Fachartikel

Remotemigrationen trotz Lockdown bei H-Hotel

Zentral gesteuert die kaufmännische Hotelsoftware aktualisieren und von Windows 7 auf Version 10 migrieren – was nicht selten Monate oder länger dauert, war bei der H-Hotel GmbH in nur acht Wochen vollzogen. Der zügige Umzug gelang dem Unternehmen mit breiter Standortstruktur im Frühjahr 2020 ungeachtet von Corona-Lockdown und Home-Office-Betrieb. Wie unser Fachartikel zeigt, war dabei die Implementierung eines passenden Clientmanagement-Systems entscheidend.
Zu den 65 Standorten von H-Hotels gehört unter anderem das h4-hotel in Hamburg-Bergedorf.
Die H-Hotels Gruppe zählt zu den größten Hotelbetreibern Deutschlands. Das familiengeführten Unternehmen betreibt 65 Häuser, neben Deutschland auch in Österreich, der Schweiz und in Ungarn. Aufgrund der heterogenen Standortstruktur erwiesen sich auf alle Häuser erstreckende Softwareupdates, Neuinstallationen und Upgrades für das IT-Team als extrem aufwendig. Einiges funktionierte zwar remote, in vielen Fällen war aber dennoch ein Vor-Ort-Einsatz notwendig.

Migration und Softwareupdate in einem Rutsch
Für alle Häuser standen zum Jahreswechsel 2019/2020 zwei große IT-Projekte an. Zum einen ging es darum, von Windows 7 auf Windows 10 zu migrieren und zum anderen parallel das Oracle Opera Property Management System (PMS), der kaufmännischen Standard-Hotelsoftware für Check-in und Check-out, Buchhaltung et cetera zu aktualisieren. Das bestehende IT-Team hätte die damit verbundenen Tätigkeiten und Abstimmungen durchaus manuell bewältigen können, allerdings nur mit hohem ineffizientem Aufwand, wie zum Beispiel massenhaft die gleichen Prozeduren auf allen Rechnern durchführen. Diese vergeudete Zeit hieß es einzusparen, was sich durch den Einsatz eines neuen Clientmanagement-Systems, der ACMP Suite von Aagon Client Management, umsetzen ließ. Die Software eines mittelständischen Softwareanbieters erschien den Verantwortlich als nicht zu überfrachtet und versprach, die eigenen Anforderungen am besten abzudecken.

Statt lokaler IT-Entscheidungen besser zentralisieren
Seit einigen Jahren fährt die H-Hotels GmbH eine Zentralisierungsstrategie. Zuvor war jedes Hotel relativ autark, die Leitung vor Ort konnte beispielsweise darüber entscheiden, ob und wie viele neue PCs mit welchen Anwendungen angeschafft werden. Für die zentrale IT-Abteilung gab es somit keinen detaillierten Überblick von den Strukturen, die in den Hotels mit der Zeit entstanden sind. Daher bedeutete das zunächst, die unternehmensweit 1300 Clients und 500 Server grundlegend zu inventarisieren. Dafür wurden alle Rechner in der Zentralkomponente der ACMP Suite Desktop Automation erfasst.
Innerhalb einer Nacht 700 Clients angepasst
Nach der Inventarisierung wurden zügig Software und Hardware getauscht. Anschließend ging es an den Umzug des Betriebssystems. Der leitende IT-Mitarbeiter schätzt ein, dass er für das Windows-10-Upgrade bei herkömmlicher Struktur rund eine Woche pro Hotel gebraucht hätte. Das hieße über ein Jahr gebundene Arbeitszeit, bevor mit der PMS-Erneuerung überhaupt hätte begonnen werden können.

Mit dem Clientmanagement-System war ein Großteil der Rechner schon innerhalb von acht Wochen auf dem neuesten Stand. Momentan laufen nur die Rechner noch auf Windows 7, die mit spezieller Software ausgestattet sind, die bisher nicht Windows-10-fähig ist, wie zum Beispiel die Anwendung für die Schließkartensysteme.

Die IT-Abteilung hat beim PMS-Wechsel mit dem Clientmanagement-System innerhalb einer Nacht notwendige Clienteinstellungen auf 700 Rechnern angepasst. Java-Applet-Verknüpfungen auf die neue Version wurden auf den Desktop gelegt, um den Usern vor Ort den Einstieg in die neue Opera-Version so einfach wie möglich zu machen.

Mehr Zeit für strategische IT-Aufgaben

Mit den bisherigen Windows Update Services (WSUS) waren bei großen Datenmengen die Leitungen oft überlastet. Beim Auschecken ist es aber unschön, die Gäste auf sich unendlich langsam öffnende Bildschirmmasken warten lassen. So wird die IT-Abteilung künftig gezielte Windows-Updates über das "Complete Aagon Windows Update Management" (ACMP CAWUM) einspielen. Davon verspricht sie sich Performanceverbesserungen der lokalen PMS-Anwendungen.

Im Einsatz sind bereits auch die Self-Service-Funktionen des Clientmanagement-Systems. So laden sich die User über den "Kiosk" alltägliche Tools wie Firefox oder Chrome selbstständig herunter und entlasten dadurch die IT-Abteilung von immer wiederkehrenden Routineaufgaben. Das Unternehmen schätzt, dass das Supportaufkommen um 60 bis 70 Prozent gesunken ist, wodurch den Mitarbeitenden in der IT mehr Zeit für strategische Aufgaben bleibt.

Per Clientmanagement Homeoffice-Arbeitsplätze in der DMZ verwalten
Mit dem Clientmanagement-System ließ sich trotz der Herausforderungen des Pandemiebeginns eine zügige Umstellung erreichen. Beide Migrationen – Windows und PMS – fielen in die Zeit des ersten Corona-Lockdowns im Frühjahr 2020. Das Werkzeug ist dem Konzern weiterhin eine große Hilfe im Alltag, um die weiterlaufenden Aufgaben ordnungsgemäß durchführen zu können, etwa um Software und Updates zu verteilen und zu administrieren.

Einen Großteil der Büroarbeitsplätze hat die Hotelkette während des Lockdowns ins Home Office verlagert. Jeder, der nicht über einen mobilen Arbeitsplatz verfügt, stellte seinen Desktoprechner zuhause auf. Das IT-Team hatte die Software in die demilitarisierte Zone gehoben, um auch die Home-Office-Arbeitsplätze darüber managen zu können. So war ein unterbrechungsfreies Arbeiten möglich.

Fazit
Mit ihrem neuen Clientmanagement-System sicherte sich die IT-Abteilung von H-Hotels die Kontrolle über die weitverzweigte IT-Infrastruktur. Damit folgte sie ihrer grundsätzlichen Zentralisierungsstrategie. Von großem Nutzen erwies sich das System besonders während des Corona-Lockdowns.
13.07.2022/ln/Sebastian Weber, Head of Product Management bei Aagon

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