Sicherheit und Datenschutz

Google wirbt damit, Standards in Sachen IT-Sicherheit einzuhalten, darunter SOC1, (SSAE-16/ISAE-3402), SOC2, SOC3, ISO 27001, ISO 27018:2014 und FedRAMP. Auch bietet Google, wie ebenso Microsoft, die EU-Modellvertragsklauseln an. Diese sind notwendig, um die EU-Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Google verschlüsselt die Daten mindestens mit AES 128 Bit. Die Informationen werden dabei auf mehreren Ebenen verschlüsselt. Google erzwingt HTTPS für alle Übertragungen zwischen Nutzern und G-Suite-Diensten und verwendet für alle Dienste Perfect Forward Secrecy (PFS). Außerdem werden auch Nachrichtenübertragungen mit anderen Mailservern per SSL/TLS verschlüsselt. Während der Validierung und während entscheidender Austauschphasen verwendet Google einen 2048-Bit-RSA-Schlüssel. Bei PFS dürfen die privaten Schlüssel für eine Verbindung nicht dauerhaft gespeichert sein. Wenn ein Angreifer einen einzigen Schlüssel bricht, könnte er ansonsten über Monate durchgeführte Verbindungen entschlüsseln. Nicht einmal der Serverbetreiber kann die HTTPS-Sitzungen rückwirkend entschlüsseln. Weitere Informationen finden sich in Googles Whitepaper zu Security and Compliance [2].

G Apps im Überblick

Docs, Sheets und Slides stellen Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen dar. Alle diese Apps laufen direkt im Browser und können nicht installiert werden. Google setzt dabei den Fokus auf die Kollaboration, sodass an allen Dokumenten gemeinsam und in Echtzeit gearbeitet werden kann. Ein Offline-Modus steht zur Verfügung, der dann auch das Bearbeiten von Dateien ohne Internetverbindung ermöglicht. Google definiert damit auch die Position des Browsers neu: Nicht das Betriebssystem ist ausschlaggebend, sondern alleinig der Browser bildet den Rahmen für die Apps.

Individuelle Umfragen, Fragebögen und Formulare lassen sich in Google mit der Funktion "Formulare" erstellen und intern oder extern im Unternehmen verwenden. Ein Google-Konto ist zum Ausfüllen der Formulare nicht notwendig. Die Ergebnisse landen dabei direkt in "Google Tabellen". Die Erstellung geschieht über eine grafische Oberfläche. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Maximal können Sie damit zwei Millionen Antworten pro Umfrage einsammeln.

Mit "Google Notizen" lassen sich Ideen und Aufgaben notieren. Die Notizen können mit Erinnerungen ausgestattet werden oder auch gemeinsam mit Teammitgliedern bearbeitet werden. Sie haben die Möglichkeit, Notizen nach Farben, Labels oder Attributen zu filtern. Auch Audionotizen lassen sich verarbeiten.

"Gmail" ist eine der bekanntesten Google-Apps und dient der Verwaltung von E-Mails. Sie können dabei Ihre Firmendomain integrieren, sodass Mails auch mit der Firmenadresse empfangen und gesendet werden können. Die aus der kostenlosen Version bekannte Werbung gibt es in der Bezahlvariante natürlich nicht.

"Google Vault" heißt der eDiscovery-Dienst von Google. Mit Vault können Sie E-Mails, Inhalte von Google-Drive-Dateien und aufgezeichnete Chats Ihrer Organisation verwalten, aufbewahren, durchsuchen und exportieren. Informationen lassen sich so auch über Jahre erhalten. Inhalte, die über die Suche abgerufen wurden, lassen sich in Standardformate konvertieren, um sie weiteren Prüfungen zu unterziehen. In Vault können Sie außerdem Nutzeraktivitäten nachverfolgen. Mit Audit-Trails sehen Sie etwa Suchvorgänge, Nachrichtenaufrufe und Exporte ein.

Der "Google Kalender" dient dem Verwalten von Terminen und Ressourcen. Eine gemeinsame Nutzung ist möglich, sowie auch die Veröffentlichung im Web. Der Kalender nutzt den iCal-Standard. Außerdem können Benutzer über den Google Kalender die Verfügbarkeit von Besprechungszimmern oder anderen Ressourcen ermitteln und Events hinzufügen.

Ihr Intranet, Ihre öffentliche Website oder Ihre Seiten für Abteilungen und Projekte können Sie mit "Google Sites" umsetzen. Ohne Programmier- und HTML-Kenntnisse können die Seiten aufgebaut und mit Bildern und Videos ergänzt werden. Für die einzelnen Seiten lassen sich Zugriffsrechte für das Betrachten und Bearbeiten festlegen.

Social Media für Ihr Unternehmen bietet Google in Form von "Google+" an. Im privaten Bereich konnte sich Google+ zwar nicht durchsetzen, innerhalb der G Suite ist es aber präsent. Mit Google+ ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, in einer von Ihnen erstellten Online-Community Neuigkeiten, Ideen und relevante Informationen in Echtzeit auszutauschen. Google+ unterstützt verschiedene Freigabevarianten – von öffentlich bis privat. So legen Sie fest, ob Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmensnetzwerk heraus öffentliche Inhalte ansehen oder erstellen sowie damit interagieren dürfen.

"Google Drive" sind die "Eigenen Dateien" jedes Nutzers. Die Dateien können bei Google gespeichert werden, aber auch lokal auf den PC synchronisiert werden. Der Dienst erlaubt neben dem Erstellen und Bearbeiten von Dateien auch das Teilen mit Kollegen oder externen Personen außerhalb des Unternehmens.

Sprach-, Video- und Chatfunktionen vereint Google in der App "Hangouts". Hangouts hat Google Talk und Google Voice ersetzt. Sie können darüber auch Besprechungen mit mehreren Teilnehmern organisieren, Ihren Bildschirm teilen oder gemeinsam an Dateien arbeiten. Der Dienst "Hangouts On Air" ermöglicht das Streamen von Live-Übertragungen auf Google+, YouTube und privaten Webseiten. Administratoren können Hangouts auf Benutzer derselben Domain eingrenzen und somit externe Teilnehmer ausschließen. Die Google+-Integration speichert jedes geteilte Foto in einem privaten, geteilten Album auf Google+.

Die "Google Cloud Search" ist schließlich die Suchfunktion, die sich über alle G-Suite-Produkte legt. Sie finden damit E-Mails, Dateien, Personen, Notizen und Kalendereinträge.

Überschneidungen mit Office 365

G Suite und Office 365 haben tatsächlich einige Tools an Bord, die sich überschneiden. Sprechen wir im Microsoft-Umfeld von Outlook, Word, Excel und PowerPoint, hat Google Gmail, Docs, Sheets und Slides im Angebot. Auch für die von Microsoft angebotenen "Forms" für Umfragen bietet Google "Formulare" an. Anstatt SharePoint setzt Google auf "Sites", und aus Skype for Business und Yammer wird Hangouts und Google+. OneDrive for Business heißt Google Drive. Die Tiefe dieser einzelnen Apps ist dabei aber oftmals völlig unterschiedlich. Vor allem in den klassischen Office-Produkten bietet Microsoft Funktionen und Möglichkeiten, die nahezu konkurrenzlos am Markt sind. Da haben auch die Apps aus der G Suite keine Chance.

Es stellt sich natürlich die Frage, ob der klassische Nutzer diese Tiefe benötigt. Oder ob er vielleicht an der einen oder anderen Stelle überfordert ist. Trotzdem wird es in jedem Unternehmen in der Regel Personen geben, die genau diese Funktionsvielfalt zu schätzen wissen und diese auch nicht vermissen möchten.

Zu beachten ist, dass es sich bei Google durchwegs um Cloudanwendungen handelt, die auf die Zusammenarbeit getrimmt wurden. Microsoft setzt hingegen auf das altbewährte Office-Paket, das zuerst auf Collaboration hin überarbeitet werden musste. Trotzdem sind viele der Benutzer in der Microsoft-Welt beheimatet und wissen die Schnelligkeit einer lokal installierten Software und den Funktionsumfang des Office-Pakets von Microsoft zu schätzen. Wer dann doch im Browser mit schlankeren Apps arbeiten möchte, kann bei Microsoft auch die Web-Apps nutzen.

Berühmter Überläufer: Airbus

2017 hat ein großes Unternehmen die Aufmerksamkeit auf die G Suite gelenkt: Airbus wechselte von Microsoft Office zur G Suite, mit 130.000 Mitarbeitern. Der Grund ist spannender, als man vielleicht zuerst vermuten mag. In der Regel beruhen solche Entscheidungen auf einem der zwei großen Themen: Kosten oder Features. Entweder ein Produkt ist deutlich teurer als das andere oder es bietet schlichtweg die besseren Features. Airbus machte aber klar, dass beides nicht der ausschlaggebende Grund für den Wechsel sei: Die G Suite ist einfach anders als Microsoft Office.

Airbus wollte die Arbeitsweise fundamental ändern und alte Gewohnheiten, wie zum Beispiel zahllose E-Mails zu verschicken, hinter sich lassen. Diese Änderung der Verhaltensweise fällt demnach deutlich leichter, wenn andere Tools zum Einsatz kommen anstatt lediglich eine Weiterentwicklung von Outlook und Co. Der Punkt geht somit tatsächlich an die G Suite – denn Microsoft Office bleibt eben Microsoft Office. Neben Airbus sind Netflix und Verizon bekannte Kunden der G Suite. Aber es gibt natürlich auch gegenläufige Entwicklungen: So wechselten einige US-Universitäten zu Office 365. Der Grund: besserer Datenschutz.

Fazit

Es scheint, als ob Google vor allem für kleinere Unternehmen ein interessantes Paket geschnürt hat, das sich auch von Nicht-Administratoren einrichten lässt. Vor allem bietet sich die Google-Lösung für diejenigen Unternehmen an, deren Mitarbeiter bereits vertraut mit den Google-Produkten sind. Office 365 bietet demgegenüber ein umfangreicheres, detailliertes Preismodell und viele granularen Einstellungen. Dies ist vor allem für erfahrene Administratoren und Enterprise-Kunden sinnvoll.