Fachartikel

Seite 2 - Tipps zur Implementierung eines ERP-Systems

Die Wahl des Anbieters
Das Angebot im Bereich ERP-Systeme ist immens groß. Es gibt Komplett-, Individual- und Branchenlösungen sowie Cloudvarianten in Hülle und Fülle. Da fällt die Auswahl schwer. Daher ist auch hier eine gute Vorbereitung essentiell für eine erfolgreiche Implementierung. Es gilt zunächst anhand des Lastenheftes individuelle Kriterien auszuarbeiten, welche das ERP-System erfüllen soll. Ein Online-Shop darf beispielsweise nicht auf ein integriertes CRM verzichten, um die Qualität des Kundenservice so hoch wie möglich zu halten. Für Produktionsketten lohnt sich hingegen eine CAD-Schnittstelle, um die Konstruktion mit dem System zu verbinden.

Anschließend stehen einem Unternehmen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen kann sich die Firma nun im Internet informieren und ein geeignetes Softwareprogramm auswählen. Wer jedoch eine Individualsoftware präferiert, sollte das Lastenheft mitsamt der aufgelisteten Funktionen und Kriterien an verschiedene Anbieter schicken und sich von diesen entsprechende Angebote einholen.

Pflichtenheft
Wurde ein passender Hersteller gefunden, beginnt die Zusammenarbeit. Im Rahmen dessen werden unter anderem folgende Schritte unternommen:

  • Technische Umsetzung prüfen
  • Prozesse definieren
  • Anpassungen vornehmen
  • Testversuche durchführen
Jeder Meilenstein, der erfolgreich geplant oder abgeschlossen wurde, wird ins Pflichtenheft eingetragen und von beiden Seiten bezeugt. So können alle Parteien die einzelnen Schritte jederzeit nachvollziehen. Das Vorgehen selbst kann auf unterschiedliche Art erfolgen. In der Regel vollzieht sich die Implementierung entweder klassisch oder agil:

Klassische Implementierung
Agile Implementierung
Linearer Ablauf Projekte in einzelne Abschnitte unterteilt
Meilensteine Einzelabschnitte getestet, zerlegt, nachgebessert
Detailreich geplant
Fehler werden frühzeitig erkannt

Testphase
Zu diesem Zeitpunkt wird ein bereits lauffähiges ERP-System beim Kunden installiert. Dieser hat nun die Möglichkeit, das komplette Programm auf Herz und Nieren zu prüfen. Gleichzeitig sollten Unternehmen die Testphase nutzen, um sich mit der Handhabung vertraut zu machen und bei Bedarf Änderungswünsche zu äußern.
Schulung der Mitarbeiter
Um zu gewährleisten, dass die Übergangsphase nicht zulange anhält, sollten Unternehmen frühzeitig damit beginnen, Ihre Mitarbeiter in das neue ERP-System einzuarbeiten. Begonnen wird mir der Grundschulung der Key-User. Diese erhalten einen Überblick über die wichtigsten Funktionen und eine Einarbeitung in die Bedienung. Die Key-User sind später dafür verantwortlich, andere ebenso wie neue Kollegen in das System einzuarbeiten.

Spätestens an dieser Stelle stellt sich zudem heraus, ob die Benutzerfreundlichkeit den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Es ist wichtig, dass die Usability klar, einfach und verständlich ist. Andernfalls verlangsamt sich der Implementierungsprozess deutlich. Zudem sollte die Grundschulung zeitnah durchgeführt werden. Sobald das ERP-System ausgereift ist, erfolgt die interne Mitarbeiterschulung aller betreffenden Angestellten durch die Key-User.

Datenübernahme
Der vorletzte Schritt im Implementierungsprozess stellt der Datenimport dar. Alle relevanten Inhalte, die noch nicht in das System eingespeist wurden, müssen nun importiert werden. Dies wäre weiterhin der richtige Moment, um die Stammdaten zu überprüfen und zu pflegen – sofern dies nicht bereits geschehen ist. Dieses Vorgehen ist notwendig, da das neue System im letzten Schritt das alte Modell ersetzt und dann in der Regel kein Zugriff mehr auf die Daten möglich ist.

Fazit
Es ist endlich soweit: Im Echtbetrieb wird die Implementierung des ERP-Systems abgeschlossen und die neue Version in Betrieb genommen. Das Unternehmen kann jetzt abteilungsübergreifend arbeiten sowie Prozesse und Strukturen effizienter gestalten.


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20.03.2019/ln/Sven Heinrich, Junior ERP-Consultant bei erp-system.expert

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