Wie Firmen den Dokumenten-Lifecycle richtig in den Griff bekommen, zeigen Dr. Klaus Götzer, Dr. Patrick Maué und Ulrich Emmert in ihrem Buch "Dokumentenmanagement". Im Zentrum steht dabei natürlich ein Dokumenten-Management- System, kurz DMS. Und genau dieses steht im Zentrum des Buchs. Zunächst skizzieren die Autoren, was überhaupt ein Dokument ausmacht, und zeigen die grundlegenden Anforderungen an das Dokumentenmanagement auf.

Dazu müssen Unternehmen natürlich erst einmal ihre eigenen Prozesse verstehen und die Anforderungen an ihren Umgang mit Dokumenten definieren. In einem weiteren Kapitel folgen dann die ganzen rechtlichen Aspekte, an denen es wahrlich nicht mangelt. Dabei findet neben dem deutschen auch das Schweizer Recht Berücksichtigung. Unter anderem drehen sich die Unterkapitel um Fragen nach Datenschutz und -sicherheit, Aufbewahrungsfristen, Sicherstellen des gesetzlichen Zugriffs, das Urheberrecht oder auch die Rechte der Mitarbeiter.

Sind diese Hürden genommen, steigen die Autoren in den Umgang mit Dokumenten-Management-Systemen ein und wie sich der Lebenszyklus von Unterlagen darüber abbilden lässt. Dabei kommen auch unerfahrene Leser auf ihre Kosten, da auch die Grundlagen eines DMS nicht außen vor bleiben. Nach dem logischen Aufbau eines DMS folgt analog zum vorherigen Kapitel die Umsetzung – technischer Aufbau, Erfassen eingehender Dokumente, sichere und strukturierte Ablage, Zugriffe und Dokumentensuche sowie Bereitstellung für Externe. Sitzen auch diese Themen, nehmen die Autoren schließlich ihre Leser an die Hand und begleiten sie bei der Einführung eines DMS.

Fazit

Nicht nur haben Dokumente an sich quantitativ deutlich zugenommen, auch die rechtlichen Anforderungen steigen zusehends. Das 420-seitige Buch "Dokumentenmanagement" beleuchtet das komplexe Themenfeld umfassend und soll Organisationen beim Strukturieren und Verwalten ihrer Dokumente unter die Arme greifen.