Fachartikel

In der Cloud mit sensiblen Daten arbeiten

Die Haufe Group stieg schon früh in die Cloud ein. Das Unternehmen setzt auf die Geschwindigkeit und Flexibilität der Cloud und hat nach Wegen gesucht, mit Produkten und Angeboten auch mit sensiblen Daten in der Cloud sicher arbeiten zu können. Der Anwenderbericht skizziert, wie sich in Zusammenarbeit mit einer externen Beratung regulatorische und technische Anforderungen klären ließen und letztendlich bestehende Infrastrukturservices von AWS zum Einsatz kamen.
Sensible Daten in der Cloud? Bei der Haufe Group dank spezifischem Framework und Best Practices kein Problem.
Die Haufe Group beschäftigt als Anbieter von Software-, Beratungs- und Weiterbildungslösungen weltweit 2000 Mitarbeitende und erzielt einen Jahresumsatz von rund 407 Millionen Euro. Seit 1993 gehört auch der Softwareanbieter Lexware zur Unternehmensgruppe. Unter dieser Marke bietet die Haufe Group Software an, die sich auf kleine und mittlere Unternehmen, Selbstständige sowie Freiberuflerinnen und Freiberufler spezialisiert.

Schon seit einigen Jahren stellt das Unternehmen verschiedene Anwendungen im Umfeld von AWS bereit. Diese Anwendungen verarbeiteten zunächst Daten ohne besonderen Schutzbedarf oder Personenbezug. Der Bereich Information and Communications Technology (ICT) schuf dafür die Rahmenstrukturen und bündelte das vorhandene Fachwissen im Unternehmen.

Herausforderungen bei der Verarbeitung sensibler Daten in der Cloud

Die Haufe Group plante, neue Produkte in der Cloud anzubieten, wobei AWS auch sensible Daten zeitnah verarbeiten sollte. Doch mit der DSGVO veränderten sich die Rahmenbedingungen. Das vorgegebene Governance-Framework, das Mitarbeitenden weitgehende Autonomie in ihrer Arbeit ermöglichte, erwies sich als nicht mehr ausreichend, um die Auflagen und Anforderungen zur Verarbeitung sensibler Daten zu erfüllen. Eine Neugestaltung war also nötig, um diesen neuen und speziellen Kundenansprüchen Rechnung zu tragen.

Um eine Anwendung als Beispielprojekt in die AWS-Cloud zu heben, erhielt die Haufe Group Unterstützung von den Dienstleistern der direkt gruppe. Auf technischer Seite waren viele Anforderungen und Best Practices der AWS-Wolke umgesetzt, aber vor allem die Regulatorik und Sicherheitsaspekte stellten noch offene Punkte dar. Die Haufe Group wollte ein gemeinsames Zielbild für den Einsatz der Cloud erarbeiten, um einen gemeinsamen Weg zu entwickeln.

Zentral waren dabei die Risikobewertung und die Klärung spezifischer Fragen zur Datensicherheit in Bezug auf verschiedene Speicherorte.
Risk Assessment von Applikation und Umgebung
Die direkt gruppe führte eine dedizierte Risikobewertung der Anwendung durch und validierte die bestehende Infrastruktur, Prozesse, Dokumentationsstände sowie zentrale Betriebsaspekte. Daraus folgten Empfehlungen und Maßnahmen für eine gemeinsame Roadmap unter Einbindung von Technik, Betrieb und regulatorischen Rollen; aus dieser entstand das neue AWS-Framework. Zusätzlich schätzte der Dienstleister Kosten und Aufwand sowie den Bedarf an internen Ressourcen und moderierte Workshops für die am Projekt Beteiligten. Hier haben auf der einen Seite Produktteams, CTO und ICT, auf der anderen Seite die Verantwortlichen für Datenschutz, IT-Security und Compliance ihre Bedürfnisse, Wahrnehmungen und Anforderungen formuliert.

Die Risikovalidierung fokussierte zunächst auf ein Beispielprodukt, das sensible personenbezogene Daten beinhalten sollte. Ziel war es, entweder eine akzeptable Risikoannahme zu erreichen oder die Risiken vollständig zu beseitigen. Das Projektteam einigte sich in den moderierten Workshops auf die notwendigen technischen wie organisatorischen Änderungen. Gerade diese Validierung der Umgebung konnte offene Fragen in Bezug auf das Framework lösen.

Befähigung zur eigenen Weiterentwicklung der Cloud
Wichtig war es dabei, zu technischen wie regulatorischen Themen Entscheidungen zu treffen, die von allen mitgetragen werden konnten. Dazu entwickelten die Teammitglieder auch selbst Verfahrensweisen und interpretierten gemeinsam die Regulatorik, um sie in Vorgaben für die Technik zu übersetzen. Hier kam eine Kombination von Wasserfall-Projektmanagement und Scrum zum Einsatz, um einen definierten Projektrahmen mit festem Enddatum und Verantwortlichen aufzustellen.

Tandems aus Mitarbeitenden der Haufe Group und Beratern der direkt gruppe stellten den Wissenstransfer sicher. Herausforderungen gab es dabei einige zu meistern, vor allem Zeitdruck aufgrund der Liefernotwendigkeit sowie die Verfügbarkeit von Ressourcen – schließlich waren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter parallel zum Projekt anderweitig eingebunden. Das Ziel stellte ein Haufe-Group-spezifisches Handbuch für die Cloud dar, um das aufgesetzte AWS-Framework und die Cloud Governance allgemein selbst weiterentwickeln zu können.
15.04.2020/ln/Adrian Wnek, Senior Cloud Consultant bei der direkt gruppe

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