Fachartikel

Notebooks für die Generation Corona

Die aktuelle Krise trägt dazu bei, dass sich gesellschaftliche Gräben weiter vertiefen. Während Kinder finanziell besser gestellter Eltern fürs Homeschooling über die erforderliche Technik verfügen, können andere vom eigenen Notebook nur träumen. Um diese Kinder aus sozial benachteiligten Verhältnissen kümmert sich die Kinderstiftung "Die Arche", eine gemeinnützige Organisation mit Hauptsitz in Berlin. Der Anwenderbericht zeigt, wie bei der Verteilung der PCs ein Clientmanagement-System hilft.
Auch an den eigenen Standorten wie hier Berlin greift "Die Arche" auf ein Tool zum Clientmanagement zurück.
Die Kinderstiftung "Die Arche" engagiert sich besonders für Kinder aus sozial benachteiligten Verhältnissen. Begonnen hat die Arbeit der Organisation 1995 in Berlin auf Initiative von Pastor Bernd Siggelkow. Mittlerweile ist die Arche an 27 Standorten in ganz Deutschland aktiv und erreicht über 4000 Kinder und Jugendliche mit kostenlosen Angeboten. Einen weiteren Ableger gibt es jeweils in der Schweiz und in Polen. Die Arche finanziert sich zu fast 100 Prozent durch Spenden und ist eine eingetragene, gemeinnützige Organisation.

Liquide Mittel sind bei einer spendenfinanzierten Organisation nicht im Übermaß vorhanden, das gilt auch für die IT-Ausstattung. Eine einzige Person kümmert sich bei der Arche Kinderstiftung darum, dass die Beschäftigten an 27 Standorten deutschlandweit ordentlich arbeiten können.

Nur erlaubte Software zulassen
Sachspenden in Form von knapp 300 Notebooks zu Beginn des Shutdowns waren für das Arche-Team ein mehr als warmer Regen. Die Geräte auf schnellstem Weg an die Einrichtungen und Kinder zu verteilen, wäre für IT-Administrator Uwe Bernlöhr jedoch technisch und organisatorisch ein Ding der Unmöglichkeit gewesen. Denn schon allein rechtlich ist es problematisch, gespendete Notebooks einfach unkontrolliert auszugeben. Die Geräte waren nicht mit Office-Software ausgestattet und räumten beispielsweise Administrationsrechte ohne Passwort ein.

"Das erste, was geschieht", weiß Bernlöhr, "ist, dass die Nutzer Schwarzkopien von Software aufspielen. Und dann sind wir schuld, wenn sich Kinder strafbar machen." Durch den Einsatz der ACMP-Suite von Aagon gelang es dem IT-Fachmann, dies zu verhindern, die gespendeten Notebooks innerhalb kürzester Zeit mit offizieller Software zu bestücken und binnen weniger Tage auszuliefern.

Zum Thema Clientmanagement kam die Arche über Umwege. Im Februar 2019 hatte sich Bernlöhr die Avira Management Console heruntergeladen. Die Sicherheitssoftware ist in der Organisation schon länger im Einsatz. Sie verfügt jedoch seit einiger Zeit über keine eigene Konsole zur Softwareverteilung mehr und nutzt daher die ACMP-Konsole. Bei deren erstmaligen Einsatz entdeckte Bernlöhr, dass es dort noch viele weitere Funktionen für das Clientmanagement gibt, die ihm seine Arbeit deutlich erleichtern würden.
Der Traum vom OS-Deployment wird wahr
Alles wurde bislang manuell erledigt: Windows per CD aufspielen, einzelne Programme herunterladen und kopieren. So ließ sich immer nur ein Rechner gleichzeitig bearbeiten und auch dies nur an Ort und Stelle in Berlin-Hellersdorf. Dorthin mussten die bundesweiten Standorte ihre Rechner schicken, wenn sie gewartet oder aktualisiert werden sollten. Das Thema OS-Deployment stand daher immer ganz oben auf Bernlöhrs Wunschliste, und die Funktionen der ACMP-Suite gaben ihm die Möglichkeiten dazu.

Als spendenfinanziertes Unternehmen sind die Budgets der Arche allerdings begrenzt. Trotzdem kam es zu einer Lösung. Im Januar 2020 stellte Aagon seine Software vor, die dann im März 2020 zum Einsatz kam – komplett remote. Die anfangs bestellten 360 Lizenzen wurden im Juli noch einmal auf 500 aufgestockt. Inzwischen deckt die Arche mit dem neuen System nicht nur OS-Deployment und Clientmanagement ab, sondern nutzt auch das Helpdesk-Modul und verwaltet mit dem Werkzeug ihre Softwarelizenzen und technischen Assets.

Keine überflüssigen Lizenzen mehr
Das Lizenzmanagement schützt davor, mehr Lizenzen zu kaufen als eigentlich benötigt werden. Als Bernlöhr 2012 zur Arche kam, gab es keine technische Dokumentation im professionellen Sinn. Mit dem Clientmanagement-System ist nun auf einen Blick erkennbar, was in jedem Rechner steckt, welcher Prozessor oder Arbeitsspeicher, welche Festplatte, welche Programme und Lizenzen. Je nach Einsatzzweck sind die PCs anders ausgestattet, mit Software für die Personalverwaltung und Buchhaltung, einer speziellen Kita-Anwendung, einem CRM-System für die Spendenbetreuung. Hinzu kommen die Standard-Office- und Adobe-Programme.

Rechnerwartung und Support laufen parallel
Was das Booten von Rechnern und ihre Bestückung mit den nötigen Anwendungen angeht, so ist der Unterschied zu früher enorm. Rund sieben PCs vermochte Bernlöhr früher an einem Arbeitstag einsatzbereit zu machen; heute schafft er zehn Stück in vier Stunden. Während der eine läuft, kann er parallel schon mit dem nächsten beginnen. Und zwischendurch lassen sich sogar noch Supporttelefonate erledigen, die sonst immer wieder die Arbeit unterbrachen. "Wenn früher ein Rechner nicht lief, haben wir zunächst versucht, das Problem per TeamViewer zu lösen. Funktionierte dies nicht, musste das Gerät eben zu uns nach Hellersdorf."

Für die Beschäftigten vor Ort war der zeitweise Verlust des defekten PC weniger dramatisch, denn sie arbeiten nicht permanent am Schreibtisch. Außerdem können sie sich von jedem beliebigen Gerät auf den zentralen Terminalserver einwählen und von dort arbeiten. In der IT-Abteilung jedoch türmte sich der technisch-organisatorische Aufwand.

Keine Anfrage rutscht mehr nach hinten
IT-Support fand in der Vergangenheit ausschließlich über Telefon und E-Mail statt. Jetzt laufen alle Anfragen zunächst im Helpdesk-Modul des Clientmanagement-Systems auf. So lassen sie sich geordnet abarbeiten, und nichts geht mehr verloren. Im Ticketsystem kann Bernlöhr sich Erinnerungen einrichten und Bilder anzeigen lassen. Vor allem die direkte Verbindung zum jeweiligen Rechner dank der Integration von Helpdesk und Client Management ist hilfreich. "Auf einen Blick sieht man in der Historie, was mit dem Rechner wann passiert ist." Auch mit der Betreuung durch Aagon ist der IT-Chef äußerst zufrieden. Die Einrichtung des Systems dauerte keine zwei Tage, Corona-geschuldet verliefen alle Absprachen über TeamViewer.

Fazit
Mithilfe von Clientmanagement-Software von Aagon ließen sich die unterschiedlich bestückten und teils gebrauchten Computer in Handumdrehen auf den aktuellen Stand bringen und mit offizieller Software bestücken. Gerade das OS-Deployment ersparte der Ein-Mann-IT viel Zeit. Ohne dieses Werkzeug hätten viele Kinder wohl deutlich länger auf die dringend benötigten Notebooks warten müssen.
16.06.2021/ln/Sebastian Weber, Head of Product Management bei Aagon

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