Damit verfügt ONLYOFFICE DocSpace mit Kollaborationsräumen, benutzerdefinierten Räumen und öffentlichen Räumen ab sofort über drei verschiedene Raumtypen. Weiterhin erhält ONLYOFFICE DocSpace nun Plugin-Unterstützung und erlaubt so die Erweiterung der Funktionalität über Plug-ins. Einmal vom Eigentümer oder Administrator aktiviert, haben alle DocSpace-Nutzer Zugriff auf die Plug-ins.

Eine weitere Neuerung ist die Einführung eines neuen Datenserver-Standorts in Frankfurt. Für Nutzer in Europa soll die Arbeit mit DocSpace damit fortan flüßiger ablaufen. Zu den weiteren neuen Features gehören die Möglichkeit, Daten deaktivierter Nutzer neu zuzuweisen, eine Formularvorlagen-Gallerie, diverse Überarbeitungen des User Interfaces sowie Aktualisierungen des Tech-Stacks.

Neuer Raumtyp "Öffentliche Räume"

Die neu hinzugefügten öffentlichen Räume sollen die Arbeit an Dokumenten mit externen Dritten erheblich erleichtern. Zukünftig ist es möglich, Nutzer über externe Links einzuladen, damit sie Dateien ohne Registrierung einsehen können. Bei Bedarf können Anwender mehrere externe Links mit unterschiedlichen Parametern erstellen, um verschiedene Zugriffsberechtigungen festzulegen. Zur Sicherung von Dokumenten in einem öffentlichen Raum stehen Funktionen wie Passwortschutz, eine Möglichkeit, das Kopieren von Inhalte zu beschränken sowie die Option, das Herunterladen oder Drucken zu verbieten, zur Verfügung.

Außerdem können öffentliche Räume über die Developer-Tools in beliebige Weboberflächen eingebettet werden. Auf diese Weise können Benutzer der entsprechenden Website oder des entsprechenden Dienstes direkt über das Web-Frontend auf die Dateien im Raum zugreifen.

Mit dem neuesten Update führt ONLYOFFICE DocSpace auch systemeigene Plug-ins ein, die eine Erweiterung der Funktionalität ermöglichen sollen. Diese Plug-ins können vom DocSpace-Besitzer und -Administrator über die Integrationseinstellungen aktiviert werden. Einmal aktiviert, sind die Erweiterungen für alle Benutzer verfügbar. Die aktuelle Version umfasst den PDF Converter zur Konvertierung von Dokumenten, Tabellen, Folien und Formularen in PDF, draw.io für die Arbeit mit Diagrammen und ein Plug-in, das Sprache aus Audio- und Videodateien in Text umwandelt.

Neuzuweisung von Daten deaktivierter Nutzer

Ab sofort können ONLYOFFICE DocSpace-Administratoren Räume und Dateien, die in Räumen gespeichert sind, die den Benutzern mit dem Status "Deaktiviert" gehören, neu zuordnen. Die Daten werden dem Administrator, der die Operation durchführt, neu zugewiesen. Es ist auch möglich, manuell einen anderen Zielbenutzer für die Neuzuweisung auszuwählen.

Mit dieser Funktion können Sie wählen, ob ein Benutzer bei der Neuzuweisung von Daten gelöscht werden soll oder nicht. Wenn ein Benutzer gelöscht wird und seine Daten neu zugewiesen werden, werden auch seine persönlichen Dateien gelöscht. Ein Abbruch des bereits gestarteten Zuweisungsprozesses ist durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche möglich.

Neu ist zudem die Möglichkeit, einen Raum auf Basis persönlicher Dateien und Ordnern zu erstellen. Wird nur ein Ordner ausgewählt, wird dessen Inhalt in den erstellten Raum kopiert. Weiterhin können Nutzer nun Räume im Gesamten herunterladen, im Papierkorb nach Räumen filtern, einen Raum verlassen und den Raumbesitzer wechseln.

Anpassungen der Benutzeroberfläche

Die integrierte Formularvorlagen-Galerie, die einen schnellen Zugriff auf fertige Formularvorlagen ermöglicht, erhält eine komfortablere Navigation dank der hinzugefügten Filterung nach Kategorie, Sprache und Name sowie der Sortierung nach Namen und Änderungsdatum. Darüber hinaus ist es jetzt möglich, von Benutzern erstellte Vorlagen in der Formulargalerie einzureichen und so auch anderen Nutzern zugänglich zu machen.

Für eine komfortablere Arbeit mit ONLYOFFICE DocSpace wurden diverse Anpassungen an der Benutzeroberfläche vorgenommen. So wurden in den Benutzerprofilen alle persönlichen Einstellungen in vier Registerkarten unterteilt. Die Registerkarte "Login" ermöglicht es, aktive Sitzungen zu verfolgen und sich bei Bedarf abzumelden. Benachrichtigungen werden auf der entsprechenden Registerkarte aktiviert oder deaktiviert. Das Umschalten zwischen Light-, Dark- oder System-Theme erfolgt über die Registerkarte “Interface Theme”. Die Registerkarte “Dateiverwaltung” umfasst die Einstellungen, die aus dem linken Bereich übernommen wurden, und ermöglicht es beispielsweise, kopierte Dateien im Originalformat zu speichern.

Zudem wurden zahlreiche neue Hotkeys, Video-Thumbnails, RTL-Sprachen für die Benutzeroberfläche im Betamodus, eine zweistufige Navigation und eine mobile Ansicht für die Seiten Erscheinungsbild, Branding, Single-Sign-On und Javascript SDK-Einstellungen implementiert.

Aktualisierungen des Tech-Stacks

ONLYOFFICE DocSpace verwendet serverseitig .NET Core sowie die neueste Version von .NET und clientseitig React. In DocSpace 2.0 wird der Tech-Stack aktualisiert, um weiterhin zuverlässige Arbeit zu gewährleisten, einschließlich React v18, Unterstützung für OpenSearch, die neueste Version von Elasticsearch sowie aktualisierte Storybook- und Komponentenbeschreibungen.

Neben der Aktivierung der System-Plug-ins ist es nun für Entwickler möglich, eigene Plug-ins zu erstellen und zu DocSpace hinzuzufügen, indem sie das Plug-ins-SDK und die verfügbaren Codebeispiele nutzen. Die hinzugefügten Webhooks-Einstellungen ermöglichen die Durchführung von benutzerdefinierten Aktionen auf der Seite einer beliebigen Anwendung oder Website, die auf verschiedenen Ereignissen in DocSpace basieren.

Darüber hinaus verfügt der selbst gehostete ONLYOFFICE DocSpace über einen neuen Abschnitt in den Integrationseinstellungen, in dem es möglich ist, ONLYOFFICE Docs zu verbinden. Diese Einstellungen sind für diejenigen nützlich, die einen eigenständigen Dokumentenserver installiert haben und diesen in ihren DocSpace integrieren möchten.