Fachartikel

SAP-Prozessintegration in Microsoft-Plattformen

Cloudkonnektoren zur Integration von SAP-Prozessen in andere Zielumgebungen haben eine rasante Entwicklung genommen, insbesondere für die Microsoft-Power-Plattformen. Viele Unternehmen kennen jedoch die Vielfalt der Anwendungsfälle noch nicht und wissen nicht genau, wie sie ein Projekt zur Prozessautomatisierung und -modellierung optimal durchführen. Der Fachartikel zeigt Ihnen SAP-Prozesse, deren Abbildung in den gewohnten Umgebungen eine große Hebelwirkung entfaltet.
Die Cloud, SAP-Systeme und Microsoft Power Automate lassen sich sinnvoll miteinander verzahnen.
Die noch vor Kurzem insbesondere im DACH-Raum verbreiteten Vorbehalte gegen die Cloud aufgrund von Sicherheitsbedenken brechen mehr und mehr weg nicht wenige Unternehmen vertrauen der Cloud inzwischen mehr als ihren eigenen Servern. Gerade im SAP-Umfeld kennen jedoch viele die heute vorhandene Vielfalt der Use Cases insbesondere mit der Microsoft Power Platform noch nicht. Vier typische Beispiele illustrieren die Chancen.

Rechnungsdaten automatisch erkennen und in SAP übertragen
Die schnell umsetzbaren Anwendungsfälle zur Integration unterteilen sich in Robotic Process Automation (RPA), Business Process Integration (BPI) und Data Management. Um mit RPA zu beginnen: Ein Konnektor spielt hier seine Vorteile bei repetitiven Aufgaben aus, etwa der manuellen Eingabe von Rechnungen aus einer Excel-Liste in das SAP-System.

Mitarbeiterkönnen auf der Oberfläche des Konnektors durch den Prozess navigieren, die Items definieren und den Prozess aufzeichnen. Anschließend binden sie den gespeicherten Prozess so in einen Workflow in Power Automate ein, dass zum Beispiel immer dann, wenn eine Rechnungsübersicht mit verschiedenen Positionen in einer Excel-Tabelle in SharePoint hochgeladen wird, sich der Workflow aktiviert und die Daten automatisiert in das SAP-System geschrieben werden. Die Felder sind dynamisch befüllt, das händische Eingeben ist vollständig ersetzt.

Der Automatisierungsgrad lässt sich weiter steigern: Das Microsoft Tool "AI Builder" erkennt auf Basis vortrainierter Templates automatisch die Rechnungskomponenten in einem PDF-Dokument und übergibt sie an den Konnektor, der wiederum den aufgezeichneten Prozess startet und die einzelnen Werte in SAP schreibt. In allen geschilderten Fällen sind in Abhängigkeit von den Sicherheitsanforderungen optional auch manuelle Zwischengenehmigungen möglich.

Prozess zum Urlaubsantrag aus SAP herausziehen und individuell anpassen
Das zweite Feld, die Business Process Integration, bildet klassische Geschäftsprozesse, etwa Urlaubsanträge, Reisekosten-/Spesenabrechnungen, die Angebotserstellung oder Bestellanforderung ab. Obgleich diese sich in der Regel nicht vollständig automatisieren lassen, sind signifikante Effizienzsteigerungen sehr einfach möglich.

Beispiel Urlaubsantrag: Der sehr starre SAP-Prozess lässt sich nur mit zusätzlichem Aufwand modifizieren. Oft benötigen Unternehmen jedoch mehrstufige Genehmigungsverfahren, in denen unterschiedliche Nachrichten an mehrere Empfänger gesendet werden. Mit einem Konnektor können die Projektverantwortlichen den Prozess aus SAP in die Microsoft Power Platform übertragen, um in der neuen Umgebung Frontend und Prozessschritte zu customizen und ihn zu automatisieren.
BANF-Formular in Drittanwendung nach SAP schreiben
Der dritte Anwendungsfall: Ein Mitarbeiter trägt Bestellanforderungen wie Materialnummer, Menge, Lieferdatum oder Kontierung in ein außerhalb von SAP liegendes BANF-Formular ein. Dies kann in einer Canvas App, Model Driven App, Power App oder einer SharePoint-Liste geschehen. Über einen automatisierten Workflow werden die Informationen an den Konnektor übergeben und von dort in SAP geschrieben. Anhand der erzeugten Belegnummer oder eines Tabelleneintrags ist das Ergebnis wieder auffindbar und steht zur Weiterbearbeitung bereit.

Änderungen der Kundenstammdaten übernehmen
Über mittlerweile hunderte Konnektoren der Power Platform selbst besteht im Rahmen von Beispiel vier darüber hinaus die Möglichkeit, dass SAP mit anderen Cloudplattformen wie einem CRM-System interagiert. Ein typischer Anwendungsfall aus dem dritten Bereich der SAP-Prozessintegration, dem Data Management: Ein Unternehmen ändert in Dynamics 365 oder Salesforce die Kundenstammdaten, die sofort über Power Automate mit SAP synchronisiert werden.

Es gibt also keine redundante und damit fehleranfällige Datenhaltung mehr und auch der Aufwand für die Suche und erneute manuelle Eingabe von Daten erübrigt sich. Ein leistungsfähiger SAP-Cloudkonnektor hält in Kombination mit der Power Platform alle Informationen auf dem aktuellen Stand und verhindert Datenschiefstände zwischen dem führenden System und weiteren Ablageorten.

Fazit
Zukünftig wird sich die Nachfrage nach einer Vernetzung der verschiedenen Unternehmenslösungen in der Cloud weiter steigern. Die Möglichkeiten des in vielen Unternehmen bereits eingesetzten Office 365 schöpfen die meisten noch nicht voll aus. Um die Fortschritte der künstlichen Intelligenz ergänzt, können Unternehmen hier ungeahnte Kräfte mobilisieren. Parallel dazu entwickelt sich die Power Platform kontinuierlich weiter, zum Beispiel in Richtung eines vereinfachten Hinzufügens und Konfigurierens von Prozessen oder eines Ausbaus der Verbindungsmöglichkeiten mit anderen Komponenten. Es muss auch nicht immer Microsoft sein: Konnektoren werden sich zukünftig noch anbieterneutraler präsentieren und SAP mit unterschiedlichen Produkten kommunizieren lassen.
12.10.2022/ln/Christian Tauchmann, Software Consultant bei Theobald Software

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