Zapier aus der gleichnamigen kalifornischen Programmierschmiede ist ein Produkt, mit dem sich Webanwendungen integrieren und Arbeitsabläufe automatisieren lassen. Dies geschieht, indem dieses Tool die Webapplikationen miteinander verbindet, sodass durchgängige Workflows, hier Zaps genannt, entstehen.  Damit ist es möglich, häufig und regelmäßig durchgeführte manuelle Aufgaben zu automatisieren und so enormen Aufwand sowie Zeit einzusparen. Letztlich verbindet Zapier einzelne Programme zu einem System mit durchgängigen Workflows und unterstützt dazu mittlerweile über 5000 Apps. Das Erstellen eines Zaps erfolgt in einem komfortablen "Automation Editor", für den keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich sind. Alles klickt der Benutzer in diesem Assistenten-artigen Editor zusammen. Als SaaS-Dienstleistung konzipiert, laufen sämtliche Operationen auf der vom Hersteller im Internet bereitgestellten Plattform, und das nutzende Unternehmen muss keinerlei Hardwareressourcen bereitstellen.

Automation ohne eigene Ressourcen
Wie bei einer SaaS-Dienstleistung meistens der Fall, erweist sich das Einrichten von Zapier als Kinderspiel. Der Administrator kann wahlweise mit seinem Google-, Facebook- oder Microsoft-Account oder per E-Mail-Adresse mit zusätzlicher Namensanagabe ein Konto eröffnen. Das zu vergebende Passwort muss mindestens zwölf Zeichen lang sein. Wie üblich erhält er eine E-Mail, um seinen Account zu bestätigen. Außerdem sind zwei Fragen zum Unternehmen zu beantworten.

Im Anschluss stehen aus den über 5000 unterstützten Apps fünf (oder auch mehr) zur Auswahl, die der IT-Verantwortliche als häufig genutzt definiert. Eine Suchfunktion hilft, auch eher selten eingesetzte Anwendungen zu finden – sofern unterstützt. Gerade am Anfang ist diese Angabe hilfreich, da Zapier anhand dieser auf dem anschließend erscheinenden Dashboard zu diesen Apps passende vorbereitete Templates auflistet. Diese dienen danach dazu, den ersten Workflow oder Prozess (Zap) zu erstellen.

Fazit
Zapier hat sich im Test als sehr hilfreiches und sinnvolles Tool erwiesen, um regelmäßig anfallende, manuelle Arbeitsabläufe bei der Datenübergabe und Kommunikation zwischen unterschiedlichsten Webanwendungen zu automatisieren. Es unterstützt über 5000 Web-Apps und ist damit sehr vielseitig einsetzbar. Hier nicht gelistete Anwendungen lassen sich über sogenannte Webhooks anbinden. Das Werkzeug arbeitet Assistenten-orientiert, sodass keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich sind, sondern die Abläufe mit nur wenigen Eingaben einfach zusammengeklickt werden. Die Nutzung von Filtern und Verzweigungen ermöglicht auch die Umsetzung komplexer Workflows. Bei der Einrichtung kann der Anwender seine häufig genutzten Web-Apps auswählen und bekommt dann für diese vorgefertigte Templates für unterschiedlichste Aktionen angeboten, was den Einstieg in den Zap-Bau erleichtert. Im Test gelang es uns so, innerhalb weniger Minuten einen ersten Zap zu erstellen und in der Praxis zu testen.

Luft nach oben hat unserer Meinung nach die Dokumentation trotz einer im Portal und Editor integrierten Hilfe. Diese könnte detaillierter sein und mit Beispielen genauer auf die einzelnen Abläufe eingehen. Alternativ helfen der eigene Versuch und Irrtum, die Suche in YouTube-Videos und die Nutzung der sehr aktiven Zapier-Community. Der Benutzer hat bei Zapier die Auswahl zwischen einem eingeschränkten kostenlosen und vier kostenpflichtigen Paketen. Neben der Abstufung des Leistungsumfangs zwischen den Paketen spielt zudem die Ausführungshäufigkeit der erstellten Zaps bei den anfallenden Kosten eine gewichtige Rolle. Ein einfacher Zap, mehrere tausend Male pro Monat ausgeführt, kann somit schnell zu merklichen Kosten führen. Ist das vereinbarte Volumen in einem Monat ausgeschöpft, laufen keine Zaps mehr durch. Insofern ist eine vorausschauende Planung auf jeden Fall zu empfehlen.

Den kompletten Test finden Sie in Ausgabe 06/2023 ab Seite 20 oder in unserem Heftarchiv.

dr/ln/Jürgen Heyer