von Redaktion IT-A…
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Seite 2 - Unvorhergesehenen Ereignissen besser begegnen
Das sollte ein Business-Continuity-Plan enthalten
Ein Business-Continuity-Plan ist kein in Stein gemeißeltes, abgeschlossenes Dokument. Es handelt sich dabei vielmehr um dynamische Richtlinien, die ein Unternehmen ständig erweitern muss, sobald es Weiterentwicklungen oder sonstige Veränderungen durchläuft. Dazu zählen beispielsweise eine neue, modernere IT-Landschaft beziehungsweise die Umstellung auf andere IT-Systeme, die Erweiterung oder der Neuaufbau von Abteilungen und Geschäftsbereichen oder aber auch die Änderung von internen Geschäftsprozessen im kleineren Maßstab.
Folgende Aspekte sollte schlussendlich ein Business-Continuity-Plan klar und für jeden verständlich kommunizieren: Zum einen muss er die wichtigsten Akteure und Befehlsketten aufführen. Darüber hinaus muss die IT sicherstellen, dass das Dokument an einem für jeden Beteiligten zugänglichen Ort gelagert wird. Zum Beispiel sollte das Dokument nicht auf einem Server liegen, der aus dem Home Office nicht erreichbar ist. Des Weiteren muss der Plan Anweisungen enthalten, wie sämtliche Mitarbeiter und andere betroffene Parteien über die Business-Continuity-Planung in Kenntnis gesetzt werden und wie sie im Verlauf eines Ernstfalls vorzugehen haben.
Hat die IT-Abteilung im Schritt zuvor die Schlüsselfunktionen und kritischen Geschäftsprozesse identifiziert und kalkuliert, wie sich Ausfälle auswirken können, hält das Business-Continuity-Dokument nun Ausweichmöglichkeiten und alternative Prozesse und Arbeitsweisen fest. Diese sollen gewährleisten, dass die Funktionen trotz eines unvorhersehbaren Ereignisses, das den Betrieb zum Erliegen gebracht hat, weiterhin aktiv sind. Zum Beispiel sollte an dieser Stelle geregelt sein, wie sich die Umstellung auf manuelle Prozesse gestaltet, wenn die technische Variante versagt – besonders hier kommt es auf eine vorausschauende Planung der IT-Abteilung und eine gute Fallback-Lösung an. Außerdem ist es unerlässlich, eine Reihenfolge festzulegen, in der die Prozesse wiederhergestellt werden sollen, um zu garantieren, dass die wichtigsten Services als Erstes wieder laufen und verfügbar sind.
Eine Angelegenheit für die Zukunft
Business Continuity muss jedoch nicht nur auf einen akuten Notfall beschränkt bleiben. Schließlich treten unvorhergesehene Ereignisse nicht im Einzelfall auf und können verschiedene Formen annehmen. Die IT-Abteilungen sind hier gefragt, gemeinsam mit der Unternehmensführung lieber langfristig und nachhaltig vorzugehen und Business Continuity fest in ihrer Kultur zu verankern. Unternehmen, die dies bereits erfolgreich in den Arbeitsalltag integriert haben, profitieren von einem Fundament, durch das sie in Zukunft ihre Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Effizient unter Beweis stellen können. Denn sie können auf Unvorhersehbarkeiten schneller reagieren als jene, die noch nicht in einen Business-Continuity-Plan investiert haben.
Ein erster Schritt in Richtung einer dauerhaft erfolgreichen Business-Continuity-Mentalität ist die Einführung von flexiblen Arbeitszeiten und -orten. Sollte es zu einem Ernstfall kommen, der es den Mitarbeitern verbietet, physisch im Büro zu erscheinen, müssen sämtliche Mitarbeiter eines Unternehmens darauf vorbereitet sein, von zu Hause oder unterwegs aus zu arbeiten. Die IT-Abteilung ist hier in der Verantwortung, in die richtigen digitalen Anwendungen zu investieren, um einen solchen Ansatz zu unterstützen: Konferenztools ermöglichen die einfache Kontaktaufnahme mit den Kollegen, Digital Workspaces erlauben sämtlichen Mitarbeitern den Zugriff auf Unternehmensanwendungen und -daten in Echtzeit und begünstigen somit die Einhaltung der erwarteten Produktivität – auch in den heimischen Gefilden.
Fazit
Ein gut ausformulierter Business-Continuity-Plan, die Offenheit gegenüber flexiblen Arbeitsmodellen und sichere Digital-Collaboration-Werkzeuge sind wichtige Faktoren, um trotz der Unvorhersehbarkeit bestimmter Ereignisse, eine klare Sicht zu behalten, sich schnellstmöglich umstellen zu können und auch im Ernstfall weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben. Nach dem aktuellen Krisenzustand dürfte sich der Trend zu Remote Work nicht mehr aufhalten lassen – zum einen gewöhnen sich Mitarbeiter im Home Office gerade an ein gewisses "Freiheitsgefühl" in Bezug auf ihre Arbeit. Zum anderen ist die IT-Struktur nun bereits – zumindest teilweise – auf Remote Work ausgelegt und damit weiterhin so flexibel wie zurzeit. Diese IT-Struktur weiterhin auf dem aktuellsten Stand zu halten und anzupassen, wird mit zu den wichtigsten Aufgaben der IT-Administratoren gehören und ihre Verantwortung innerhalb des Unternehmens nachhaltig verändern.
ln/Oliver Ebel, Area Vice President DACH bei Citrix
Ein Business-Continuity-Plan ist kein in Stein gemeißeltes, abgeschlossenes Dokument. Es handelt sich dabei vielmehr um dynamische Richtlinien, die ein Unternehmen ständig erweitern muss, sobald es Weiterentwicklungen oder sonstige Veränderungen durchläuft. Dazu zählen beispielsweise eine neue, modernere IT-Landschaft beziehungsweise die Umstellung auf andere IT-Systeme, die Erweiterung oder der Neuaufbau von Abteilungen und Geschäftsbereichen oder aber auch die Änderung von internen Geschäftsprozessen im kleineren Maßstab.
Folgende Aspekte sollte schlussendlich ein Business-Continuity-Plan klar und für jeden verständlich kommunizieren: Zum einen muss er die wichtigsten Akteure und Befehlsketten aufführen. Darüber hinaus muss die IT sicherstellen, dass das Dokument an einem für jeden Beteiligten zugänglichen Ort gelagert wird. Zum Beispiel sollte das Dokument nicht auf einem Server liegen, der aus dem Home Office nicht erreichbar ist. Des Weiteren muss der Plan Anweisungen enthalten, wie sämtliche Mitarbeiter und andere betroffene Parteien über die Business-Continuity-Planung in Kenntnis gesetzt werden und wie sie im Verlauf eines Ernstfalls vorzugehen haben.
Hat die IT-Abteilung im Schritt zuvor die Schlüsselfunktionen und kritischen Geschäftsprozesse identifiziert und kalkuliert, wie sich Ausfälle auswirken können, hält das Business-Continuity-Dokument nun Ausweichmöglichkeiten und alternative Prozesse und Arbeitsweisen fest. Diese sollen gewährleisten, dass die Funktionen trotz eines unvorhersehbaren Ereignisses, das den Betrieb zum Erliegen gebracht hat, weiterhin aktiv sind. Zum Beispiel sollte an dieser Stelle geregelt sein, wie sich die Umstellung auf manuelle Prozesse gestaltet, wenn die technische Variante versagt – besonders hier kommt es auf eine vorausschauende Planung der IT-Abteilung und eine gute Fallback-Lösung an. Außerdem ist es unerlässlich, eine Reihenfolge festzulegen, in der die Prozesse wiederhergestellt werden sollen, um zu garantieren, dass die wichtigsten Services als Erstes wieder laufen und verfügbar sind.
Eine Angelegenheit für die Zukunft
Business Continuity muss jedoch nicht nur auf einen akuten Notfall beschränkt bleiben. Schließlich treten unvorhergesehene Ereignisse nicht im Einzelfall auf und können verschiedene Formen annehmen. Die IT-Abteilungen sind hier gefragt, gemeinsam mit der Unternehmensführung lieber langfristig und nachhaltig vorzugehen und Business Continuity fest in ihrer Kultur zu verankern. Unternehmen, die dies bereits erfolgreich in den Arbeitsalltag integriert haben, profitieren von einem Fundament, durch das sie in Zukunft ihre Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Effizient unter Beweis stellen können. Denn sie können auf Unvorhersehbarkeiten schneller reagieren als jene, die noch nicht in einen Business-Continuity-Plan investiert haben.
Ein erster Schritt in Richtung einer dauerhaft erfolgreichen Business-Continuity-Mentalität ist die Einführung von flexiblen Arbeitszeiten und -orten. Sollte es zu einem Ernstfall kommen, der es den Mitarbeitern verbietet, physisch im Büro zu erscheinen, müssen sämtliche Mitarbeiter eines Unternehmens darauf vorbereitet sein, von zu Hause oder unterwegs aus zu arbeiten. Die IT-Abteilung ist hier in der Verantwortung, in die richtigen digitalen Anwendungen zu investieren, um einen solchen Ansatz zu unterstützen: Konferenztools ermöglichen die einfache Kontaktaufnahme mit den Kollegen, Digital Workspaces erlauben sämtlichen Mitarbeitern den Zugriff auf Unternehmensanwendungen und -daten in Echtzeit und begünstigen somit die Einhaltung der erwarteten Produktivität – auch in den heimischen Gefilden.
Fazit
Ein gut ausformulierter Business-Continuity-Plan, die Offenheit gegenüber flexiblen Arbeitsmodellen und sichere Digital-Collaboration-Werkzeuge sind wichtige Faktoren, um trotz der Unvorhersehbarkeit bestimmter Ereignisse, eine klare Sicht zu behalten, sich schnellstmöglich umstellen zu können und auch im Ernstfall weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben. Nach dem aktuellen Krisenzustand dürfte sich der Trend zu Remote Work nicht mehr aufhalten lassen – zum einen gewöhnen sich Mitarbeiter im Home Office gerade an ein gewisses "Freiheitsgefühl" in Bezug auf ihre Arbeit. Zum anderen ist die IT-Struktur nun bereits – zumindest teilweise – auf Remote Work ausgelegt und damit weiterhin so flexibel wie zurzeit. Diese IT-Struktur weiterhin auf dem aktuellsten Stand zu halten und anzupassen, wird mit zu den wichtigsten Aufgaben der IT-Administratoren gehören und ihre Verantwortung innerhalb des Unternehmens nachhaltig verändern.
ln/Oliver Ebel, Area Vice President DACH bei Citrix
