Fachartikel

Seite 2 - Sicheres Backup für Microsoft 365

Backupeffizienz und granulare Wiederherstellung
Ein Unternehmen, das große Mengen kritischer Daten verwaltet, benötigt Backups täglich oder sogar im Stundentakt. Vollständige Sicherungen würden hier sehr viel Zeit, Bandbreite und Speicherplatz benötigen. Inkrementelle Backups sind deshalb auch für die M365-Anwendungen unerlässlich. Nach einem initialen vollständigen Backup werden inkrementell nur die Daten kopiert, die sich seit der letzten Sicherung geändert haben. So erhöht sich die Backupgeschwindigkeit deutlich, während der Speicherplatz und lokales Netzwerk geschont werden.

Flexible Point-in-Time-Wiederherstellung bedeutet, dass sich Objekte eines gewünschten Zeitpunkts wiederherstellen lassen, ohne dabei ein Full-Scale-Recovery initiieren zu müssen. Dies ist am ursprünglichen oder auch an einen neu zu bestimmenden Speicherort möglich. Die Backupsoftware sollte also eine ausreichende Menge an Recovery Points erstellen können. Es ist zudem zu beachten, dass je nach gesetzlichen Anforderungen verschiedene Zeiträume für die Datenhaltung vorgeschrieben sind.

Erweiterte Suche und Ressourcenschonung
Häufig unterschätzen IT-Verantwortliche, dass es einige Zeit beanspruchen kann, die verlorenen Objekte im Backup wiederzufinden. Schnelligkeit und Effizienz ist aber besonders wichtig, wenn der Geschäftsbetrieb ins Stocken gerät, weil unverzichtbare Daten wiederhergestellt werden müssen. Eine gutes Backupwerkzeug sollte es ermöglichen, nach einzelnen E-Mails und OneDrive-Dateien sowie SharePoint-Bibliotheken und Listen zu suchen und diese auch wieder herzustellen.

Die manuelle Durchführung von Backups kostet Zeit. Eine Automatisierung nach Sicherungsplan gewährleistet die Durchführung von Backups. Der Überblick auf die vergangenen, die aktuellen und die zukünftigen Sicherungen hilft dabei, Überschneidungen und Netzwerküberlastungen zu vermeiden. Das Backup-Retention-Schema, etwa nach dem Großvater-Vater-Sohn-Prinzip, lässt die Recovery-Punkte täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich rotieren.

Kosten lassen sich mit einer flexiblen Lösung im Auge behalten, die je nach Geschäftsanforderungen und Datenvolumen skaliert und auf Basis sich mit der Zeit verändernden Hard- und Softwaregrundlagen anpassen lässt. Eine umfassende Backupsoftware schützt nicht nur die M365-Daten, sondern die gesamten physischen, virtuellen und Cloudinfrastrukturen.
Klassifizierungs-, Backup- und Recovery-Prozesse
Wie gehen IT-Verantwortliche vor, um für die mittel- und langfristige Wiederherstellbarkeit der Daten zu sorgen? Drei Prozesse sind wichtig: Datenklassifizierung, Backup und Recovery.

Damit das Backup und Recovery die relevanten Daten erfasst, sorgt die Klassifizierung der Daten für eine geordnete Datenstruktur und effektives Datenmanagement. Zum einen muss definiert werden, welche Daten für den Betriebsablauf unverzichtbar sind. Zum anderen kann eine Richtlinie dabei helfen, die Daten nach den vier Kategorien öffentlich, intern, vertraulich, sowie geschützt zu unterschieden. Diese Klassifizierung erleichtert den Compliance- und DSGVO-konformen Umgang und die Autorisierungen für den Datenzugriff.

Die 3-2-1-Regel gilt als die Faustformel für Backups schlechthin. Die Kombination aus physischen Backups vor Ort und (Multi)Cloud-Backupwerkzeugen von Drittanbietern ist sinnvoll. Unterschiede in den Lösungen finden sich vor allem in der Geschwindigkeit der Wiederherstellung, in der Speicherkapazität und im Preis.

Die Art der Sicherung und der zu sichernden Datenklassen bestimmen Recovery Time Objective (RTO) und Recovery Point Objective (RPO) von der einzelnen Datei bis zur ganzen Bibliothek. Je schneller die lückenlose Wiederherstellung, umso geringer die Folgekosten von Datenverlusten, desto sicherer die Business Continuity.

Backup & Recovery für OneDrive, Exchange und SharePoint
In OneDrive, Exchange und SharePoint liegen die meisten zu sichernden M365-Daten. Jede Anwendung hat ihre eigenen Anforderungen:

  • OneDrive ist der individuelle Cloudspeicher für jeden M365-Nutzer, der in Microsofts Cloudpaket enthalten ist. Dateien und Ordner werden per Duplikat gesichert, Anwendungen oder das Betriebssystem jedoch nicht. Der Ausfall einer ganzen Festplatte lässt sich nicht auffangen. Die meisten Verluste entstehen durch fehlerbehaftetes Nutzerverhalten, die Synchronisierung zwischen Cloud und Festplatte überträgt dieses in beide Richtungen. Ein Backup sollte deshalb die gesamte Dateistruktur übernehmen.
  • Exchange ist die Groupware- und Mailserversoftware für die Ablage und Verwaltung von E-Mails, Kalender und Aufgaben, die sowohl über die Cloud als auch on-premises nutzbar ist. Vor allem für die Exchange-Daten ausgeschiedener Mitarbeiter ist ein Backup unerlässlich, denn Microsoft behält diese nur für 30 Tage.
  • SharePoint dient als Content-Management-System und als Dateiverwaltung für die team- und unternehmensweite Zusammenarbeit. Über Microsoft Teams geteilte Daten werden über das SharePoint-Backup gesichert, Konversationen hingegen über die Exchange-Sicherung. Entsprechend wichtig ist eine feingranulare Sicherung und Wiederherstellbarkeit der Daten, abhängig etwa von Rollen und Rechten von Mitarbeitern, etwa von einzelnen Terminen, ganzen Postfächern oder SharePoint-Seiten.
Fazit
Um ein ausführliches Testen von Sicherheits- und Wiederherstellungsszenarien kommen IT-Verantwortliche nicht herum. Eine Software, die mit einer überall zugänglichen Benutzeroberfläche die Verwaltung der Backup- und Recovery-Prozesse einfach und flexibel ermöglicht, hilft, sie im Alltag zu integrieren und im Ernstfall schnell reagieren zu können. Eine rollenbasierte Zugriffskontrolle erhöht dabei die Sicherheit und steuert, wer auf die Backups zugreifen darf und welche Aktionen durchführen kann.


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28.04.2021/ln/Sergei Serdyuk, Mitgründer und VP Product Management von NAKIVO

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