Fachartikel

Facility Management mit openMAINT (3)

Gebäude und Grundstücke machen oft ein Viertel und mehr des bilanzierten Anlagevermögens von Unternehmen aus. Somit sind diese Liegenschaften als strategische Ressource und als bedeutender Teil der Wertschöpfungskette eines Unternehmens zu verstehen. Angesichts einer steigenden Objektzahl ist ein händisches Facility Management allerdings nicht praktikabel. Hier setzen Spezialwerkzeuge wie OpenMAINT an. Das Tool erlaubt den Einstieg in die Welt des digitalen Facility Managements. Die Umgebung bietet eine solide Funktionalität, die sich allerdings auf die wesentlichen Aufgaben beschränkt. Welche das sind, führt dieser Artikel auf. Im dritten und letzten Teil der Workshopserie sehen wir uns die Möglichkeiten zum Energiemanagement an und beschreiben die Konfiguration von Benutzerrollen.
Sind die Grunddaten einmal korrekt erfasst, gestaltet sich das Facility Management mit openMAINT recht einfach.
Logistikverwaltung nicht auf neuestem Stand
Je größer Unternehmen werden, umso mehr wächst die Zahl der Facility-Objekte. Meist an verteilten Standorten, wobei die Objekte von A nach B transportieren werden müssen. openMAINT beherrscht die Abbildung typischer Lager- und Objektbewegungen in Unternehmen – und zwar über verteilte Standorte hinweg. Die Abbildung und Nachverfolgung von Objekten erfolgt im Menü "Logistikverwaltung". Hier lassen sich insbesondere Lagerbewegungen abbilden.

Damit sich Objekte – beispielsweise Verbrauchsmittel wie Toner, Papier, aber auch Putzmittel, Toilettenpapier und so weiter – bewegen lassen, müssen Sie diese zunächst anlegen. Für die Verwaltung von Verbrauchsmitteln ist das Untermenü "Verbrauchbar" zuständig. Die eigentlichen Lagerbewegungen bilden Sie mit dem gleichnamigen Menü ab, über das Sie Bewegungen anlegen und diesen beispielsweise die Kategorie "Verlegen" zuweisen. Ein Manko hier: In der Logistik werden Objekte zunehmend mit unterschiedlichen Sendern und/oder QR-Codes ausgestattet, damit sich der Ein- und Ausgang einfach nachverfolgen lässt. Derlei Funktionen sind in der Logistikverwaltung nicht vorgesehen.

Energieverbrauch im Blick
Die Unterhaltung von Facilities ist – abhängig von der jeweiligen Nutzung – mit erheblichem Wasser- und Stromverbrauch verbunden. Auch diese kann openMAINT über das Menü "Energiemanagement" abbilden. Im Untermenü "Verbrauch" protokollieren Sie die Verbräuche unterschiedlicher Quellen. Für jeden Verbrauch ist der Typ (Wasser/Strom) und die Periode zu bestimmen. Weiterhin können Sie das aufzeichnende Gerät und die Rechnungen im System hinterlegen. Allerdings bietet openMAINT nicht die Möglichkeit, Zählerdaten automatisch in das System einzulesen. Auch die Identifikation und Registrierung von Zählern, beispielsweise per NFC oder QR-Code beziehungsweise GPS unterstützt die Umgebung nicht. Somit muss das Ablesen weiterhin händisch erfolgen. Lediglich in Verbindung mit der OpenMAINT-App lassen sich derlei Aufgaben zumindest teilweise automatisieren.


Bild 3: Die Energieverwaltung bietet rudimentäre Visualisierungen des Strom- und Wasserverbrauchs.
Auch hier mangelt es an Export- und Weiterverarbeitungsmöglichkeiten.

Ein Plus der Energiemanagementfunktion: Sie bündelt unter "Energiemanagement-Übersicht" den Verbrauch und kann diese für unterschiedliche Verbrauchsarten sowie Energie- und Wasserversorger grafisch aufbereiten. So ist die Entwicklung des Verbrauchs einfach zu erfassen. Ein Manko dieser Funktion, genau wie der meisten anderen: Die Berichte beschränken sich auf das Wesentliche, das Nachverfolgen eines ungewöhnlich hohen Verbrauchs oder gar die Implementierung von Warnungen bei Ausreißern ist nicht vorgesehen.
Alternative CAFM.TOOLS
 
openMAINT zeigt gute Ansätze, doch ein zweiter Blick auf die Umgebung legt verschiedene Schwächen offen, die sich nicht ohne Weiteres beheben lassen. Daher lohnt ein Blick auf Konkurrenzprodukte. Mit CAFM.TOOLS [2] existiert ein Open-Source-Projekt, das den rechtssicheren Betrieb von technischen Anlagen und Gebäuden verspricht. Die Entwickler aus dem nordrhein-westfälischen Niederkassel haben auf Basis des bewährten LAMP-Pakets eine Umgebung geschaffen, die klassische CAFM- und CMMS-Funktionen kombiniert. Um das Kernsystem herum haben private und universitäre Partner Zusatzmodule entwickelt, die beispielsweise über Konnektoren die Verwendung von QR-Codes erlauben, ein Expertensystem integrieren, eine Aufgabenverwaltung und ein Dokumentenmanagementsystem bereitstellen.
 
Administration und Konfiguration
Die administrativen Aufgaben von openMAINT beschränken sich im Wesentlichen auf die Benutzer- und Rechtverwaltung. Das System kennt unterschiedliche Nutzertypen, insbesondere die Gruppen "Instandhaltung und Wartung", "Lieferant" und "Team". Wie von typischen Mehrbenutzerumgebungen bekannt, erlaubt die Benutzerverwaltung das Anlegen von Benutzergruppen mit spezifischen Rechten. Alle weiteren administrativen Arbeiten wie beispielsweise das Sichern der Datenbank- und Alfresco-Daten erfolgen überwiegend auf Konsolenebene. Da openMAINT auf CMDBuild basiert, lassen sich weitere Server wie beispielsweise der BIM- (Building Information Model) und der Geo-Server für die Geo-Referenzen in die Umgebung integrieren.

Unabhängig von der jeweiligen Teamzugehörigkeit steht allen Benutzern der sogenannte "Planer" zur Verfügung. Dabei handelt es sich um eine plattformübergreifende Terminverwaltung, die über den gleichnamigen Menüeintrag verfügbar ist. Abhängig von den individuellen Rechten kann hier jeder Benutzer Termine anlegen und einsehen. Wie von vergleichbaren Terminverwaltungen und Projektmanagementsystemen bekannt, lassen sich einem neuen Termin neben der Bezeichnung, dem Zeitraum und einer optionalen Beschreibung eine Kategorie sowie eine Priorität zuweisen. Weiterhin können Sie zusätzliche Teilnehmer und Teilnehmergruppen einbinden und dabei Benachrichtigungs-Templates nutzen. Leider bietet die Terminverwaltung keine Möglichkeit, die Einträge per Knopfdruck auf Drittgeräte zu exportieren oder eine automatisierte Terminsynchronisation durchzuführen. Nicht einmal eine simple Exportfunktionen einzelner oder aller Termin ist gegeben.

Fazit
openMAINT erlaubt den Einstieg in die Welt des digitalen Facility Managements. Die Umgebung bietet eine solide Funktionalität, die sich allerdings auf die wesentlichen Aufgaben beschränkt. Im Vergleich zu kommerziellen CAFM-Produkten kann openMAINT nicht überzeugen – zu reduziert ist die Funktionalität. So fehlt es beispielsweise an einer Schlüsselverwaltung, am Flächen-, am Reinigungs- und Fuhrparkmanagement. Auch Zutrittskontrollen lassen sich mit dem System nicht abbilden. Leider mangelt es auch an der Integration von NFC-, GPS- und RFID-Technologien, um Zählerstände und Objektbewegungen automatisch zu erfassen.

Im ersten Teil der Workshopserie gaben wir einen Überblick zu OpenMAINT und beschrieben dessen Installation. In der zweiten Folge haben wir uns mit der GUI durch die Gebäude bewegt und die Instandhaltung sowie Kostenkontrolle erklärt.
18.01.2021/jp/ln/Dr. Holger Reibold

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