von Redaktion IT-A…
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Seite 2 - Collaboration im Home Office
App Center für die Zusammenarbeit im Home Office
Dauerhafter Betrieb
Wenn UCS Sie nach der ersten Evaluation überzeigt hat, stellt sich die Frage über den dauerhaften Betrieb. Univention App Appliances sind ein vollständiges UCS-System, das regelmäßig mit Updates versorgt wird. Als Core Edition ist der Betrieb kostenlos. Auch die von Ihnen installierte Appliance erhält über das App Center alle vom Anbieter zur Verfügung gestellten Updates. Für den langfristigen Betrieb sollten Sie sich um die Skalierung und den Support kümmern.
Nico Gulden/jm
Der Austausch mit Kollegen und die gemeinsame Arbeit an Projekten gestaltet sich im Home Office anders als
es vor Ort üblich ist – Collaboration-Tools sind notwendig. Auch spontane Gespräche an der Kaffeemaschine,
Begegnungen im Flur oder Unterhaltungen im gleichen Büro und Meetings
fallen weg und müssen nun digital funktionieren und das auch für mehrere
Personen gleichzeitig. UCS hat unter anderem die folgenden Apps an Bord:
Kommunikation aufrechterhalten:
- Kopano Meet [4] eignet sich für Videokonferenzen in kleinen Teams zur täglichen Abstimmung oder für Besprechungen. Videokonferenzen haben gegenüber Telefongesprächen den Vorteil, dass sich die Teilnehmer sehen und über das Teilen von Bildschirminhalten wissen, worauf sich die andere Person bezieht und der Draht zu den Kollegen und Kolleginnen erhalten bleibt. Denn gerade in Zeiten der räumlichen Isolation ist es wichtig, ein gewisses Maß an zwischenmenschlicher Interaktion aufrecht zu halten.
- Rocket.Chat [5] ist eine Messaging-App für das Unternehmen. Messaging ordnet sich ähnlich wie Slack in der Mitte zwischen synchroner Kommunikation wie Gesprächen, Telefonaten oder Videokonferenzen und der asynchronen Kommunikation wie E-Mail ein. Gerade bei remote arbeitenden Teams sind Chaträume ein gutes Mittel, um Kollegen und Kolleginnen bei bestimmten Themen auf dem Laufenden zu halten und direktes Feedback zu bekommen, ohne lange E-Mail-Threads zu erzeugen.
Koordination von Aufgaben:
- Wekan [6] bietet auf der Grundlage von Kanban Boards ähnlich wie Trello ein kartenbasiertes Task- und To-do-Management, Boards, Listen, Swimlanes, Label, Vorlagen und Archivierungsmöglichkeiten. Teams können in eigenen Kanban Boards anstehende Aufgaben übersichtlich darstellen und den Arbeitsfortschritt schnell ablesen.
- OpenProject [7], das oben als Beispiel für die Inbetriebnahme einer Appliance gedient hat, ist ein professionelles Projektmanagementtool für die gemeinsame Arbeit an Projekten über Arbeitspakete und die Koordination von Teams.
Bild 3: Das Univention App Center stellt zahlreiche Anwendungen für Collaboration im Home Office zur Verfügung.
Zusammenarbeit an Dokumenten:
- Collabora [8] und Collabora Online [9] sind sogenannte Online-Office-Angebote, mit denen sich Dokumente kollaborativ im Browser erstellen und bearbeiten lassen. Sie basieren auf der LibreOffice-Online-Anwendung, die alle wichtigen Dokumenten-, Tabellenkalkulations- und Präsentationsdateiformate unterstützt. Mehrere Nutzer können gleichzeitig beispielsweise an einem Text- oder Tabellendokument arbeiten.
- ONLYOFFICE [10] ist ebenfalls ein Online-Office-Produkt zur Bearbeitung von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen, das sehr kompatibel mit den Microsoft-Office- und OpenDocument-Dateiformaten ist.
- BlueSpice [11] ist ein Open-Source-Unternehmenswiki für professionelles Wissens- und Informationsmanagement. Es basiert auf der Wikipedia-Software MediaWiki.
Ablegen und Teilen von Dokumenten:
- Nextcloud [12] ist ein Filesync- und -sharedienst, der einfache Bedienbarkeit von Public-Cloud-Diensten mit Sicherheits-, Datenschutz- und Kontrollfunktionen kombiniert.
- ownCloud [13] ist eine sichere File-Sharing-Plattform für Unternehmen, die Transparenz, Kontrolle und Integrationsmöglichkeiten in komplexe und sichere Umgebungen bietet und es Nutzern erlaubt, gleichzeitig von überall und jedem Endgerät auf Dateien zuzugreifen.
- Seafile [14] als File-Collaboration-Anwendung sorgt dafür, dass Mitarbeiter Dateien schnell und sicher mit anderen Personen teilen, gemeinsam bearbeiten und einfach organisieren können.
Dauerhafter Betrieb
Wenn UCS Sie nach der ersten Evaluation überzeigt hat, stellt sich die Frage über den dauerhaften Betrieb. Univention App Appliances sind ein vollständiges UCS-System, das regelmäßig mit Updates versorgt wird. Als Core Edition ist der Betrieb kostenlos. Auch die von Ihnen installierte Appliance erhält über das App Center alle vom Anbieter zur Verfügung gestellten Updates. Für den langfristigen Betrieb sollten Sie sich um die Skalierung und den Support kümmern.
- Die Appliances sind mit einer 50 GByte virtuellen Festplatte vorkonfiguriert und bieten nur einen begrenzten Speicherplatz. Dieser Speicherplatz lässt sich für die virtuelle Maschine erweitern und ist beispielsweise für Nextcloud und ownCloud beschrieben [15], sodass Sie das Vorgehen auf andere Appliances übertragen können.
Die
meisten Apps im Univention-Katalog bieten eine kostenlose Evaluation
an, teilweise zeitlich unbegrenzt oder limitiert auf 30 Tage oder eine
bestimmte Anzahl an Benutzern. Das regelt jeder App-Anbieter individuell
und die Informationen sind in der Regel in der App-Beschreibung zu
finden. Einige Apps erfordern für den produktiven Dauerbetrieb einen
Vertrag, der je nach Modell einen Wartungsvertrag oder Support oder
beides umfasst.
Fazit
Mit dem UCS stehen vorkonfigurierte virtuelle Maschinen
bereit, die sich einfach in die eigene Virtualisierungsumgebung
importieren lassen. Das Univention App Center bietet viele kostenlose Anwendungen für die Zusammenarbeit im Home Office, um die Kommunikation und Collaboration mit Kollegen auch remote zu ermöglichen.
Nico Gulden/jm
