitzen und wie viele sie wirklich nutzen.

SAM eignet sich für Unternehmen aller Größenordnungen. Insbesondere dezentral strukturierte Organisation mit vielen Niederlassungen und Einzelbetrieben, oft um den Globus verteilt, profitieren davon. Denn diese haben zwangsläufig eine komplexe IT-Landschaft mit zahlreichen Software-Installationen, über die die Administration oftmals bereits den Überblick verloren hat. Je größer und komplexer ein Software-Portfolio ist, desto mehr lässt sich über SAM einsparen.

Aber auch kleinere und mittelgroße Unternehmen gewinnen durch Software Asset Management einen Mehrwert. Sie kämpfen zwar nicht unbedingt mit der gleichen Heterogenität bei den Software-Installationen. Dennoch ist es für kleine IT-Teams eine große Herausforderung, angesichts der komplexen Lizenzpolitik der zumeist eingesetzten Hersteller in Rechenzentren (wie Microsoft, IBM, Oracle oder VMware), stets informiert und auf dem Laufenden zu bleiben.

Lizenz-Komplexität im Praxisbeispiel
Heutzutage statten viele Unternehmen ihre mobilen Mitarbeiter nicht nur mehr mit Notebooks aus, sondern auch mit Tablet-PCs und Smartphones – mit signifikanten Auswirkungen auf die Lizenzstruktur. Betrachten wir ein alltägliches Szenario: Ein Unternehmen hat einen Microsoft-Select-Vertrag mit 10.000 Desktop-Computern und schafft nun für zirka 500 Mitarbeiter zusätzlich Tablets mit Windows 8 an. Zunächst gilt die einfache Regel: Für die 10.000 Clients werden 10.000 Office-Lizenzen benötigt.

Komplizierter wird es, wenn auf den Tablets auch Office zum Einsatz kommen soll. Dann darf bei Volumenlizenzen oder dem Full Packaged Product (FPP) mit Datenträger, Lizenz und Dokumentation, das Zweitnutzungsrecht angewendet werden (Ausnahme ist in der Regel ein Enterprise Agreement) – allerdings teilweise wiederum nicht, wenn Office auf einem Terminal-Server genutzt wird. Denn nur Office aus den Volumenlizenzen darf über Terminal-Server genutzt werden – die Office-Lizenz auf dem FPP bietet diese Möglichkeit nicht. Des Weiteren gibt es noch ein Risiko: Nur ein mit Office lizenziertes Gerät darf zugreifen, das Gerät welches über das Zweitnutzungsrecht verfügt, ist kein lizenziertes Gerät. Es nutzt lediglich die Lizenz des "Erstgerätes".

Dieses Beispiel zählt noch zu den einfacheren Fällen, da es sich um eine Microsoft-only-Umgebung handelt. Aber angenommen, der Terminal-Server stellt virtuelle Desktops mittels VMware View oder Citrix bereit – wie ist dann die Lizenzsituation? Hier geraten Unternehmen schnell auf den falschen Weg und bezahlen oft mehr als sie müssten. Mit dem Trend zu virtualisierten Rechenzentren und Cloud Computing steigt die Gefahr von Fehlern bei Software-Lizenzberechnungen.

SAM erleichtert Administratoren die Arbeit
Managed-Service-Lösungen für SAM schaffen Software-Transparenz im Unternehmen. In einem kontinuierlichen Prozess wird die installierte Software permanent mit den erworbenen Lizenzen abgeglichen. Im Gegensatz zu einem klassischen SAM-Projekt, das nur Momentaufnahmen bereitstellt, stehen so zu jeder Zeit auf Knopfdruck verbindliche Informationen zum Compliance-Status zur Verfügung. Unternehmen können damit die Software-Lizenzen maximal konsolidieren und so Betriebskosten nachhaltig senken.

Auf den ersten Blick könnte man daher meinen, dass SAM überwiegend ein Thema für Lizenzmanager ist. Dennoch wirkt es sich deutlich auf die benötigten Zuarbeiten und Aufgaben in der IT-Administration aus. Durch verschiedene Automatismen und Analysewerkzeuge lassen sich zusätzliche Mehraufwände für Administratoren auf ein Minimum reduzieren.

Ein wesentlicher Punkt dieser Unterstützungsarbeit ist es, einen ganzheitlichen Überblick der eingesetzten Software-Titel zu erlangen. Vielen Unternehmen fehlt das genaue Wissen und dadurch auch Nachweismöglichkeiten darüber, welche verschiedenen Produkte und Versionen im Einsatz sind. Umfassende Software-Kataloge, die mehrere Tausend Hersteller und Hunderttausende von Releases abdecken, sowie eine integrierte Tiefenerkennung sorgen für wertvolle Unterstützung. Damit lassen sich wichtige Informationen – beispielsweise die Zugehörigkeit von Einzelprodukten zu Suiten – ermitteln und konsolidieren. Langwierige Bereinigungen von Inventory-Reports gehören damit der Vergangenheit an.

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9.12.2015/ln/Joern Kraus, Silvio Lauenburger, Professional Services Sales SAM & ITSM bei Comparex

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