Die Archivierung erfolgt dabei in den redundanten Retarus-Rechenzentren in Europa. Die elektronische Korrespondenz wird dort  unveränderbar abgelegt und durch eine hybride Verschlüsselung vor unbefugtem Zugriff geschützt. Alternativ besteht die Option,  kundeneigene Schlüssel zu nutzen.

Mithilfe von Suchfunktionen können Administratoren archivierte E-Mails selbst bei sehr großem  Speicherumfang mit wenigen Klicks unmittelbar auffinden und abrufen. Dies gilt während des gesamten Archivierungszeitraums – unabhängig vom verwendeten E-Mail-System und auch, wenn Mitarbeiter das Unternehmen zwischenzeitlich verlassen haben oder Postfächer gelöscht  wurden.

Sensible E-Mails, zum Beispiel von Betriebsräten oder von Bewerbern, lassen sich vollständig von der Archivierung ausschließen. Der Zugriff für Administratoren erfolgt ausschließlich nach dem Vier-Augen-Prinzip und jeder Zugriff sowie alle Lesevorgänge werden protokolliert. Im Archiv bleiben die Nachrichten entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bis zu zehn Jahre abrufbar.