von Redaktion IT-A…
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Praxistipps für den Umstieg auf SAP S/4HANA
Weniger Zeitdruck, bessere Planung: Mit der Supportverlängerung für die SAP ECC Business Suite gewinnen Anwender Zeit, den Umstieg auf S/4HANA vorzubereiten. Um sich so früh wie möglich einen Überblick über Art und Umfang des Transition-Projekts zu verschaffen, können IT-Verantwortliche wichtige Analysen schon vorab selbst durchführen. Für den Start eignen sich vom Anbieter bereitgestellte Tools wie Business Scenario Recommendation Report oder Transformation Navigator. Diese und weitere stellen wir in diesem Artikel vor und geben zusätzliche Praxistipps.
Die verlängerte Wartungsfrist für die SAP ECC Suite bis 2027 lässt viele SAP-Anwender aufatmen: Der Umstieg auf S/4HANA gilt als aufwändig und anspruchsvoll, ohne Unterstützung durch Dienstleistungspartner kaum zu bewältigen. Zuletzt deutete sich hier ein Projektstau an, da die SAP-Beratungskompetenzen am Markt begrenzt sind. Die gewonnene Zeit nun zur optimalen Vorbereitung zu nutzen und sich zudem rechtzeitig Berater-Ressourcen zu sichern – das klingt sicher vernünftig, nur stehen in vielen Unternehmen noch andere wichtige Projekte an.
Wie schnell sich Unternehmen mit der S/4HANA-Transition beschäftigen, hängt in dieser Situation maßgeblich davon ab, welchen Mehrwert sie darin erkennen. Welche Vorteile bringen vereinfachte Datenstrukturen, Echtzeitauswertung und schnelle Analysefunktionen im eigenen Unternehmen? Das ist schwer greifbar, denn der Mehrwert lässt sich nicht pauschal beziffern. In welchem Umfang sich Zeit, Kosten oder Datenvolumen reduzieren lassen, hängt nicht nur von der Systemlandschaft, sondern auch von den eigenen Zielen, den angestrebten Veränderungen und Verbesserungen ab.
IT-Abteilung muss auf Augenhöhe mitreden
Die S/4HANA-Transition ist als Teil der digitalen Transformation zu sehen. Eine Fristverlängerung für den Umstieg bedeutet mehr Zeit für die inhaltliche Vorbereitung, für die Prüfung und Weiterentwicklung der eigenen Geschäftsmodelle und Prozesse, mehr Zeit, die eigenen Ziele zu definieren. Das geht nur in enger Abstimmung von Geschäftsleitung, Fachabteilungen und IT. Um hier auf Augenhöhe mitreden zu können, sollten IT-Verantwortliche informiert sein: über die neuen Möglichkeiten, die sich unter S/4HANA bieten, aber auch über notwendige Anpassungen und den zu erwartenden Aufwand.
Die gute Nachricht: Mithilfe der bereitgestellten SAP-Tools können Anwender wichtige Analysen im Vorfeld selbstständig durchführen und bei Bedarf gemeinsam mit einem Beratungshaus auswerten, um daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten.
Readiness Check: Änderungsbedarf herausfinden
Simplification List und Readiness Check sind sicher den meisten Unternehmen ein Begriff. Das Ergebnis des SAP Readiness Checks für S/4HANA fasst wesentliche Analyse-Ergebnisse in einem Dashboard zusammen. Zentral sind dabei die Auswertungen zu den Simplification Items, deren Bearbeitung sich durch das gesamte Projekt zieht, von der Vorbereitung bis zur Live-Setzung. Es handelt sich um Änderungen im Code oder in den Prozessen von S/4HANA gegenüber der älteren Business Suite.
Auch der verwendete Custom Code wird dahingehend untersucht, ob Funktionalitäten Verwendung finden, die es in S/4HANA nicht mehr gibt. Die entsprechenden Daten lassen sich sonst gar nicht oder aber unbemerkt falsch verarbeiten. Zwar ist die Liste der Simplification Items lang – über 600 Änderungen. Die Erfahrung zeigt aber, dass nur etwa 60 bis 120 davon für das eigene System relevant sind und aktiv im Einsatz sind – und nicht in allen Fällen sind Anpassungen erforderlich.
Unumgänglich sind aber in jedem Fall Detailprüfungen zu den einzelnen Fehlermeldungen im Report. Mit dem resultierenden Aufwand sollten IT-Verantwortliche rechnen. So lassen sich die Änderungen herausfiltern, die tatsächliches Eingreifen erfordern und als Aktivitäten in den Projektplan übernommen werden.
Weniger Ballast
Bestandteil des Checks ist zudem eine Untersuchung der Geschäftsprozesse und der Belegdaten. Die dadurch ermittelte, oft große Anzahl nicht abgeschlossener Transaktionen überrascht viele Unternehmen – gerade im Bereich der Finanzbuchhaltung, wo offene Belege auf unbezahlte Rechnungen verweisen. Hier gilt es dann, diese Vorgänge zunächst abzuschließen und zu archivieren.
Diese Aufräumarbeiten beziehen sich aber nicht nur auf einzelne Geschäftsvorgänge. Vielmehr ist es ein zentrales Anliegen, vor der Transformation Daten und Prozesse soweit wie möglich zu bereinigen. Das Resultat zeigt sich ebenfalls im Rahmen des SAP Readiness Checks: Auf Basis der Ist-Situation lassen sich Zielarchitektur und -größe des künftigen Systems berechnen. Je überschaubarer also die Situation im Unternehmen vor dem Systemwechsel, desto übersichtlicher – und somit günstiger – wird die Systemlandschaft nach der Transition aufgebaut sein.
Neue Funktionen: Verbesserungen umsetzen
Erste Anregungen zu Prozessoptimierungen können Best Practices liefern, wie sie von SAP selbst, aber auch von einzelnen Dienstleistungspartnern vorgestellt werden.
Wenn es konkret um die Anwendungen im eigenen Unternehmen geht, sind zwei Self-Service-Tools des Software-Anbieters zu empfehlen: Mithilfe des "Transformation Navigators" lässt sich ein Bauplan für die Konfiguration des künftigen Systems erstellen – basierend auf dem Ist-Zustand, optional können weitere, neu geplante Elemente mit untersucht werden. Im Report ist ferner indiziert, ob für die neue Konfiguration unter S/4HANA zusätzliche Lizenzen nötig sind. Das zweite Werkzeug, der "Business Scenario Recommendation Report", analysiert, welche Transaktionen und Applikationen die Anwender im Tagesgeschäft nutzen und bei welchen dieser Prozesse unter S/4HANA es zu Änderungen kam. Zusätzlich listet der Ergebnisbericht bereits Optimierungsvorschläge für die verwendeten Geschäftsprozesse auf.
Die Kompatibilität der verwendeten Business Functions und Add-ons von Drittanbietern wird standardmäßig auch im Rahmen des S/4HANA Readiness Checks geprüft. Hierzu ein Tipp: Add-ons von Drittanbietern werden bei dieser Analyse recht häufig als "unbekannt" klassifiziert. Daher ist es wichtig, schon vorab mit den jeweiligen Software-Anbietern die Kompatibilität unter S/4HANA zu klären. Zusätzlich schlägt das Ergebnis des Readiness Checks geeignete Fiori-Apps vor, mit deren Hilfe sich Prozesse zusätzlich vereinfachen lassen.
Richtige Interpretation entscheidend
Die eigenen IT-Abteilung kann diese Selbsthilfe-Tools von SAP oft bereits vorbereiten. Jedoch bedarf die Auswertung dieser Reports und die Ableitung von individuellen Handlungsempfehlungen häufig einer spezialisierteren Expertise. Entsprechend ausgebildete Beratungshäuser unterstützen bei der korrekten Interpretation und den notwendigen Anpassungen der Systeme. Im Ergebnis solcher Analysen lassen sich somit bereits wesentliche Einschätzungen treffen:
Damit ist die IT-Abteilung bereit für die Diskussion mit den Fachabteilungen und die Planung und Durchführung des Wechsels auf S/4HANA.
ln/Stephan Wagner, Head of Customer Development Projects bei FIS Informationssysteme und Consulting GmbH
Wie schnell sich Unternehmen mit der S/4HANA-Transition beschäftigen, hängt in dieser Situation maßgeblich davon ab, welchen Mehrwert sie darin erkennen. Welche Vorteile bringen vereinfachte Datenstrukturen, Echtzeitauswertung und schnelle Analysefunktionen im eigenen Unternehmen? Das ist schwer greifbar, denn der Mehrwert lässt sich nicht pauschal beziffern. In welchem Umfang sich Zeit, Kosten oder Datenvolumen reduzieren lassen, hängt nicht nur von der Systemlandschaft, sondern auch von den eigenen Zielen, den angestrebten Veränderungen und Verbesserungen ab.
IT-Abteilung muss auf Augenhöhe mitreden
Die S/4HANA-Transition ist als Teil der digitalen Transformation zu sehen. Eine Fristverlängerung für den Umstieg bedeutet mehr Zeit für die inhaltliche Vorbereitung, für die Prüfung und Weiterentwicklung der eigenen Geschäftsmodelle und Prozesse, mehr Zeit, die eigenen Ziele zu definieren. Das geht nur in enger Abstimmung von Geschäftsleitung, Fachabteilungen und IT. Um hier auf Augenhöhe mitreden zu können, sollten IT-Verantwortliche informiert sein: über die neuen Möglichkeiten, die sich unter S/4HANA bieten, aber auch über notwendige Anpassungen und den zu erwartenden Aufwand.
Die gute Nachricht: Mithilfe der bereitgestellten SAP-Tools können Anwender wichtige Analysen im Vorfeld selbstständig durchführen und bei Bedarf gemeinsam mit einem Beratungshaus auswerten, um daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten.
Readiness Check: Änderungsbedarf herausfinden
Simplification List und Readiness Check sind sicher den meisten Unternehmen ein Begriff. Das Ergebnis des SAP Readiness Checks für S/4HANA fasst wesentliche Analyse-Ergebnisse in einem Dashboard zusammen. Zentral sind dabei die Auswertungen zu den Simplification Items, deren Bearbeitung sich durch das gesamte Projekt zieht, von der Vorbereitung bis zur Live-Setzung. Es handelt sich um Änderungen im Code oder in den Prozessen von S/4HANA gegenüber der älteren Business Suite.
Auch der verwendete Custom Code wird dahingehend untersucht, ob Funktionalitäten Verwendung finden, die es in S/4HANA nicht mehr gibt. Die entsprechenden Daten lassen sich sonst gar nicht oder aber unbemerkt falsch verarbeiten. Zwar ist die Liste der Simplification Items lang – über 600 Änderungen. Die Erfahrung zeigt aber, dass nur etwa 60 bis 120 davon für das eigene System relevant sind und aktiv im Einsatz sind – und nicht in allen Fällen sind Anpassungen erforderlich.
Unumgänglich sind aber in jedem Fall Detailprüfungen zu den einzelnen Fehlermeldungen im Report. Mit dem resultierenden Aufwand sollten IT-Verantwortliche rechnen. So lassen sich die Änderungen herausfiltern, die tatsächliches Eingreifen erfordern und als Aktivitäten in den Projektplan übernommen werden.
Weniger Ballast
Bestandteil des Checks ist zudem eine Untersuchung der Geschäftsprozesse und der Belegdaten. Die dadurch ermittelte, oft große Anzahl nicht abgeschlossener Transaktionen überrascht viele Unternehmen – gerade im Bereich der Finanzbuchhaltung, wo offene Belege auf unbezahlte Rechnungen verweisen. Hier gilt es dann, diese Vorgänge zunächst abzuschließen und zu archivieren.
Diese Aufräumarbeiten beziehen sich aber nicht nur auf einzelne Geschäftsvorgänge. Vielmehr ist es ein zentrales Anliegen, vor der Transformation Daten und Prozesse soweit wie möglich zu bereinigen. Das Resultat zeigt sich ebenfalls im Rahmen des SAP Readiness Checks: Auf Basis der Ist-Situation lassen sich Zielarchitektur und -größe des künftigen Systems berechnen. Je überschaubarer also die Situation im Unternehmen vor dem Systemwechsel, desto übersichtlicher – und somit günstiger – wird die Systemlandschaft nach der Transition aufgebaut sein.
Neue Funktionen: Verbesserungen umsetzen
Erste Anregungen zu Prozessoptimierungen können Best Practices liefern, wie sie von SAP selbst, aber auch von einzelnen Dienstleistungspartnern vorgestellt werden.
Die Kompatibilität der verwendeten Business Functions und Add-ons von Drittanbietern wird standardmäßig auch im Rahmen des S/4HANA Readiness Checks geprüft. Hierzu ein Tipp: Add-ons von Drittanbietern werden bei dieser Analyse recht häufig als "unbekannt" klassifiziert. Daher ist es wichtig, schon vorab mit den jeweiligen Software-Anbietern die Kompatibilität unter S/4HANA zu klären. Zusätzlich schlägt das Ergebnis des Readiness Checks geeignete Fiori-Apps vor, mit deren Hilfe sich Prozesse zusätzlich vereinfachen lassen.
Richtige Interpretation entscheidend
Die eigenen IT-Abteilung kann diese Selbsthilfe-Tools von SAP oft bereits vorbereiten. Jedoch bedarf die Auswertung dieser Reports und die Ableitung von individuellen Handlungsempfehlungen häufig einer spezialisierteren Expertise. Entsprechend ausgebildete Beratungshäuser unterstützen bei der korrekten Interpretation und den notwendigen Anpassungen der Systeme. Im Ergebnis solcher Analysen lassen sich somit bereits wesentliche Einschätzungen treffen:
- Zeit und Aufwand für das Transition-Projekt
- Optionen für neue Funktionen und Prozesse, Szenarien
- Geeignete Wege zur Umsetzung: als System Conversion (Brownfield) oder in Form einer Neu-Implementierung (Greenfield). Letztere bietet sich zum Beispiel an, wenn Geschäftsprozesse grundlegend neu ausgerichtet werden.
- Art und Umfang der benötigten externen Unterstützung
Greenfield vs. Brownfield – Welches Wechsel-Szenario sich am besten eignet, ist individuell zu bewerten.
Damit ist die IT-Abteilung bereit für die Diskussion mit den Fachabteilungen und die Planung und Durchführung des Wechsels auf S/4HANA.
Fazit
In Vorbereitung der S/4HANA-Transition können IT-Verantwortliche wichtige Analysen mithilfe der von SAP bereitgestellten Tools bereits selbstständig durchführen, zudem Daten bereinigen und Prozesse optimieren. Im Ergebnis erhalten sie einen guten Überblick über geeignete Umsetzungswege und den zu erwartenden Aufwand der anstehenden Transition, aber auch über Zielarchitektur und mögliche Mehrwerte des künftigen S/4HANA-Systems.ln/Stephan Wagner, Head of Customer Development Projects bei FIS Informationssysteme und Consulting GmbH
