Die neue EMA-Outlook-Erweiterung ist als native Windows-Anwendung konzipiert und kommt ohne den Einsatz von Webtechnologien aus. Dies soll gemäß Hersteller eine nahtlose Einbindung, ohne technischen Administrationsaufwand zu erzeugen. Die Anpassung an das gewohnte Look&Feel sorgt gemeinsam mit der laut Anbieter intuitiven Bedienung gleichzeitig dafür, dass Benutzer in ihrer gewohnten Outlook-Umgebung bleiben. Ein weiterer Einweisungs- oder Schulungsaufwand sei so nicht notwendig. Um den Umgang mit unstrukturierten Daten zu erleichtern, lassen sich über die Ordnersynchronisierung darüber hinaus in Outlook die persönlichen Ordnerstrukturen des Fileservers abbilden.

Die Suche über die Outlook-Erweiterung erstreckt sich nicht nur auf E-Mails, sondern kann auch alle sonstigen Unternehmensdaten umfassen, die im EMA-Live-Archiv vorliegen. Dabei kann es sich beispielsweise um Dateien, gescannte Dokumente, Sprachaufzeichnungen von Telefonaten, Rechnungen, Lieferscheine, Briefe und sogar SAP-Dokumente oder Daten aus anderen ERP-Systemen handeln. Alle wichtigen Unternehmensdaten werden durch die neue Erweiterung direkt in Outlook sichtbar. EMA deckt als modular aufgebautes Live-Archiv sämtliche Prozesse entlang der Nutzung von Unternehmensdaten ab – von der zentralen Erfassung bis hin zur sicheren, rechtskonformen Aufbewahrung und langfristigen Archivierung.