Eine Vielzahl an Dokumenten wie Verträge, Angebote und Rechnungen werden auch in Zeiten des papierlosen Büros immer noch in Papierform verarbeitet. Um die Archivierung und Eingliederung in Folgeprozesse zu vereinfachen, erfährt das Papierdokument nach der manuellen Bearbeitung die Umwandlung in eine elektronische Datei. Hierzu kommen in der Regel klassische Dokumenten-Scanner zum Einsatz. Diese sind per USB an den PC angeschlossen, und der Treiber stellt eine so genannte TWAIN-Schnittstelle (Technology Without An Interesting Name) bereit. Über diese wiederum erhalten Anwendungen für das Dokumenten-Management Zugriff auf die Scanner und können so die Erfassung der Papierdokumente steuern.

Neue Technologie bringt neue Probleme
Solange diese Abläufe über einen PC-Arbeitsplatz, also von einem Fat Client aus erfolgen, ist die Funktion schnell eingerichtet und für jeden Mitarbeiter einfach bereitzustellen und zu nutzen. Im Zeitalter von virtuellen Desktops und Server Based Computing werden PC-Arbeitsplätze jedoch zunehmend durch Thin Clients ersetzt. Mit den schlanken Rechnern wollen Unternehmen sowohl ihren Kosten als auch den Administrationsaufwand verringern. Thin Clients verzichten auf ein vollwertiges Betriebssystem und stellen lediglich Inhalte dar, die zentrale Server bereitstellen. Dank des Verzichts auf jegliche Art von beweglichen Bauteilen unterliegen sie einem sehr geringen Verschleiß, arbeiten geräuschlos und verursachen minimale Stromkosten.

Der Einsatz von Thin Clients in einer virtualisierten Umgebung birgt jedoch gewisse Stolpersteine. Die Dokumenten-Management-Software ist jetzt nicht mehr lokal installiert, sondern auf dem Terminalserver beziehungsweise einem virtuellen Desktop. Dadurch ergibt sich eine Reihe von Problemen, für die es bislang gerade beim Thema Scannen keine verlässliche Lösung gibt.

Insellösungen statt einheitlicher Standards
In dem häufig genutzten und zum Quasi-Standard gereiften RDS-Protokoll von Microsoft ist für das Mappen von Scannern, also das Mitnehmen des Gerätes in die Benutzersitzung, keine explizite Funktion vorgesehen. Citrix bietet mit TWAIN-Redirection einen Ansatz, der allerdings nur mit Windows-basierten Endgeräten nutzbar ist und häufig nicht den gewünschten Erfolg bringt.

Andere Wege werden im Bereich der virtuellen Desktops verfolgt. Bei Citrix Xen Desktop und VMware View unterstützen die jeweiligen Protokolle ICA und PCoIP "USB Redirection". Mit Hilfe dieser Technologie lassen sich USB-Geräte an die jeweilige virtuelle Workstation durchreichen. Diese Geräte agieren dann so, als wären sie lokal an der Maschine  angeschlossen – so sollte es zumindest sein. Leider führt dieser Weg aber nicht immer zum Erfolg. Häufig kann der Treiber hinter dem virtuellen USB-Port keinen Scanner erkennen. In so einem Fall lässt sich dann auch keine TWAIN-Schnittstelle zur Verfügung stellen.

Last but not least scheitern viele Versuche wegen der verwendeten Dokumenten-Management-Software, die mehrere TWAIN-Schnittstellen auf einem Multi-Usersystem nicht trennen kann. Somit bleibt den meisten Unternehmen, die ihre Dokumente scannen wollen, nur der Einsatz von kostspieligen Netzwerk-Dokumenten-Scannern, oder sie halten für diese Arbeitsplätze weiterhin PC-Systeme mit lokalen Installationen vor. In diesem Fall kann es jedoch vorkommen, dass nach und nach alle Benutzer Bedarf für eine Scanner-Lösung anmelden, um sich so den PC-Arbeitsplatz zu sichern. Für kleinere Arbeitsgruppen bieten sich Netzwerkscanner an, die mit Hilfe der Funktionen Scan-to-Email und Scan-to-FTP Dokumente im Netzwerk ablegen.

Citrix bietet für Unternehmen, die XenApp (ehemals Presentation Server) einsetzen die Technologie "TWAIN Redirection" an. TWAIN-Befehle werden hierbei über das ICA-Protokoll an den Client geschickt und gelangen dort über eine vorhandene TWAIN-Schnittstelle an den Scanner. Einzige Voraussetzung ist hierbei, dass ein Windows-basiertes Endgerät zum Einsatz kommt. Aktuell finden jedoch nur fünf Scanner offiziell Unterstützung [1]. In der Citrix Knowledgebase sind noch weitere Artikel zu diesem Thema hinterlegt.

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Ulrich Mertz, Geschäftsführer Rangee/ln

[1] http://support.citrix.com/proddocs/topic/xenapp6-w2k8-admin/[...]