Fachartikel

Backup-Best-Practices in KMU-Umgebungen

Regelmäßige und durchdachte Backups werden im Unternehmensumfeld weiterhin oft vernachlässigt – gerade in kleinen und mittelständischen Firmen. Dabei ist Datenverlust, teilweise oder vollständig, meist verheerend für das weitere Bestehen des Unternehmens. Wie moderne Datensicherungskonzepte und deren Methoden aussehen und wie sie sich in den Betriebsalltag implementieren lassen, lesen Sie in dem Fachartikel auf unserer Website. Dabei werfen wir auch einen Blick auf die Backupoption Cloud.
Gerade Betriebe aus dem KMU-Bereich benötigen eine durchdachte Backupstrategie.
Daten diktieren mittlerweile das Geschäft in großen und kleinen Betrieben in ganz Deutschland. Informationen wie Kunden- und Produktionsdaten, Kommunikation intern wie extern und wichtige Dokumente wie Verträge und Prognosen sind digital im Firmennetzwerk verfügbar und manchmal sogar nur noch dort. Verfügbarkeit jederzeit und überall haben also höchste Priorität. Der Echtzeitzugriff auf diese Daten ist essentiell wichtig. Ihr Verlust gefährdet also zumindest das unmittelbare Geschäft, oftmals sogar den Bestand des Unternehmens.

Gewappnet sein gegen den Datenverlust
Mögliche Ursachen für den Verlust sind mannigfaltig: technische Störungen, Defekte wie ein Kurzschluss oder die Natur via Flut oder Feuer. Auch im Netz werden Unternehmen jeder Größenordnung das Ziel immer ausgefeilterer Erpressungs- und Phishing-Angriffe durch gefälschte Websites oder E-Mails, die Schadsoftware wie die unzählbaren Ransomware-Varianten in das Netzwerk einschleusen. Der Schaden etwa durch von Erpressertrojanern verschlüsselte Dateien kann sehr weit reichen, sollten sich diese nicht wiederherstellen lassen.

Risikomanagement und regelmäßige Backups sind deshalb überlebenswichtig für Unternehmen: Bei professioneller Implementierung müssen sie keinen dauerhaften Datenverlust befürchten und können bei auftretenden Ausfällen den vorherigen Wissenstand schnell wiederherstellen. Dazu müssen Sie sich zuerst einen Überblick verschaffen, welche Daten wie oft wo gesichert werden sollen. Denn Daten befinden sich auf den Workstations der Mitarbeiter, ihren mobilen Endgeräten, auf den Servern und möglicherweise in der Cloud. Auch gilt es, geöffnete Dateien, beispielsweise in Datenbanken oder Outlook, mit einzubeziehen. Backups umfassen im Idealfall all diese Datenquellen.

Backupsoftware und -ziel richtig wählen
Es wird unterschieden zwischen einem Daten- oder einem Image-Backup. Letzteres erstellt ein Abbild der Partition – mit allen Daten, dem Betriebssystem und den Nutzerprofilen – das sich bei Bedarf wieder ins System einspielen lässt und dann umgehend startbar bereitsteht. Das allerdings auf Koste eines erhöhten Speicherbedarfs als beim Datei-Backup, bei dem nur Verzeichnisse und Dateien gesichert werden.

Backupsoftware kann diese Prozesse in individuellen Intervallen automatisiert vornehmen. Für eine Compliance-konforme Nutzung im Unternehmenskontext muss sie allerdings noch weitere Möglichkeiten bieten. Die Software sollte Daten verschlüsselt speichern können, und die Art der Sicherung und des Speichermediums sollten frei wählbar sein. Mit bootbaren Notfallmedien lassen sich im Fall der Fälle kompromittierte Systeme schnell wiederherstellen.

In Anbetracht des stets steigenden Speicherbedarfs moderner Unternehmen kommen als Medien eigentlich nur noch externe Festplatten oder dedizierte Storage-Server in Frage. Kapazitäten im TByte-Bereich und lange Lebensdauer im Vergleich zu USB-Sticks oder CDs/DVDs sind hier die entscheidenden Kriterien. Eine weitere Option sind Netzwerkfestplatten in einem NAS-Verbund. Als ein zentraler Speicherort sichert es die Daten aller Computer innerhalb eines dedizierten Netzwerks. NAS-Systeme sind meist skalierbar und lassen sich bei Bedarf unkompliziert erweitern. Mit Einschränkung der Zugriffe auf die Backuplaufwerke mit einem Backup-Administrator-Konto lassen sich diese Systeme gegen Malware-Angriffe schützen und machen etwaige unautorisierte Zugriffe nachvollziehbar.
So sichern Sie richtig
Eine weitere Unterteilung von Backups erfolgt in die Kategorien Voll- und Änderungssicherung. Letzteres umfasst zusätzlich die Varianten der differenziellen und inkrementellen Sicherung. Die Vollsicherung überträgt alle Daten vollständig auf das jeweilige Sicherungsmedium. Je nach Größe des zu sichernden Datensatzes gerät dies schnell zu einem langwierigen und speicherintensiven Prozess. Sie kann also nur bei kleinen Datenbeständen in kurzen Intervallen wie mehrmals pro Woche erfolgen.

Änderungssicherungen hingegen sind durchaus täglich möglich. Das differenzielle Backupverfahren speichert die Informationen, die seit der letzten Vollsicherung verändert oder hinzugefügt wurden. Für eine vollständige Wiederherstellung bedarf es also der letzten Vollsicherung und der aktuellen differenziellen Sicherung. Die inkrementelle Sicherung speichert dagegen nur Daten, die seit dem letzten Backup hinzukamen oder geändert wurden – auch, wenn dieses ebenfalls ein inkrementelles war. Dieses Verfahren benötigt den geringsten Speicherplatz, allerdings sind für eine vollständige Wiederherstellung das Vollbackup und sämtliche inkrementellen Backups bis zum gewünschten Stand notwendig.

Eine gute Faustregel für effektive Datensicherung ist die 3-2-1-Regel: Das heißt, es gibt insgesamt drei Kopien eines jeweiligen Datensatzes. Eine ist Teil der laufenden Geschäftsprozesse und zwei sind statische Sicherungen. Diese zwei Backups sollten Sie auf zwei unterschiedlichen Medien speichern und eines davon sollten Sie außerhalb des Geschäftsgeländes verwahren.

Backups in der Cloud leisten alle drei Voraussetzungen: Zusätzlich zum betriebsinternen Backup erfolgt eine Speicherung in den externen Rechenzentren eines Dienstleisters. Bedarfsorientierte Serviceverträge gewährleisten hier ein individuelles Abrechnungsmodell, beispielsweise nach Speicherbedarf oder Nutzerzahl. Damit bieten cloudbasierte Backuplösungen eine sinnvolle Ergänzung oder Alternative zu den traditionellen On-Premises-Ansätzen.

Fazit
Daten sind zu einem der wertvollsten Güter innerhalb von Unternehmen avanciert. Deshalb sollte eine durchdachte Backupstrategie ganz oben auf der Prioritätenliste stehen und ein ständiger Begleiter im Betriebsalltag sein. Denn wer sich im Voraus eingehend mit den eigenen Anforderungen auseinandersetzt, basierend darauf die richtige Lösung wählt und diese konsequent implementiert, gewinnt neben Datensicherheit auch eine gehörige Portion Seelenfrieden.
6.02.2019/ln/Jürgen Jakob, Geschäftsführer von Jakobsoftware

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