Autovervollständigen-Liste in Outlook verwalten
Die Autovervollständigen-Funktion gehört zu den beliebtesten Komfortfunktionen in Microsoft Outlook. Bereits nach wenigen Buchstaben schlägt Outlook passende E-Mail-Adressen aus früheren Nachrichten vor. Das spart Zeit und reduziert Eingabefehler. Die technische Umsetzung hat sich jedoch im Laufe der Outlook-Versionen deutlich verändert.
Von der NK2-Datei zur Cloud-Synchronisierung
Bis einschließlich Outlook 2007 speicherte Outlook die Autovervollständigen-Liste in einer sogenannten NK2-Datei. Diese befand sich standardmäßig im Verzeichnis:
%APPDATA%\Microsoft\Outlook
Da die Datei den Namen des Outlook-Profils trug, ließ sie sich relativ einfach auf andere Rechner oder Benutzerprofile übertragen.
Mit Outlook 2010 stellte Microsoft das Verfahren um. Die AutoComplete-Liste wird seitdem nicht mehr in einer separaten NK2-Datei gespeichert. Stattdessen werden die Einträge direkt im Outlook-Datenspeicher beziehungsweise bei Exchange- und Microsoft-365-Konten in der Mailbox abgelegt.
Dadurch stehen die Vorschläge bei vielen modernen Kontotypen auf mehreren Geräten und in Outlook im Web zur Verfügung.
NK2-Dateien nachträglich importieren
Wer von einer älteren Outlook-Version migriert oder eine Sicherung wiederherstellen möchte, kann eine vorhandene NK2-Datei weiterhin importieren.
Hierzu wird die NK2-Datei im Outlook-Verzeichnis abgelegt und Outlook anschließend mit folgendem Parameter gestartet:
outlook.exe /importnk2
Beim ersten Start werden die gespeicherten Einträge in die aktuelle Autovervollständigen-Liste übernommen.
AutoComplete-Liste bereinigen
Fehlerhafte oder veraltete Adressen können die Vorschlagsliste schnell unübersichtlich machen. Einzelne Einträge lassen sich direkt löschen:
- Neue E-Mail erstellen.
- Einige Buchstaben des Empfängers eingeben.
- Den unerwünschten Vorschlag markieren.
- Auf das X neben dem Eintrag klicken oder die Entf-Taste drücken.
Gesamte Liste zurücksetzen
Soll die komplette AutoComplete-Liste gelöscht werden, lässt sich Outlook mit folgendem Parameter starten:
outlook.exe /CleanAutoCompleteCache
Alternativ kann die Liste in vielen Outlook-Versionen auch direkt über die Optionen gelöscht werden:
Datei → Optionen → E-Mail → Nachrichten senden → AutoVervollständigen-Liste leeren
AutoComplete aktivieren oder deaktivieren
Die Funktion lässt sich ebenfalls in den Outlook-Optionen steuern:
Datei → Optionen → E-Mail
Dort kann die Option
Beim Eingeben in die Zeilen An, Cc und Bcc die AutoVervollständigen-Liste verwenden
aktiviert oder deaktiviert werden.
Microsoft 365 und Exchange Online
Bei aktuellen Microsoft-365- und Exchange-Online-Postfächern wird die AutoComplete-Liste serverseitig gespeichert und synchronisiert. Dadurch bleiben Vorschläge auch nach einem Gerätewechsel oder einer Neuinstallation von Outlook häufig erhalten.
Fazit
Die Zeiten der NK2-Dateien sind weitgehend vorbei. In modernen Outlook-Versionen wird die Autovervollständigen-Liste meist direkt in der Mailbox gespeichert und teilweise zwischen verschiedenen Outlook-Clients synchronisiert. Für Administratoren und Anwender bleiben die Startparameter /importnk2 und /CleanAutoCompleteCache dennoch wichtige Werkzeuge für Migration, Fehlerbehebung und Bereinigung der AutoComplete-Einträge.
FAQ: Outlook-Autovervollständigen-Liste verwalten
Die Autovervollständigen-Liste zeigt beim Eingeben einer E-Mail-Adresse passende Empfängervorschläge an. Outlook merkt sich dafür Adressen, die bereits verwendet wurden, und schlägt diese künftig automatisch in den Feldern An, Cc und Bcc vor.
Bis Outlook 2007 wurde die Liste in einer NK2-Datei gespeichert. Seit Outlook 2010 liegt sie nicht mehr als separate NK2-Datei vor, sondern wird im Outlook-Datenspeicher beziehungsweise bei Exchange- und Microsoft-365-Konten in der Mailbox gespeichert.
Ja. Eine vorhandene NK2-Datei lässt sich in neuere Outlook-Versionen importieren. Dazu wird die Datei im Outlook-Verzeichnis abgelegt und Outlook anschließend mit dem Startparameter /importnk2 geöffnet.
Erstellen Sie eine neue E-Mail und geben Sie einige Buchstaben des Empfängers ein. Sobald der unerwünschte Vorschlag erscheint, können Sie ihn über das kleine X neben dem Eintrag oder mit der Entf-Taste entfernen.
Die komplette Liste lässt sich in Outlook über Datei, Optionen, E-Mail und AutoVervollständigen-Liste leeren entfernen. Alternativ kann Outlook mit dem Parameter /CleanAutoCompleteCache gestartet werden.
Bei Microsoft-365- und Exchange-Online-Postfächern wird die Autovervollständigen-Liste in der Mailbox gespeichert und kann dadurch auf mehreren Geräten oder in Outlook im Web verfügbar sein. Die genaue Synchronisierung hängt jedoch vom verwendeten Client und Kontotyp ab.
Ja. In Outlook lässt sich die Funktion unter Datei, Optionen und E-Mail deaktivieren. Dort entfernen Sie die Option, beim Eingeben in die Felder An, Cc und Bcc die AutoVervollständigen-Liste zu verwenden.
Outlook übernimmt häufig Adressen aus früheren Nachrichten. Dadurch können auch alte, falsch geschriebene oder nicht mehr gültige Empfängeradressen in der Vorschlagsliste auftauchen. Solche Einträge sollten regelmäßig entfernt werden.