Zusätzlich kümmert sich NeedToMeet auch um eventuell zu berücksichtigende Zeitzonen für Teilnehmer aus dem Ausland. Für den jeweiligen Projektverantwortlichen steht für das Auffinden sowie Festsetzen eines Termins ein Dashboard zur Verfügung. Die Einladung lässt sich entweder über die Webseite oder das eigene E-Mail-System durchführen, zudem steht ein Plug-in für Outlook bereit.

Auf Wunsch lassen sich die Rückmeldungen der Teilnehmer vor den anderen verbergen, sodass nur der Organisator die jeweiligen Präferenzen kennt. Richtet der Organisator den Kalender schließlich nur ein und nimmt selbst gar nicht an einem Meeting teil, lässt sich dies ebenfalls in den Optionen berücksichtigen.