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Schatten-IT im Home Office

Der Großteil der deutschen Heimarbeiter greift auf Schatten-IT zurück, wodurch sich das Sicherheitsrisiko für Unternehmen erhöht. Das ist das zentrale Ergebnis einer aktuellen Studie des Cybersecurity-Spezialisten Forcepoint, die die Auswirkung von Heimarbeit auf die Nutzung von Technologie untersucht.
Die Arbeit im Home Office stellt Mitarbeiter wie Unternehmen vor Herausforderungen.
Das Arbeiten im Home Office hat erhebliche Auswirkungen auf die IT-Sicherheit von Unternehmen, so das Ergebnis einer Umfrage von Forcepoint [1] in Deutschland. Durch den Einsatz privater Geräte und Software-Tools, die nicht von der zentralen IT verwaltet, kontrolliert und abgesichert werden, sind die Unternehmen und deren Daten einem hohen Sicherheitsrisiko ausgesetzt.

Tatsächlich gaben 63 Prozent der Befragten an, mit privaten Endgeräten auf Dokumente und Dienste ihres Arbeitgebers zuzugreifen. 58 Prozent speichern oder übertragen Arbeitsdaten auf persönlichen USB-Sticks, 55 Prozent der Befragten gaben an, private E-Mail- oder File-Sharing-Cloud-Dienste für Arbeitszwecke zu verwenden. Für die Nutzung von Schatten-IT führten die Befragten diese Gründe ins Feld: Erstens erleichtere sie ihnen die Erledigung bestimmter arbeitsbezogener Aufgaben (56 Prozent); zweitens erschwerten es ihnen Unternehmensrichtlinien, ihre Arbeit ohne Schatten-IT überhaupt bewältigen zu können (50 Prozent).

Neben dem Einsatz von Schatten-IT legen die deutschen Heimarbeiter auch einen recht sorglosen Umgang mit physischen Arbeitsunterlagen und Geräten ihres Arbeitgebers an den Tag. So gaben beispielsweise 67 Prozent der Befragten an, Dokumente auf Geräten auszudrucken, die von mehreren Personen in ihrem Haushalt genutzt werden. 55 Prozent lassen Arbeitsunterlagen im Haus herumliegen. Außerdem nutzt fast die Hälfte der Befragten (47 Prozent) die vom Arbeitgeber gestellten Endgeräte auch für private Zwecke. 36 Prozent erlauben sogar Familienmitgliedern die Nutzung der Firmengeräte.

Innerhalb der Gruppe der Schatten-IT-Nutzer zeigten sich teilweise erhebliche Unterschiede. So setzen etwa Männer häufiger als Frauen private Geräte und Software für die Arbeit ein. Auch Personen, die im Home Office Betreuungsarbeit leisten, also sich etwa um ihre Kinder kümmern, greifen eher auf Schatten-IT zurück. Der größte Unterschied zeigt sich aber in den verschiedenen Altersgruppen. So nutzen jüngere Mitarbeiter deutlich öfter Schatten-IT als ihre älteren Kollegen.

"Heimarbeit scheint sich auf bestimmte Gruppen negativer auszuwirken als auf andere. Vor allem jüngere Mitarbeiter beklagen einen größeren negativen Einfluss auf ihr Arbeits- und Berufsleben als ältere Mitarbeiter“, kommentiert Dr. Margaret Cunningham, Principal Research Scientist bei Forcepoint, diese Unterschiede. "Möglicherweise entscheiden sie sich für Schatten-IT, weil sie mehr private Geräte und Accounts besitzen und nutzen oder, weil sie sich mit unterschiedlichen privaten Software-Tools besser auskennen. Unsere Studie verzeichnet bei dieser Gruppe aber auch ein höheres Stresslevel. Das könnte darauf hindeuten, dass sie sich von Zeit- und Arbeitsverpflichtungen stärker unter Druck gesetzt fühlen und daher riskantere Verhaltensweisen an den Tag legt, um ihre Arbeit zu erledigen. Das kann Unternehmen einem erhöhten Cybersicherheitsrisiko aussetzen.“

Allerdings darf nicht der Schluss gezogen werden, dass sich Mitarbeiter aus Böswilligkeit riskant verhalten. Vielmehr versuchen sie einfach nur, in einer schwierigen Phase ihres Arbeitslebens ihre Aufgaben zu erledigen. Über 65 Prozent der deutschen Befragten gaben an, Cybersicherheitsrisiken bei der Nutzung von Schatten-IT zu berücksichtigen. 61 Prozent berichteten, dass sie von ihren Arbeitgebern zusätzliche Schulungen und Unterstützung erhalten.

Zusätzliche Belastung
Negativ auf die IT-Sicherheit könnten sich auch die zusätzlichen Stressfaktoren im Home Office auswirken. Mehr als die Hälfte der Befragten (52 Prozent) hat bei der Arbeit von zuhause aus Schwierigkeiten damit, tägliche Entscheidungen zu treffen; und 59 Prozent finden es schwierig, Privat- und Arbeitsleben voneinander zu trennen.

"Der Lockdown ist für alle Beteiligten eine stressige Zeit. Die Arbeitgeber unterstützen die Heimarbeit auf bewundernswerte Weise mit Technologie und Konnektivität, dürfen aber auch den Faktor Mensch nicht außer Acht lassen“, so Dr. Cunningham. "Unterbrechungen, Ablenkungen und geteilte Aufmerksamkeit können körperlich und emotional anstrengend sein und sich negativ auf die Leistung auswirken. Das kann sich in manchen Fällen in der Qualität der Ergebnisse niederschlagen oder in fehlerhaften Arbeitsergebnissen resultieren.“

Besonders betroffen sind Mitarbeiter mit Betreuungsaufgaben. So gaben 54 Prozent von ihnen an, vergesslicher zu sein – gegenüber 36 Prozent bei den Mitarbeitern ohne Betreuungsaufgaben. 58 Prozent der ersten Gruppe machen öfter kleine Fehler und bei 59 Prozent wirken sich Ablenkungen negativ auf die Entscheidungsfindung aus. In der zweiten Gruppe trifft das nur auf 32 Prozent beziehungsweise 45 Prozent zu. Erhalten Mitarbeiter mit Betreuungsaufgaben keine zusätzliche Unterstützung durch den Arbeitgeber, könnte das auch dazu führen, dass sie von vorgegebenen und erlernten IT-Sicherheitsregeln abweichen und ihre Unternehmen dadurch einem noch weiter erhöhten Sicherheitsrisiko aussetzen.

"Die Unternehmen und ihre Führungskräfte müssen die besondere psychologische und physische Situation ihrer Heimarbeiter berücksichtigen, um einen effektiven IT-Schutz zu gewährleisten. Sie sollten sich vergewissern, dass sich ihre Mitarbeiter auch im Home Office wohl fühlen und miteinander kommunizieren sowie ihr Bewusstsein für IT-Sicherheitsfragen schärfen und auch selbst mit gutem Beispiel vorangehen. Darüber hinaus sollten sie eine ausgewogene Work-Life-Balance fördern und regelmäßige Meeting-freie Tage und Unterstützung in Betracht ziehen“, erläutert Dr. Cunningham.

"Die Menschen im Home Office nutzen Schatten-IT meist nicht aus Bösartigkeit oder Nachlässigkeit, sondern um produktiver zu sein. Daran wird man sie auch nicht hindern können“, so Carsten Hoffmann, Manager Sales Engineering bei Forcepoint. "Tatsächlich kann Schatten-IT sogar zu Innovationen und erhöhter Produktivität führen. Schwarz-Weiß-Richtlinien, die einfach nur den Zugriff blockieren, werden nur zu mehr Workarounds führen. Der Fokus sollte deshalb darauf liegen, die Nutzung von Schatten-IT aufzudecken und, wo erforderlich, neue Richtlinien aufzusetzen. Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass kritische Daten definiert und angemessen geschützt werden, denn die neuen Formen des flexiblen Arbeitens und der Remote-Tätigkeit werden Bestand haben.“
24.03.2021/dr

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