Notfallmanagement-Prozess
Für die Erarbeitung des zukünftigen Notfallmanagements sollten Sie strikt und systematisch nach dem Notfallmanagement-Prozess vorgehen. Der Notfallmanagement-Prozess dabei besteht aus den folgenden sechs Phasen:

1. Initiierung des Notfallmanagements
2. Konzeption
3. Umsetzung des Notfallvorsorgemanagements
4. Notfallbewältigung
5. Tests und Übungen
6. Aufrechterhaltung und kontinuierliche Verbesserung des Notfallmanagement-Prozesses

Anforderungen an die Dokumentation
Um eine schnelle und effektive Handlungsfähigkeit in einem Notfall zu gewährleiten, sollten Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Schritte und Aspekte in einer ausreichenden Qualität dokumentiert sind. Neben der Aktualität sollten Sie hierbei auch auf eine schnelle Verfügbarkeit der Dokumente achten. Nur wenn Ihre Mitarbeiter im Notfall schnellen Zugriff auf diese Dokumente haben, können geeignete Maßnahmen initiiert werden. Innerhalb des Notfallmanagements sollten Sie unter anderem die folgenden Dokumentationen erstellen:

• Leitlinie zum Notfallmanagement
• Notfallvorsorgekonzept mit den Berichten zur Business Impact Analyse und Risikoanalyse
• Notfallhandbuch mit aktuellen Kontaktdaten
• Übungshandbuch, Übungsplan, Übungskonzepte und Protokolle
• Schulungs- und Sensibilisierungskonzept
• Auswertungen von Notfallbewältigungen
• Revisionsberichte

Achten Sie bei der Ausarbeitung und speziell bei der Kennzeichnung der Dokumente darauf, dass diese aussagekräftige Bezeichnungen aufweisen. Nur so können Sie sicherstellen, dass diese im Bedarfsfall schnell gefunden und zugeordnet werden können. Die Dokumente sollten darüber hinaus eine angemessene Detailtiefe vorweisen, die dem Ziel und Zweck angemessen ist. Sie sollten alle Dokumentationen zum Notfallmanagement an einem sicheren Ort aufbewahren. Legen Sie die Dokumente dort ab, wo sie im Notfall schnell abgerufen und eingesehen werden können.

Alarmkette bilden
In einem Notfall müssen Sie einen schnellen und geeigneten Informationsfluss sicherstellen, nur so können Sie eine erfolgreiche Bewältigung des Notfalls erreichen. Legen Sie daher fest, welche Meldewege einzuhalten sind und welche Eskalations- und Alarmierungswege genutzt werden sollten.

Kritische Ereignisse sollten an eine oder mehrere zentrale Stellen gemeldet werden. Sie müssen sicherstellen, dass die zentrale Meldestelle rund um die Uhr erreichbar ist. Das Format für die Meldung von kritischen Ereignissen sollten Sie zuvor festlegen um sicherzustellen, dass die für die Erstbewertung erforderlichen Informationen enthalten sind.

Notfallübungen
Ein wichtiger Aspekt im Notfallmanagement ist das Testen und Überprüfen der definierten Maßnahmen. Ziel hierbei ist es sicherzustellen, dass vorab in der Notfallvorsorgeplanung und der Notfall- und Krisenbewältigung festgelegte Maßnahmen funktionieren. Tests und Übungen verifizieren die dem Konzept zugrunde gelegten Annahmen und schaffen routinierte Handlungsabläufe.

Die aufwändigste Art eines Tests ist die Durchführung einer Ernstfall- oder Vollübung. Je nach Szenario können hierbei externe Organisationen wie beispielsweise die Feuerwehr miteinbezogen werden. Wesentlich häufiger sollten Sie Tests der technischen Vorsorgemaßnahmen durchführen. Hierbei sollte die Angemessenheit und die Funktionsfähigkeit der technischen Lösungen sichergestellt werden.

Fazit
Die Etablierung eines Notfallmanagements gehört zu den komplexesten Aufgaben der IT- und Unternehmensverantwortlichen. Die Erarbeitung von Vorsorgemaßnahmen und Wiederanlaufplänen erfordert eine umfangreiche Erfahrung sowie ein gewisses Know-how. Sollten Sie dieses nicht besitzen, so ist es zwingend notwendig, diese Erfahrung durch Beratung einzukaufen. Fehler in der Planung und Umsetzung können zu immensen Kosten und Schäden führen.

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jp/ln/Thomas Gronenwald