Fachartikel

Ordnung ins Datenchaos bringen

Mitarbeiter speichern fleißig immer mehr Daten. Entweder, um individuellen Bedürfnissen oder unternehmensinternen beziehungsweise rechtlichen Anforderungen zu entsprechen. Die damit verbundene "Wir-speichern-alles-Mentalität" wird aber zunehmend zu einer Herausforderung, denn sie schafft immer größere Datenberge. Diese sind weniger ein Speicher- als ein Sicherheits- und Effizienzproblem. Neben diesen Tatsachen betont der Fachartikel aber vor allem die Potenziale einer Information-Governance-Strategie und rät, eine neue Datenkultur im Unternehmen zu etablieren.
Speicherplatz ist bei stetig ansteigenden Datenmengen noch das geringste Problem – die Risiken liegen meist woanders.
Die Datenberge in deutschen Unternehmen werden größer und größer. Mitarbeiter legen diverse Dateien ohne System auf ihren lokalen Rechnern oder im Unternehmensnetzwerk ab, sodass sich mit der Zeit gewaltige Mengen anhäufen. Dabei geht es nicht nur um jene Daten, die jobrelevant sind. Vielmehr werden auch Privates wie Fotos und persönliche Dokumente und sogar nicht autorisierte Software gespeichert. Durchschnittlich verfügen die Nutzer über rund 20.000 und mehr Dateien.

Drei Arten von Daten landen dabei auf dem PC oder dem Server: Unternehmenskritische Daten, die wichtig sind für den Betrieb und den wirtschaftlichen Erfolg. Die zweite Kategorie umfasst die redundanten, veralteten und trivialen Daten, auch ROT-Daten (redundant, obsolete, trivial) genannt. Die letzte Kategorie beinhaltet die sogenannte Dark Data, jene Daten, deren Nutzwert noch unbekannt ist. Sie können sowohl unternehmenskritisch als auch wertlos sein. Mit etwa 66 Prozent hat Deutschland die höchste Rate von Dark Data in Europa.

Statistiken zufolge bleibt die Anzahl der relevanten Daten gleich, während sich die Menge der ROT-Daten alle zwei bis drei Jahre verdoppelt. Der Anteil der Daten, die der User tatsächlich nutzt, liegt bereits heute bei unter 20 Prozent – mit weiter abnehmender Tendenz.
Unstrukturierte Daten lähmen Effizienz
Diese Mengen an unstrukturierten Daten schaffen einige Probleme. Das belegte Speichervolumen ist dabei noch das Geringste, denn die Speicherkapazität stellt heute kein großes Problem mehr dar. Früher stattete der Admin den Server mit größeren Festplatten aus, heute verfügen Unternehmen via Cloud über nahezu unbegrenzten Speicherplatz, um ihre Daten in der Wolke abzulegen.

Die Datenberge haben jedoch zur Folge, dass Mitarbeiter lange nach Dateien suchen. Wie eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung ergab, werden etwa zehn Prozent der Arbeitszeit für das Suchen von Dokumenten in chaotischen Verzeichnissen verschwendet. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das vier Stunden pro Mitarbeiter.

Der steigende Zeitaufwand verursacht entsprechende Kosten. Unternehmen verschwenden tatsächlich Milliardenbeträge durch ineffizientes Arbeiten wegen der fehlenden Übersicht in der Dateiablage. Das geht auch zu Lasten der Sicherheit: Der Datenschutz ist nicht mehr zuverlässig gewährleistet, wenn unklar ist, welche personenbezogenen und damit schützenswerten Informationen wo gespeichert sind. Auch sicherheitsrelevante oder vertrauliche Daten werden nicht mehr ausreichend gesichert. Dazu kommen technische Probleme, denn die Datenmengen verursachen einen enormen Anstieg von Backupzeiten sowie Kosten, die durch erhöhte IT-Ressourcen und Verwaltungs- wie Personalaufwand entstehen.

All diese negativen Auswirkungen der explosionsartig zunehmenden Datenvolumina werden bisher in den Führungsetagen vieler deutscher Unternehmen nicht erkannt. Mit der Folge, dass Dark Data weiterwächst, die Betriebskosten steigen und Sicherheitsrisiken nicht adressiert werden.

Drei oft etablierte Verhaltensweisen sowohl auf Unternehmenseben als auch auf individueller Eben verschärfen die Problematik: IT-Strategien und -budgets richten sich oft allein nach Datenvolumen und nicht nach geschäftlichem Nutzwert. Damit einher geht die Einführung von immer mehr Cloudanwendungen und -speicher unter der falschen Annahme, dass dies kostenfreier Speicher sei. Und zuletzt gehen Mitarbeiter davon aus, dass die IT-Ressourcen des Unternehmens kostenfrei auch für den persönlichen Gebrauch genutzt werden dürfen.
6.11.2019/ln/Thomas Gomell, Geschäftsführer von aikux.com

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